Excel數(shù)據(jù)處理在高職院校學籍管理中的應用

【摘 要】本文論述Excel數(shù)據(jù)處理在高職院校學籍管理中的應用，闡述將Excel數(shù)據(jù)處理軟件引入高職院校學籍管理工作的必要性，Excel可以保證減少數(shù)據(jù)的差錯，其處理數(shù)據(jù)功能強大，分析數(shù)據(jù)簡捷快速，能夠在學籍管理工作中發(fā)揮重要的作用，有利于解決高職院校學籍管理過程中的數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析的問題。

【關(guān)鍵詞】Excel? 數(shù)據(jù)處理? 數(shù)據(jù)分析? 學籍管理

【中圖分類號】G? 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2019）05C-0108-03

近年高職院校的學生數(shù)量迅速增加，為使高職院校教學管理工作有序開展，很多高職院校引進了教務管理系統(tǒng)。教務管理系統(tǒng)在學生學籍、畢業(yè)審核、成績管理等方面提供了先進、實用的信息化管理手段，并完善了學籍管理的規(guī)范性。但因?qū)W籍管理工作涵蓋了學生基礎信息的采集、學生異動的管理、畢業(yè)生信息管理、成績管理、其它類信息的統(tǒng)計分析等多項管理功能，加之不同學校的學籍管理、人才培養(yǎng)方式各不相同，教務管理系統(tǒng)軟件開發(fā)人員不可能完全了解每個學校的學籍管理工作，造成了系統(tǒng)不能滿足工作的所有需求，因此學籍管理中數(shù)據(jù)的處理還必須借助Excel這一款數(shù)據(jù)處理軟件。

一、將Excel數(shù)據(jù)處理軟件引入學籍管理工作的必要性

教務管理系統(tǒng)雖然能解決學籍管理工作中大量的數(shù)據(jù)處理工作，但學籍管理原始數(shù)據(jù)的采集、導入，各平臺系統(tǒng)數(shù)據(jù)的銜接，對大量動態(tài)的、錯綜復雜的學生學籍異動數(shù)據(jù)進行及時分析和處理，以及報表導出后的處理，仍然需要借助Excel電子表格軟件進行處理。

運用Excel電子表格軟件進行數(shù)據(jù)處理比較簡單易操作。大部分一線學籍管理人員不是專業(yè)計算機人員，對復雜的計算機編程語言和計算機編程命令不了解和不掌握，而且學籍管理人員流動性非常大，隊伍不穩(wěn)定，學籍管理工作過程中使用Excel電子表格軟件進行分析處理，各種報表的生成，簡便易操作。

Excel具有強大的數(shù)據(jù)處理及分析功能，易學易用，計算公式豐富，統(tǒng)計分析功能直觀，功能簡便靈活，適用于目前高職院校學籍管理中數(shù)據(jù)量的處理分析及各類報表的生成。

二、Excel數(shù)據(jù)處理軟件概述

Microsoft Excel是微軟公司研發(fā)推出的一款數(shù)據(jù)處理軟件，通過表格的單元格直接記錄數(shù)據(jù)、計算數(shù)據(jù)和呈現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總情況，通過圖表直觀形象地呈現(xiàn)數(shù)據(jù)處理結(jié)果，具有直觀的界面、出色的數(shù)據(jù)計算功能和圖表生成工具，易學易用，在職場辦公領(lǐng)域得到廣泛應用。

Microsoft Excel能對數(shù)據(jù)進行以下處理：對數(shù)據(jù)進行記錄和整理;對數(shù)據(jù)進行計算、匯總和統(tǒng)計;對數(shù)據(jù)進行分析，主要通過數(shù)據(jù)透視表進行;呈現(xiàn)數(shù)據(jù)，對計算處理后的數(shù)據(jù)進行直觀呈現(xiàn)并通過各種圖表工具做出形象、美觀的圖表。掌握Excel電子表格軟件，能解決大量數(shù)據(jù)的復雜計算和統(tǒng)計分析等管理工作。

