數(shù)字化檔案館功能的開發(fā)利用

田琨

摘要：數(shù)字化檔案館是實體檔案館的線上形態(tài)，給實體檔案館的建設(shè)及功能開發(fā)應(yīng)用創(chuàng)造了無限空間和機會。而且，數(shù)字化檔案館作用的開發(fā)應(yīng)用，可以更好迎合人們對檔案館系統(tǒng)化、數(shù)字化建設(shè)的需求，為檔案管理的運營提出了許多要求。但是，目前因為多種原因，信息化檔案館功能研發(fā)應(yīng)用的現(xiàn)狀并不樂觀，極大影響到檔案館實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的步伐、影響到檔案館的服務(wù)質(zhì)量、限制著文化的發(fā)展。所以，探究數(shù)字化檔案館作用的研發(fā)應(yīng)用具有顯著的現(xiàn)實作用及長遠功能。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;信息化;檔案館;功能開發(fā)

目前，隨著信息化系統(tǒng)的逐漸完善，數(shù)字化發(fā)展已成為社會一種“潮流”，數(shù)據(jù)資源已成為大眾生活及經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資源。其中檔案是一種原生態(tài)數(shù)據(jù)資源，其關(guān)鍵性正逐漸顯現(xiàn)出來，特別是信息時代的進步，科學(xué)的計算機技術(shù)與發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已滲透到人們生活的各個方面，隨時隨地影響與改變著大眾的生存、工作及思維模式。大數(shù)據(jù)背景下，相較于其他數(shù)字技術(shù)更為滿足檔案管理的需求。

1、數(shù)字化檔案館的概念及意義

數(shù)字化檔案館屬于一種和實體檔案網(wǎng)相呼應(yīng)的線上檔案館，根據(jù)檔案館的歸屬主體，能夠分成高校信息化檔案館、政府信息化檔案館、地區(qū)信息化檔案館、醫(yī)院信息化檔案館、企業(yè)信息化檔案館等等[1]。這類不同的信息化檔案館具有特殊的價值和功能，其一，對本行業(yè)內(nèi)的指導(dǎo)和服務(wù)功能;其二，具有良好的文化功能，突出了不同領(lǐng)域文化的發(fā)展?fàn)顟B(tài);其三，具備良好的教育功能，可以對大眾開展多樣化的教育工作，例如高校信息化檔案館具備不同學(xué)科的教育作用，地區(qū)信息化檔案館具備社會教育的作用，醫(yī)院信息化檔案館具備醫(yī)藥衛(wèi)生培訓(xùn)功能，企業(yè)信息化檔案館具備經(jīng)濟層面的教育作用。

信息化檔案館相較于普通的實體檔案館具備很多優(yōu)勢和便捷，例如數(shù)據(jù)量大、便于查詢、保存時間無限等，屬于一種先進的檔案館進展形態(tài)。這些優(yōu)勢和便利性為檔案館自身的開發(fā)應(yīng)用，為檔案應(yīng)用者、時代發(fā)展均帶來了諸多價值。

2、數(shù)字化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用常見的問題和原因

2.1當(dāng)前信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的現(xiàn)況

（1）檔案開發(fā)應(yīng)用的服務(wù)性觀念、科學(xué)化觀念、創(chuàng)新觀念等缺乏堅持，影響到數(shù)字化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的正常發(fā)展;檔案開發(fā)應(yīng)用的業(yè)務(wù)整合缺少創(chuàng)新，影響到數(shù)字化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的視域擴展;檔案開發(fā)應(yīng)用的模式缺少創(chuàng)新，影響到數(shù)字化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的高效性。

（2）檔案開發(fā)應(yīng)用的主體素養(yǎng)偏低，影響信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的主體力量;信息開發(fā)應(yīng)用的基本條件和考核制度不完善，影響信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的正常供應(yīng)和驅(qū)動。

信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用存在上述問題，給信息化檔案館的創(chuàng)建發(fā)展帶來了許多關(guān)鍵的時代性課題及議題，還為其指定了發(fā)展趨勢[2]。

2.2導(dǎo)致數(shù)字化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用不好的原因

（1）檔案館自身原因。具體表現(xiàn)在檔案館本身不注重數(shù)字化檔案館的發(fā)展，投放的人力、物力及財力不夠。

（2）國家和地區(qū)原因。其主要表現(xiàn)在國家和社會對信息化檔案館的作用認(rèn)識不全面，使得對信息化檔案館在國家經(jīng)濟建設(shè)中的重要意義認(rèn)識不全面。

（3）大眾方面的原因。具體表現(xiàn)為全社會群眾對信息化檔案館作用的開發(fā)應(yīng)用不注重，通常只停留于查找自己關(guān)心的檔案上，未關(guān)注到信息化檔案館教育作用、文化功能以及研究功能等層面的開發(fā)應(yīng)用。

