現(xiàn)代化發(fā)展背景下檔案數(shù)字化建設(shè)路徑分析

摘 要：時代的發(fā)展和進(jìn)步對于檔案管理提出新的要求，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以適當(dāng)當(dāng)前的發(fā)展需要，進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理與建設(shè)的重要方向。本文就現(xiàn)代化發(fā)展背景下檔案數(shù)字化建設(shè)路徑進(jìn)行探索和研究，希望可以為檔案的管理的更好發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化建設(shè);檔案建設(shè)

隨著科技的發(fā)展，以數(shù)字化和智能化為代表的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)受到了社會的廣泛應(yīng)用。檔案管理作為知識信息服務(wù)的重要工作，也面臨著與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相融合的客觀選擇，即實現(xiàn)向數(shù)字化檔案的方向轉(zhuǎn)變。但是，我國目前的檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程非常緩慢，并且在建設(shè)過程中還存在較多的問題和不足。我們只有認(rèn)真的分析查找存在的不足，并努力去改進(jìn)和完善，我國的檔案數(shù)字化建設(shè)工作才能步入正軌。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

檔案數(shù)字化建設(shè)的意義主要有以下幾個方面：第一，可以更好地滿足用戶的閱讀需求。傳統(tǒng)的檔案管理的載體主要是紙質(zhì)版資料以及實物版的影像資料等，供人們閱讀或查閱?，F(xiàn)今，雖然互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用普及，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支撐的電子檔案成為檔案管理的新的媒介和載體。建立專門的檔案服務(wù)網(wǎng)站將是未來檔案管理的必然發(fā)展趨勢，

有力促進(jìn)檔案管理從實體檔案館向數(shù)字化檔案館的方向轉(zhuǎn)變，數(shù)字檔案館為人們提供的知識信息服務(wù)也會更加便捷。第二，有利于信息資源共享的實現(xiàn)。已經(jīng)對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)設(shè)備產(chǎn)生依賴感的“新新人類”來講，數(shù)字化檔案可以讓其更加高效準(zhǔn)確的查閱、檢索想要獲得的知識信息，加大的提升檔案服務(wù)的質(zhì)量。檔案管理必須要順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，切實實現(xiàn)資料查閱方式和服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，才能讓檔案發(fā)揮更大的價值。第三，可以實現(xiàn)對檔案資料保存期限的延長。電子檔案不需要采取專業(yè)的檔案維護(hù)方法來對其進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù)，并且對其的保存還不需要傳統(tǒng)的物理空間來提供支持，因此，在檔案管理所花費的成本更小，檔案資料保存的期限更長。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

2.1 傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念的束縛

與社會文明的發(fā)展速度相比，我國檔案的數(shù)字化建設(shè)的速度明顯較為滯后，數(shù)字化建設(shè)的步伐依然受到傳統(tǒng)觀念的羈絆。平穩(wěn)有序的推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)，必須要以思想觀念的更新為前提，有效規(guī)避錯誤的思想認(rèn)識所帶來的負(fù)面影響，運用互聯(lián)網(wǎng)思維來扎實構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理制度。思想觀念的更新與轉(zhuǎn)變需要一定的時間，需要日積月累的提升和進(jìn)步。

2.2 缺乏健全的檔案管理體系

很多單位過于忽視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案建設(shè)工作存在明顯的支拆應(yīng)付現(xiàn)象，未能取得實際成效。有的單位雖然建立了檔案管理的制度規(guī)范，但是這些制度的內(nèi)容僅側(cè)重于檔案管理的基本操作流程和交接規(guī)范，對于檔案在收集整理后如何進(jìn)行交接以及如何確保檔案信息的真實性等細(xì)節(jié)方面的問題沒有提及。如果發(fā)生檔案管理的責(zé)任事件時，相關(guān)人員就會推諉扯皮，無法進(jìn)行有效的責(zé)任追究。這種因沒有完善合理的檔案管理體系作為保障的情況下，加強(qiáng)對檔案管理的責(zé)任落實就會很難實現(xiàn)。

2.3 缺乏檔案專業(yè)人才

根據(jù)目前的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，專業(yè)人才緊缺是非常突出的問題。一方面，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備配備不齊全，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。另一方面，從事檔案管理工作的人員能力素質(zhì)無法勝任檔案數(shù)字化建設(shè)的要求，很多單位從事檔案管理工作的人員年齡偏大或者無法熟練操作應(yīng)用計算機(jī)，從而嚴(yán)重影響檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。

