做好文書檔案收集與歸檔工作之策略

胡曉姣

摘 要：在單位的日常管理工作中，文書案的收集與歸檔工作是辦公室的重要行政工作，其工作水平的高低將影響著其他行政工作的效率與質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公室自動化水平不斷提高，傳統(tǒng)的文書檔案收集與整理歸檔方式不能順應(yīng)時代發(fā)展，成為檔案整理與利用過程中的“畔腳石”。本文從文書檔案收集和歸檔工作中存在的問題分析，論述了做好文書檔案收集與歸檔工作的措施、對策。僅供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案;收集歸檔;問題分析;管理策略

1 文書檔案的收集和歸檔工作的重要性

1）文書檔案的收集是機關(guān)檔案工作的源頭工作。機關(guān)文書處理工作中形成的文件、通知、總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計表、協(xié)議書等，都屬于文書檔案收集范圍。文件材料收集的齊全完整，能夠真實全面地反映本單位的工作面貌，記錄單位的工作歷史;文書檔案的收集、整理和歸檔及時，將為檔案的利用工作提供真實、準確、可靠的結(jié)果，所以，文書檔案的收集和歸檔工作對于單位的日常管理工作起著至關(guān)重要的作用。

2）文書檔案的收集與歸檔工作與辦公室其他工作的高效執(zhí)行有重大關(guān)聯(lián)。在工作期間辦公室工作人員需要快速、準確地找到相關(guān)文書檔案，但是因為文書檔案的收集與整理歸檔工作中存在很多不完善的問題，嚴重影響了辦公室的工作效率與質(zhì)量。

2 文書檔案收集和歸檔工作中存在的問題分析

2.1 文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強

文書檔案管理人員對檔案的重視程度不夠，沒有意識到文書檔案工作的重要性，沒有對所有文書檔案進行統(tǒng)一規(guī)范的收集、整理歸檔，只有對比較重要的文書檔案才會進行嚴格的編號、登記歸檔等工作。而對于一些不是特別重要的文書檔案，文書檔案管理人員處理時就有些隨意了。導致這些文書檔案擺放沒有規(guī)律，無從查找，即使找到了也無法得知該檔案收集、歸檔的相關(guān)信息，致使文書檔案的利用率無法提高。

2.2 文書檔案收集不夠全面

在辦公室文書檔案收集和歸檔工作中，存在文書檔案收集不全面的問題。導致文檔材料收集不全的原因有很多，其中工作人員的占據(jù)了一部分，材料本身的復(fù)雜性也占據(jù)了部分。工作人員由于工作疏忽丟失文件、因鑒定失誤造成文件材料未能歸檔;在辦公室文書檔案收集當中，由于文檔內(nèi)容的復(fù)雜性，未能識別其中價值，未完成歸檔工作，導致文檔材料收集不全面，影響文書檔案收集工作的全面性。

2.3 文書檔案管理工作方式落后，跟不上時代發(fā)展

目前多數(shù)單位的文書檔案收集、整理歸檔方式都沒有跟上時代的發(fā)展，對于信息化時代的文檔一體化管理模式來說，傳統(tǒng)方式已經(jīng)過于陳舊了。首先，傳統(tǒng)管理方式是使用紙質(zhì)檔案進行儲存和利用的，這種方法不夠智能化，而且紙質(zhì)檔案歸檔整理流程繁瑣、復(fù)雜，查找、利用不便，在反復(fù)利用過程中紙質(zhì)文書檔案也容易損壞。其次部分單位存在檔案管理信息化建設(shè)沒有落實，完全依靠人工進行文書檔案的查找、歸檔等工作，管理工作人員工作壓力較大，工作效率也不高。工作方法無法革新，影響了文書檔案收集、歸檔整理工作的質(zhì)量、效率。

3 積極做好文書檔案收集與歸檔工作的策略

1）制定適合本單位的文件材料歸檔范圍和歸檔文件鑒定制度。各單位做好文件材料的收集工作，除認真執(zhí)行《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）等有關(guān)規(guī)章制度外，還要結(jié)合本單位的實際情況，制定出具體的文書檔案收集歸檔范圍。文書、業(yè)務(wù)部門對照文書檔案收集歸檔范圍，凡是對本單位工作和歷史研究具有利用價值的文件材料、具有憑證價值的文件材料;需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)文件材料，下級機關(guān)報送的重要文件材料;具有查考價值的文件材料，以上都為文件材料歸檔范圍。凡屬單位歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本單位負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有。制定歸檔文件鑒定制度，文書、業(yè)務(wù)部門保證按照鑒定原則和檔案保管期限表，審慎負責地鑒定文件材料，避免因鑒定失誤造成文件材料不能歸檔。