3、數(shù)字化檔案館作用的開發(fā)應(yīng)用途徑

對于數(shù)字化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的現(xiàn)狀，國家要發(fā)揮出大數(shù)據(jù)的作用，遵循“服務(wù)為本”的觀念，全面擴展信息化檔案館的服務(wù)領(lǐng)域及功能發(fā)展角度，重視信息化檔案館內(nèi)檔案數(shù)據(jù)自身的規(guī)范化、實用化發(fā)展，重視提高檔案館服務(wù)人員及社會群眾的數(shù)字化信息應(yīng)用素質(zhì)，從資金、制度及基礎(chǔ)設(shè)備等層面保障和考核信息化檔案館，由此建立數(shù)字化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的長效制度，促進該項業(yè)務(wù)常態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化、持續(xù)化以及合理化發(fā)展。

3.1遵循服務(wù)觀念，優(yōu)化數(shù)字化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的思想體系

檔案館服務(wù)觀念是信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的先導(dǎo)，為此需要認(rèn)真研究檔案發(fā)展、時代發(fā)展、大眾訴求等層面對信息化檔案館作用的開發(fā)應(yīng)用在觀念方面的需求，以“為民服務(wù)”觀念建立為主，重視網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化、系統(tǒng)化等觀念的融入和堅持。

3.2以數(shù)據(jù)服務(wù)、文化作用、資政作用為主，持續(xù)擴展信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的項目及內(nèi)容

檔案館服務(wù)的內(nèi)容及項目是信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的重要支撐，為此需要認(rèn)真研究檔案發(fā)展、時代發(fā)展、國民需求等方面對信息化檔案館作用的開發(fā)應(yīng)用在項目及內(nèi)容方面的需要，持續(xù)擴展與細化數(shù)據(jù)服務(wù)、文化服務(wù)、技術(shù)服務(wù)以及資政服務(wù)等多種項目，由此進一步提升數(shù)字化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的涵蓋面及惠及面。

3.3增強與地區(qū)各部門、企業(yè)協(xié)作，為信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用建立平臺

檔案館服務(wù)的平臺和模式是信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的關(guān)鍵手段，為此需要認(rèn)真研究檔案發(fā)展、時代發(fā)展、國民需求等方面對信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用在平臺及模式方面的需求，從模式、內(nèi)容至相關(guān)服務(wù)系統(tǒng)、服務(wù)流程等方面都要科學(xué)規(guī)劃和設(shè)計信息化檔案館，積極與地區(qū)社會協(xié)作，盡量將數(shù)字化檔案館作用的開發(fā)應(yīng)用融進檔案館和地區(qū)協(xié)作的各個項目當(dāng)中[3]。

3.4加強全社會的信息文化建設(shè)及提高檔案館職工的素質(zhì)，由此夯實信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的主體能力

檔案館業(yè)務(wù)主體的素養(yǎng)是信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的重要力量，為此需要好好研究檔案發(fā)展、時代發(fā)展、國民需求等層面對信息化檔案館作用的開發(fā)應(yīng)用在主體力量方面的需求，基于檔案采取講座、信息文化的宣傳培訓(xùn)及其他模式，全面提高社會群眾、地區(qū)各組織對檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的水平;采取自修和外在培訓(xùn)途徑，全面提高檔案館職工的數(shù)字化信息服務(wù)水平。

3.5完善線上檔案館的保障內(nèi)容與考核體制，盡量為信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用提供良好的保障和督導(dǎo)

檔案服務(wù)觀念是信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的先導(dǎo)，為此要好好研究檔案發(fā)展、時代發(fā)展、國民需求等層面對信息化檔案館作用應(yīng)用在觀念方面的需求，增加對該項業(yè)務(wù)的專項資金投入，創(chuàng)建好信息化檔案館的線上運營環(huán)境及設(shè)備，進一步提高服務(wù)設(shè)備的先進性;加強對信息化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的考核監(jiān)督，盡量形成一套完整有效的考核制度。

綜上所述，數(shù)字化檔案館是一種全新的檔案館，其作用的開發(fā)應(yīng)用比較系統(tǒng)、繁瑣，要求檔案館、地區(qū)社會、大眾、政府各個部門的配合，還需要多個角度的探索和嘗試。民生角度、五大發(fā)展觀念、數(shù)字化和大數(shù)據(jù)等均為信息化檔案館作用的開發(fā)應(yīng)用提供了良好的契機和思路。當(dāng)前最關(guān)鍵的是，檔案館要主動掌握檔案發(fā)展的數(shù)字化趨勢以及人類對檔案館建設(shè)的期望，以檔案館作用的開發(fā)應(yīng)用為核心，盡量處理好信息化檔案館的每種業(yè)務(wù)，制定數(shù)字化檔案館作用開發(fā)應(yīng)用的常態(tài)體系，由此持續(xù)擴展信息化檔案館的公共服務(wù)領(lǐng)域及提高其經(jīng)營發(fā)展的范圍。

參考文獻：

[1]范智新，沈牡丹.開展檔案信息化建設(shè)創(chuàng)建服務(wù)型檔案館——以華中科技大學(xué)檔案館為例[J].辦公自動化，2018，23（21）：53-55.

[2]楊建林.推進城建檔案館數(shù)字化建設(shè) 打造城市建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫[J].城建檔案，2018（08）：18-19.

[3]何永明.數(shù)字化檔案館功能的開發(fā)利用研究[J].蘭臺內(nèi)外，2016（05）：35-36.