三、Excel數(shù)據(jù)處理軟件在學籍管理工作中的應用

（一）Excel支持數(shù)據(jù)類型廣泛，可以保證輸入的數(shù)據(jù)在指定的范圍內(nèi)，減少數(shù)據(jù)的差錯

教務管理系統(tǒng)中所有學籍原始數(shù)據(jù)的導入模板、學籍管理數(shù)據(jù)處理結(jié)果、分析統(tǒng)計數(shù)據(jù)的導出，一般都是以Excel數(shù)據(jù)格式呈現(xiàn)，大量的數(shù)據(jù)通過表格形式呈現(xiàn)，更加清晰、直觀。

1.學籍管理中學生原始數(shù)據(jù)類型多樣化，如學籍管理數(shù)據(jù)中學生個人信息表里的姓名、性別、年齡、出生日期、身份證號、籍貫、入學成績，不同的內(nèi)容在Excel單元格中設置成不同的格式類型。Excel工作表里單元格的編輯格式有多種類型，姓名、性別、籍貫等數(shù)據(jù)單元格設定為文本格式;年齡、入學成績等數(shù)據(jù)的單元格設置為數(shù)值格式;出生日期設置為日期格式;Excel單元格的默認格式是常規(guī)格式，常規(guī)格式大于11位數(shù)字就用科學計數(shù)法表示，為方便身份證號這種長數(shù)字單元格的顯示數(shù)值與輸入內(nèi)容一致，身份證號選擇的是文本格式;如果要統(tǒng)計學生男女比例，單元格格式就可以設置成百分比。在實踐運用中，格式的正確選擇決定了表格數(shù)據(jù)錄入的速度，檢索錄入正確與否，并能夠準確無誤地進行相應的管理和計算。

2.Excel可以保證輸入的數(shù)據(jù)在指定的范圍內(nèi)，減少數(shù)據(jù)的差錯。為保證學生學籍原始數(shù)據(jù)的準確性，學生原始數(shù)據(jù)輸入的內(nèi)容可以進行限定，如在性別這列單元格限定只能選擇“男”或“女”;限定輸入內(nèi)容的長度，如身份證號這列單元格，可以用數(shù)據(jù)有效性，限制只接受18位的文本。

3.為了數(shù)據(jù)報表的美觀，還可以設置不同的文本對齊方式，字體的大小、字形，表格的邊框，填充顏色等，為保護工作表，避免人為有意或無意的破壞，可以鎖定單元格或自定義單元格。

（二）Excel處理數(shù)據(jù)功能強大，數(shù)據(jù)計算和函數(shù)的使用在學籍管理工作中發(fā)揮重要的作用

教務管理系統(tǒng)能夠?qū)?shù)據(jù)進行統(tǒng)計，但在學校學籍管理工作過程中，對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析是多維度的，教務管理系統(tǒng)的統(tǒng)計不可能面面俱到。如學生學籍常規(guī)的統(tǒng)計是按系部專業(yè)統(tǒng)計人數(shù)，但若部門有特殊要求，例如按系部專業(yè)統(tǒng)計女生人數(shù)，或者要求按系部專業(yè)統(tǒng)計某分校區(qū)女生人數(shù)，這時，通過Excel數(shù)據(jù)計算和統(tǒng)計分析就可以滿足要求。Excel數(shù)據(jù)計算和統(tǒng)計都可以通過公式和函數(shù)來實現(xiàn)，Excel簡單的公式和單個函數(shù)的計算都比較簡單，Excel函數(shù)一共有11類，分別是財務、邏輯、文本、日期和時間、查找與引用、數(shù)學和三角函數(shù)、信息、工程、統(tǒng)計、多維數(shù)據(jù)集以及用戶自定義函數(shù)。Excel函數(shù)的優(yōu)勢在于思路，要求在對函數(shù)功能、參數(shù)和表達式理解透徹的基礎上，對公式計算方法非常熟悉，通過公式的套用和各種函數(shù)的組合嵌套處理數(shù)據(jù)。