2）建立、完善文書檔案收集歸檔工作機制。一是做好平時文件材料的收集積累工作，做到隨辦隨歸，文件辦理完畢后應(yīng)及時歸檔，不應(yīng)留在主辦、承辦人手中;利用單位印章管理，把好檔案收集的關(guān)口。單位的印章管理一般由辦公室專人負責，可以利用印章管理，加強對文書檔案的收集[1]，往上級部門報送的重要材料、表格，蓋單位印章時，即復(fù)印留下備份材料存檔。二是做好文件材料的年終集中歸檔工作。除做好平時收集工作外，在年終應(yīng)開展集中的清理核實工作，對應(yīng)歸檔的文件材料進行全面的檢查梳理，防止文件材料的積存和散失，年終集中檢查梳理工作可采取的方法有：依據(jù)本單位文件材料歸檔范圍查找漏歸文件;對本年度單位開展的重要業(yè)務(wù)工作進行梳理，督促承辦部門開展文件的收集工作。

3）做好臨時性文件檔案材料的收集。一是單位內(nèi)部的臨時性、階段性工作行成的文書檔案，應(yīng)有專人及時收集，如人事部門收集自聘身份人員補繳養(yǎng)老保險材料時，應(yīng)收集每人提交的合同書及繳納養(yǎng)老保險的憑證類材料，應(yīng)按人按份分別裝訂成冊、及時歸檔;二是單位組織召開的重要、臨時性會議，形成的一系列文書檔案，在進行重要會議的時候需要通知相關(guān)部門及時收集和整理會議資料[2]。

4）利用OA系統(tǒng)及時收集相關(guān)材料。隨著數(shù)字信息化的辦公系統(tǒng)不斷推廣，很多單位對辦公自動化系統(tǒng)（簡稱“OA系統(tǒng)”）已經(jīng)廣泛應(yīng)用。該系統(tǒng)不但有利于辦公信息的收集與處理工作的開展，同時還能夠有效實現(xiàn)數(shù)字化辦公的目標。文書檔案管理人員可以應(yīng)用OA系統(tǒng)，在OA系統(tǒng)設(shè)置使用權(quán)限，及時收集業(yè)務(wù)管理部門在OA系統(tǒng)發(fā)布的重要管理規(guī)定及考核結(jié)果通報等電子文件，根據(jù)收集的電子文件向業(yè)務(wù)管理部門核實、完善紙質(zhì)文件材料的收集工作。這樣不會導致文件檔案材料缺失問題發(fā)生。

5）做好文書檔案管理人員的培訓工作。做一名合格的檔案管理人員，不僅要有較強的檔案管理意識，還要具備專業(yè)的管理知識和管理能力。通過培訓，培養(yǎng)檔案管理者對檔案的敏感性，增強檔案管理者的管理意識，保證文件、檔案的高效收集和歸檔[3]。單位根據(jù)崗位工作需要，可以派出文書檔案管理人員參加省、市檔案培訓機構(gòu)定期舉辦的檔案專業(yè)知識培訓工作;檔案部門通過開展個別講解、業(yè)務(wù)指導，解答文書檔案管理人員操作中遇到的問題，以提升文書檔案管理人員對本職工作的積極性與主動性。同時，文書檔案工作人員需要積極進行自主學習，以使工作水平和工作能力不斷提升。

6）做好文書檔案收集歸檔的監(jiān)督指導和績效考核制度。單位檔案管理部門要對各部門承擔歸檔任務(wù)的兼職檔案人員開展有針對性的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導，使其明確收集歸檔責任和任務(wù)，熟悉工作標準和要求，具備完成工作的業(yè)務(wù)技能。檔案管理部門要對各部門的收集歸檔工作進行檢查，對歸檔不全的部門要責成整改，對不按規(guī)定時間完成收集歸檔任務(wù)的部門進行通報，對收集歸檔工作做的好的部門要給予表揚，營造收集歸檔工作的良好氛圍。

7）實行文檔一體化管理，使文書檔案的收集和整理歸檔工作形成一個整體。現(xiàn)在信息技術(shù)在各個領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，實現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果，使文書工作和歸檔文件的整理形成一個有序的整體，從而簡化文件整理歸檔工作，提高工作效率。將紙質(zhì)文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來，用電子文件管理的思路和方法去引領(lǐng)歸檔文件整理，進而實現(xiàn)紙質(zhì)文件材料和電子文件統(tǒng)一標準、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。文檔一體化管理模式，調(diào)整了歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進入整理環(huán)節(jié)，同時以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實際。實行文檔一體化管理，消除文檔工作和檔案工作的障礙，實現(xiàn)二者之間信息共享，文檔管理一體化是文書檔案管理工作的必然趨勢。

4 結(jié)束語

總之，文書檔案的收集與歸檔工作是單位的一項重要工作。為確保文書檔案管理工作的良好性，必須使辦公室工作人員和管理人員充分認識到文書檔案收集與歸檔工作的重要性，另外建立全面和詳細的文書檔案管理制度，強化檔案管理人員培訓，創(chuàng)新工作建立電子化文檔管理模式，以推動辦公室管理水平得到整體提升。

參考文獻

[1]劉蕓蕓.試析如何做好文書檔案收集與歸檔工作[J].遼寧經(jīng)濟，2019（03）：70-71.

[2]陳韻瑤.辦公室文書檔案收集與歸檔工作的研究[J].現(xiàn)代交際，2018（21）：253+252.

[3]楊詩蕓.淺談醫(yī)院文書檔案的收集與歸檔[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（04）：128.