摘 要:時代的發(fā)展和進(jìn)步對于檔案管理提出新的要求,傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以適當(dāng)當(dāng)前的發(fā)展需要,進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理與建設(shè)的重要方向。本文就現(xiàn)代化發(fā)展背景下檔案數(shù)字化建設(shè)路徑進(jìn)行探索和研究,希望可以為檔案的管理的更好發(fā)展提供借鑒。
關(guān)鍵詞:檔案管理;數(shù)字化建設(shè);檔案建設(shè)
隨著科技的發(fā)展,以數(shù)字化和智能化為代表的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)受到了社會的廣泛應(yīng)用。檔案管理作為知識信息服務(wù)的重要工作,也面臨著與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相融合的客觀選擇,即實現(xiàn)向數(shù)字化檔案的方向轉(zhuǎn)變。但是,我國目前的檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程非常緩慢,并且在建設(shè)過程中還存在較多的問題和不足。我們只有認(rèn)真的分析查找存在的不足,并努力去改進(jìn)和完善,我國的檔案數(shù)字化建設(shè)工作才能步入正軌。
1 檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義
檔案數(shù)字化建設(shè)的意義主要有以下幾個方面:第一,可以更好地滿足用戶的閱讀需求。傳統(tǒng)的檔案管理的載體主要是紙質(zhì)版資料以及實物版的影像資料等,供人們閱讀或查閱?,F(xiàn)今,雖然互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用普及,以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支撐的電子檔案成為檔案管理的新的媒介和載體。建立專門的檔案服務(wù)網(wǎng)站將是未來檔案管理的必然發(fā)展趨勢,
有力促進(jìn)檔案管理從實體檔案館向數(shù)字化檔案館的方向轉(zhuǎn)變,數(shù)字檔案館為人們提供的知識信息服務(wù)也會更加便捷。第二,有利于信息資源共享的實現(xiàn)。已經(jīng)對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)設(shè)備產(chǎn)生依賴感的“新新人類”來講,數(shù)字化檔案可以讓其更加高效準(zhǔn)確的查閱、檢索想要獲得的知識信息,加大的提升檔案服務(wù)的質(zhì)量。檔案管理必須要順應(yīng)時代發(fā)展趨勢,切實實現(xiàn)資料查閱方式和服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新轉(zhuǎn)變,才能讓檔案發(fā)揮更大的價值。第三,可以實現(xiàn)對檔案資料保存期限的延長。電子檔案不需要采取專業(yè)的檔案維護(hù)方法來對其進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù),并且對其的保存還不需要傳統(tǒng)的物理空間來提供支持,因此,在檔案管理所花費的成本更小,檔案資料保存的期限更長。
2 檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題
2.1 傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念的束縛
與社會文明的發(fā)展速度相比,我國檔案的數(shù)字化建設(shè)的速度明顯較為滯后,數(shù)字化建設(shè)的步伐依然受到傳統(tǒng)觀念的羈絆。平穩(wěn)有序的推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè),必須要以思想觀念的更新為前提,有效規(guī)避錯誤的思想認(rèn)識所帶來的負(fù)面影響,運用互聯(lián)網(wǎng)思維來扎實構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理制度。思想觀念的更新與轉(zhuǎn)變需要一定的時間,需要日積月累的提升和進(jìn)步。
2.2 缺乏健全的檔案管理體系
很多單位過于忽視檔案管理工作,導(dǎo)致檔案建設(shè)工作存在明顯的支拆應(yīng)付現(xiàn)象,未能取得實際成效。有的單位雖然建立了檔案管理的制度規(guī)范,但是這些制度的內(nèi)容僅側(cè)重于檔案管理的基本操作流程和交接規(guī)范,對于檔案在收集整理后如何進(jìn)行交接以及如何確保檔案信息的真實性等細(xì)節(jié)方面的問題沒有提及。如果發(fā)生檔案管理的責(zé)任事件時,相關(guān)人員就會推諉扯皮,無法進(jìn)行有效的責(zé)任追究。這種因沒有完善合理的檔案管理體系作為保障的情況下,加強(qiáng)對檔案管理的責(zé)任落實就會很難實現(xiàn)。
2.3 缺乏檔案專業(yè)人才
根據(jù)目前的檔案管理工作現(xiàn)狀來看,專業(yè)人才緊缺是非常突出的問題。一方面,檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備配備不齊全,導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。另一方面,從事檔案管理工作的人員能力素質(zhì)無法勝任檔案數(shù)字化建設(shè)的要求,很多單位從事檔案管理工作的人員年齡偏大或者無法熟練操作應(yīng)用計算機(jī),從而嚴(yán)重影響檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。
