事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究

袁征

摘 要：隨著我國事業(yè)單位體制機制改革的深入，在進一步優(yōu)化其社會服務(wù)職能的同時，也對各事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作提出了更高的要求。檔案館作為基礎(chǔ)公益性事業(yè)單位，其中留存的檔案信息涉及到地區(qū)發(fā)展的方方面面，涵蓋各組織、各部門的發(fā)展歷程，同時檔案館提供對檔案信息的調(diào)取和查閱服務(wù)，為其他組織的各項決策提供借鑒和參考。在信息化背景下，要進一步提升檔案館檔案管理工作的效率，就必須要提升檔案管理工作的智能化水平。檔案館在進行檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要解決當前檔案管理工作中存在的問題，在此基礎(chǔ)上研究分析數(shù)字化建設(shè)的有效途徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，政府管理建設(shè)過程中產(chǎn)生的規(guī)劃信息、內(nèi)部資料、文件決策更加復(fù)雜，因此要充分發(fā)揮檔案館對檔案的整理和保存作用，對這些信息數(shù)據(jù)進行高效的處理。檔案館如果仍然沿用以往的管理方式很容易降低檔案管理的有效性，也使得檔案管理的流程更加復(fù)雜，要實現(xiàn)檔案管理方式突破，就必須探索檔案管理數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)對原始檔案信息的數(shù)字化處理，同時做好新檔案信息的收集與分類，從而提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

1 分析事業(yè)單位檔案管理工作中存在的共性問題

1.1 檔案管理數(shù)字化程度不高

當前許多檔案館在進行檔案整理與保存時存在著數(shù)字化程度不高的問題。主要就表現(xiàn)在許多檔案館仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理形式，也就是將檔案信息以紙質(zhì)檔案的形式進行保存，沒有引進數(shù)字化管理系統(tǒng)，無法做到對檔案信息的數(shù)字性存儲。紙質(zhì)檔案的保存和管理要求都比較高，為避免檔案在長期的存放過程中發(fā)生霉變或損毀，不僅要控制好檔案館內(nèi)的溫度、濕度，還要做好防蟲防火等工作，很難保證事業(yè)單位檔案的安全性。

1.2 檔案管理工作效率低下

當前檔案館的檔案管理工作還存在著效率低下的問題，其主要原因就在于檔案館在執(zhí)行檔案管理工作時，有一套復(fù)雜的管理流程，其他相關(guān)組織或部門的人員無法實行快速及時的檔案信息調(diào)取與查閱，也就大大降低了各類檔案信息的利用率。除此之外由于檔案館的工作冗雜，在對事業(yè)單位等各類信息進行收集、分類和排序的過程中往往還是依賴人工操作，也無法保證檔案信息的準確性和真實性，無法為事業(yè)單位的決策提供科學(xué)的依據(jù)。

1.3 檔案信息管理存在滯后性

檔案館的檔案管理工作還存在著信息滯后的問題。由于檔案館尚未實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，也就不能利用信息化系統(tǒng)和相應(yīng)的數(shù)字平臺實現(xiàn)對各單位信息的及時補充、查詢、上傳等工作，主要還是依靠工作人員直接去到檔案館進行交涉，這種人工傳遞的方法難免會造成一定的疏漏，檔案館也無法保證夠做到及時有效的進行檔案信息的更正與補充。

1.4 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

造成當前檔案館檔案管理工作效率不高的主要原因就在于缺乏專業(yè)的檔案管理人員。檔案館作為事業(yè)單位，在國家進行事業(yè)單位職能機構(gòu)改革的基礎(chǔ)上，每個部門各組織人員都進行了一定的精簡，但是許多檔案館往往忽視了檔案管理的人員優(yōu)化配置，本質(zhì)上還不能認識到檔案管理工作的重要性，經(jīng)常是安排一些離退休職工進行檔案管理工作，嚴重降低了檔案館檔案管理質(zhì)量和水平。

2 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效途徑

2.1 創(chuàng)建檔案管理數(shù)字化平臺

檔案管理是檔案館工作的核心，要提升檔案管理工作效率和水平首先就是要加大資金投入，創(chuàng)建相應(yīng)的檔案管理數(shù)字化平臺，在硬件上給予一定的支持。檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須要具有全面性和系統(tǒng)性，針對陳舊的檔案資料信息，可以通過購進掃描儀、影像儀等的設(shè)備對過往的檔案信息進行數(shù)字化處理，生成相應(yīng)的電子檔案以作備份與查詢使用，這樣就極大的節(jié)省了檔案館內(nèi)的空間，實現(xiàn)了檔案資料的云存儲。而針對新生成的檔案信息，就可以直接在數(shù)字化管理平臺上進行及時的錄入與整理，還可實現(xiàn)快速的分類，簡便了后續(xù)的查詢環(huán)節(jié)。

2.2 完善檔案管理信息化流程

當前我國注重事業(yè)單位的高效運行，檔案館也不例外，因此這就要求檔案館在執(zhí)行檔案管理工作時一定要注意簡化工作流程，充分的運用信息管理系統(tǒng)為用戶提供便利。檔案館通過引進檔案管理信息系統(tǒng)，可以改變過去復(fù)雜的檔案調(diào)取查閱流程，各組織各單位和獨立的用戶在完成信息注冊與身份認證之后，又可以進入到檔案館的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)在線的檔案信息查詢，去了中間不必要的人工環(huán)節(jié)，大大提升了檔案管理工作效率。但同時由于不同的檔案有不同的密級要求，對于絕密、加密等級的檔案仍然要執(zhí)行嚴格的審核流程，從而保障檔案信息的安全性。

2.3 實現(xiàn)各類檔案信息的實時收集

進行檔案管理數(shù)字化建設(shè)，極大的改善了檔案館以往檔案管理工作的滯后性問題，通過利用數(shù)字化平臺可以實現(xiàn)各類檔案信息的實時收集，省去了人工傳遞環(huán)節(jié)，通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)用戶可以實現(xiàn)及時的上傳，檔案管理人員只需要這些信息進行甄別之后就可以按照相應(yīng)的等級和分類直接插入到所在的檔案目錄中，并做好保存與備份，即可完成檔案管理工作。

2.4 組建綜合素質(zhì)較高的管理團隊

要進一步提升檔案館這一事業(yè)單位的檔案管理工作水平，還必須要組建一支綜合素質(zhì)較高的專業(yè)檔案管理團隊。首先，檔案館必須要完善機構(gòu)設(shè)置和人員配置，按照不同的檔案管理要求進行崗位的細化，可以實行輪崗制或責任制，增強檔案管理人員工作責任心。另外檔案館還要引進具備專業(yè)檔案管理能力和優(yōu)秀信息素養(yǎng)的綜合類人才，為檔案管理工作效率的提升奠定人才基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

本文以檔案館為例分析了當前事業(yè)單位檔案管理中存在的共性問題，表明進行檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性，通過創(chuàng)建檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)字平臺能夠提供硬件支持，通過優(yōu)化人員配置可以為檔案管理工作提供內(nèi)在動力，最終實現(xiàn)檔案管理工作水平和效率的提升。

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