1.學籍管理中運用Excel的數(shù)據(jù)計算為各管理部門提供數(shù)據(jù)依據(jù)，提高決策方向正確性。使用Excel的最大值、最小值、平均值等公式函數(shù)來統(tǒng)計入學數(shù)據(jù)中不同專業(yè)錄取分數(shù)，找出當年的熱門專業(yè)，調(diào)整以后的專業(yè)錄取計劃;也可以據(jù)此來進行班級分班，使各班學生人員素質(zhì)相對均衡;還可查找出學生哪個地區(qū)的人數(shù)比較多，在后勤飯?zhí)蔑嬍成峡梢灾谱鞒龈m合學生口味的飯菜;通過對學生民族的統(tǒng)計，方便照顧到相應民族，按民族風俗服務學生;通過對退學學生異動原因的統(tǒng)計，找到學生不安心學習、不愿意留在學校最根本的原因，以便有的放矢地進行整改?？傊ㄟ^對大量的數(shù)據(jù)進行計算分析，為重要決策提供有效的數(shù)據(jù)材料，說服力更強。

2.數(shù)據(jù)處理通過函數(shù)及函數(shù)嵌套技巧輕松得到。新生入學要進行入學注冊，注冊數(shù)據(jù)在核查學信網(wǎng)給出的原始錄取數(shù)據(jù)后還要增加學生系部、班級、學號，通過核查原始錄取數(shù)據(jù)與系部檢錄的學生實際班級數(shù)據(jù)得出，Excel查找和引用函數(shù)VLOOKUP、邏輯運算函數(shù)IF發(fā)揮非常大的作用。每年高基報表要統(tǒng)計各個年齡段的學生人數(shù)，可以通過身份證號使用日期函數(shù)、文本和數(shù)據(jù)函數(shù)等函數(shù)嵌套技巧如公式“=YEAR（TODAY（））-MID（D2，7，4）”求出學生的年齡（見圖1），其中YEAR（TODAY（））代表今年，MID（D2，7，4）是通過截取單元格D2中學生身份證號的出生年份，兩個相減就是年齡。

（三）Excel分析數(shù)據(jù)簡捷快速，數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的使用在學籍管理工作中發(fā)揮重要的作用

在學籍管理中常常面臨大量的數(shù)據(jù)需要進行及時準確的處理，對表格里的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，通過對排序和篩選數(shù)據(jù)、分類匯總數(shù)據(jù)、創(chuàng)建圖表分析數(shù)據(jù)，使用數(shù)據(jù)透視圖和數(shù)據(jù)透視表來分析數(shù)據(jù)。

1.使用Excel的排序、分類匯總功能，統(tǒng)計學生政治面貌分布情況。按照不同政治面貌、不同系部的要求，通過排序功能進行自定義排序來分類，再通過數(shù)據(jù)的分類匯總功能，按照分類字段政治面貌，匯總方式為計數(shù)，選定匯總計數(shù)項為政治面貌，確定進行分類匯總，就可以看到表格已經(jīng)按照中共黨員、中共預備黨員、共青團員、群眾四個類別匯總出不同系部學生不同政治面貌的人數(shù)（見圖2），點擊表格左上方的數(shù)字1、2、3，可以依次收起或展示統(tǒng)計結(jié)果（見圖3）;當?shù)玫絽R總結(jié)果，不想破壞原始表格原始數(shù)據(jù)時，可以再次選擇數(shù)據(jù)分類匯總命令，點擊全部刪除，這樣又可恢復原始表格。

使用Excel的排序、分類匯總功能，還可以快速統(tǒng)計學生各種數(shù)據(jù)，如生源地、專業(yè)、民族、年齡統(tǒng)計、各年級班級學生人數(shù)統(tǒng)計、學生成績排名。

2.使用Excel數(shù)據(jù)高級篩選，迅速查找出符合多條件的數(shù)據(jù)，減少工作強度和工作量，達到事半功倍的效果。例如要查出學生政治面貌是中共黨員，專業(yè)是語文教育的全部學生數(shù)據(jù)，可以通過數(shù)據(jù)的高級篩選功能來篩選出具體的學生名單（見圖4）。操作如下：在選定區(qū)域同一行錄入條件字段“政治面貌、專業(yè)”，在相應字段下填寫“中共黨員、語文教育”，條件區(qū)域就設置好了，然后選擇數(shù)據(jù)高級篩選，在高級篩選對話框中將原始數(shù)據(jù)列表區(qū)域和條件區(qū)域填入，可以在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果，也可以將篩選結(jié)果復制到其他位置，不影響原始數(shù)據(jù)列表區(qū)域，符合既是“中共黨員”又是“語文教育”專業(yè)的多條件學生數(shù)據(jù)就得到了。