2.4 缺乏有效的軟硬件技術(shù)保障

每項先進(jìn)技術(shù)都帶有自身無法克服的不足，與傳統(tǒng)的資料保存工作相比，數(shù)字化檔案也存在一定的應(yīng)用缺點。例如，數(shù)字化檔案雖然可以在很快的時間內(nèi)刪除，但是如果存在錯刪的情況，將無法恢復(fù)。另外，隨著計算機(jī)技術(shù)發(fā)展的日新月異，檔案的格式更加復(fù)雜多樣，這也為辨別檔案的內(nèi)容的真實性帶來較大的困難。

3 改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施

3.1 加強(qiáng)檔案管理者的數(shù)字化意識

檔案書計劃建設(shè)需要較長的時間周期才能完成，這項任務(wù)不僅是檔案管理業(yè)務(wù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的深度融合，更是檔案管理工作者的意識思維實現(xiàn)創(chuàng)新與進(jìn)步的過程。因此，必須要促進(jìn)檔案管理工作人員樹立良好的數(shù)字化意識，讓其逐步學(xué)習(xí)和接受檔案數(shù)字化管理的理念，這樣才能為檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)型升級打下良好基礎(chǔ)。

3.2 建立完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度

很多業(yè)務(wù)所涉及的信息工作是分開進(jìn)行的，以往信息工作與檔案管理工作是分別獨立開展的，并且同樣領(lǐng)域的信息工作也存在一定的壁壘。信息工作的“各自為戰(zhàn)”，導(dǎo)致信息工作的各個單元和要素?zé)o法形成強(qiáng)大的合力，這對于檔案數(shù)字化建設(shè)是極為不利的。所以，必須要制定統(tǒng)一完善的信息管理機(jī)制，重新分析和配置各類信息資源，確保其形成強(qiáng)大的合力，讓信息的收集、加工以及傳輸?shù)雀黜棙I(yè)務(wù)規(guī)范高效的運行。第一，在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的制度建設(shè)時，要嚴(yán)格遵守國家政策法律在檔案管理方面的有關(guān)規(guī)定，并要緊密結(jié)合單位自身的實際情況，確保檔案管理制度與國家政策法律和單位自身特點的相符。第二，加大檔案管理制度的執(zhí)行落實力度，確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作的平穩(wěn)有序開展。第三，建立相應(yīng)的責(zé)任追究制度，促進(jìn)檔案管理責(zé)任的有效落實。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的職業(yè)道德教育，促進(jìn)其在工作中積極踐行崇高的職業(yè)道德精神，以優(yōu)異的工作表現(xiàn)努力推動檔案數(shù)字化建設(shè);其次，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的教育培訓(xùn)。單位要定期組織從事檔案管理工作的人員開展專業(yè)理論和實踐技能的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動，促進(jìn)其熟練操作應(yīng)用計算機(jī)以及相關(guān)系統(tǒng)軟件，讓其的業(yè)務(wù)能力與檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)任務(wù)向適應(yīng);最后，檔案管理人員要將掌握的知識技能切實運用到實踐工作中來，有力推動檔案管理服務(wù)水平的快速提升。

3.4 提高檔案數(shù)字化整理的技術(shù)手段

對各類檔案資料的長期安全保存時檔案管理工作的基礎(chǔ)，針對數(shù)字化檔案保存的特點，要重點加強(qiáng)對計算機(jī)系統(tǒng)安全的保護(hù)，有效防范病毒、黑客等對數(shù)字化檔案實施的侵害，確保檔案資料得到長期、安全的保存。

4 結(jié)束語

總之，數(shù)字化檔案是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢，數(shù)字化檔案在帶來認(rèn)為更好質(zhì)量的知識信息服務(wù)的同時，也使得檔案信息資料的來源更加復(fù)雜，容易為檔案管理工作帶來新的隱患和問題。因此，單位必須要強(qiáng)化工作人員的數(shù)字化檔案管理意識，運用多種手段來幫助工作人員提升業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德素質(zhì)，通過制度的完善和人員業(yè)務(wù)本領(lǐng)的提升來確保檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)與任務(wù)的順利實現(xiàn)。

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作者簡介

鐘春蓉（1983-），女，壯族，廣西賀州市，研究生，館員，南寧市婦幼保健院，研究方向：檔案數(shù)字化建設(shè)管理。