3.使用Excel數(shù)據(jù)透視表，可以對大量數(shù)據(jù)進行快速的統(tǒng)計匯總，建立交叉列表的交互式表格。數(shù)據(jù)透視表是一種動態(tài)的數(shù)據(jù)工作表，對透視表的操作也是對各字段進行排列組合和分類匯總，可以從不同的角度來查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，匯總結(jié)果可以是求和、計數(shù)、最大值、最小值、平均值及各種數(shù)學方式。數(shù)據(jù)透視表也可以自定義所需匯總項，按照匯總要求變換篩選數(shù)據(jù)，按照新的布置重新計算數(shù)據(jù)。另外，當原始數(shù)據(jù)發(fā)生變化，通過刷新操作以更新數(shù)據(jù)透視表的統(tǒng)計結(jié)果。數(shù)據(jù)透視表能完成大量數(shù)據(jù)的繁瑣計算和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，方便分析（見圖5）。

例如：教務管理系統(tǒng)原有開發(fā)功能只能按某個條件進行學生學籍異動統(tǒng)計人數(shù)，但在學籍管理工作中往往需要統(tǒng)計不同系部、不同專業(yè)學生的多條件異動人數(shù)、異動原因，并由此分析解決學生異動問題。Excel數(shù)據(jù)透視表應用于學生退學情況數(shù)據(jù)的分析，通過教務管理系統(tǒng)導出Excel表格的退學異動學生數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)透視表快速匯總功能，得到不同原因退學的各系、各專業(yè)人數(shù)，據(jù)此抓住主要問題，針對退學原因做好相應的管理工作。針對不喜歡專業(yè)而退學的情況，會同系部做好專業(yè)引領(lǐng)、名師示范，讓學生了解所學專業(yè)在社會上的應用價值，引導大學生理性地認識自己所學專業(yè)和未來將要從事的行業(yè)與崗位，將個人興趣、自己的需求與社會的發(fā)展需要結(jié)合起來，建立起良好的從業(yè)價值觀基礎。針對經(jīng)濟困難原因想退學的情況，會同學工處、財務處、系部等職能部門做好學生資助，如助學貸款、助學金、勤工儉學及多渠道資助幫扶工作。

Excel數(shù)據(jù)處理軟件作為一款辦公自動化軟件，操作簡便，具有直觀的界面，強大的數(shù)據(jù)自動處理和計算功能，并具有數(shù)據(jù)分析靈活實用、分析圖表豐富的優(yōu)勢，為管理者提供了預測可能。在大數(shù)據(jù)時代，學籍管理工作在教育創(chuàng)新、教育現(xiàn)代化大環(huán)境中發(fā)揮著重要作用。通過創(chuàng)新工作方法，合理使用和充分挖掘Excel軟件，不僅可以解決學籍管理工作中繁瑣的數(shù)據(jù)處理和分析，還可以提高管理質(zhì)量和效率。

【參考文獻】

[1]聶雄文.充分挖掘Excel在教務管理中的應用潛能提高教務管理的效率和質(zhì)量[J].教育教學論壇，2013（3）

[2]朱帥.大數(shù)據(jù)背景下高職院校學籍管理工作創(chuàng)新研究[J].中國管理信息化，2017（24）

[3]李洪.Excel數(shù)據(jù)透視表在教務管理中的應用[J].石河子科技，2016（2）

【基金項目】2016年度廣西職業(yè)教育教學改革研究立項項目“基于狀態(tài)數(shù)據(jù)應用的高等職業(yè)院校教學工作診斷與改進保障機制研究與實踐”（GXGZJG2016A067）

【作者簡介】李怡紅（1967— ），女，廣西貴港人，廣西幼兒師范高等專科學校助理工程師。

（責編 丁 夢）