2.4 缺乏有效的軟硬件技術(shù)保障
每項先進(jìn)技術(shù)都帶有自身無法克服的不足,與傳統(tǒng)的資料保存工作相比,數(shù)字化檔案也存在一定的應(yīng)用缺點。例如,數(shù)字化檔案雖然可以在很快的時間內(nèi)刪除,但是如果存在錯刪的情況,將無法恢復(fù)。另外,隨著計算機(jī)技術(shù)發(fā)展的日新月異,檔案的格式更加復(fù)雜多樣,這也為辨別檔案的內(nèi)容的真實性帶來較大的困難。
3 改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施
3.1 加強(qiáng)檔案管理者的數(shù)字化意識
檔案書計劃建設(shè)需要較長的時間周期才能完成,這項任務(wù)不僅是檔案管理業(yè)務(wù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的深度融合,更是檔案管理工作者的意識思維實現(xiàn)創(chuàng)新與進(jìn)步的過程。因此,必須要促進(jìn)檔案管理工作人員樹立良好的數(shù)字化意識,讓其逐步學(xué)習(xí)和接受檔案數(shù)字化管理的理念,這樣才能為檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)型升級打下良好基礎(chǔ)。
3.2 建立完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度
很多業(yè)務(wù)所涉及的信息工作是分開進(jìn)行的,以往信息工作與檔案管理工作是分別獨立開展的,并且同樣領(lǐng)域的信息工作也存在一定的壁壘。信息工作的“各自為戰(zhàn)”,導(dǎo)致信息工作的各個單元和要素?zé)o法形成強(qiáng)大的合力,這對于檔案數(shù)字化建設(shè)是極為不利的。所以,必須要制定統(tǒng)一完善的信息管理機(jī)制,重新分析和配置各類信息資源,確保其形成強(qiáng)大的合力,讓信息的收集、加工以及傳輸?shù)雀黜棙I(yè)務(wù)規(guī)范高效的運行。第一,在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的制度建設(shè)時,要嚴(yán)格遵守國家政策法律在檔案管理方面的有關(guān)規(guī)定,并要緊密結(jié)合單位自身的實際情況,確保檔案管理制度與國家政策法律和單位自身特點的相符。第二,加大檔案管理制度的執(zhí)行落實力度,確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作的平穩(wěn)有序開展。第三,建立相應(yīng)的責(zé)任追究制度,促進(jìn)檔案管理責(zé)任的有效落實。
3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
首先,加強(qiáng)對檔案管理工作人員的職業(yè)道德教育,促進(jìn)其在工作中積極踐行崇高的職業(yè)道德精神,以優(yōu)異的工作表現(xiàn)努力推動檔案數(shù)字化建設(shè);其次,加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的教育培訓(xùn)。單位要定期組織從事檔案管理工作的人員開展專業(yè)理論和實踐技能的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動,促進(jìn)其熟練操作應(yīng)用計算機(jī)以及相關(guān)系統(tǒng)軟件,讓其的業(yè)務(wù)能力與檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)任務(wù)向適應(yīng);最后,檔案管理人員要將掌握的知識技能切實運用到實踐工作中來,有力推動檔案管理服務(wù)水平的快速提升。
3.4 提高檔案數(shù)字化整理的技術(shù)手段
對各類檔案資料的長期安全保存時檔案管理工作的基礎(chǔ),針對數(shù)字化檔案保存的特點,要重點加強(qiáng)對計算機(jī)系統(tǒng)安全的保護(hù),有效防范病毒、黑客等對數(shù)字化檔案實施的侵害,確保檔案資料得到長期、安全的保存。
4 結(jié)束語
總之,數(shù)字化檔案是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢,數(shù)字化檔案在帶來認(rèn)為更好質(zhì)量的知識信息服務(wù)的同時,也使得檔案信息資料的來源更加復(fù)雜,容易為檔案管理工作帶來新的隱患和問題。因此,單位必須要強(qiáng)化工作人員的數(shù)字化檔案管理意識,運用多種手段來幫助工作人員提升業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德素質(zhì),通過制度的完善和人員業(yè)務(wù)本領(lǐng)的提升來確保檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)與任務(wù)的順利實現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1]李秋實.檔案管理數(shù)字化的初步探討[J].才智,2019(23):215.
[2]夏靜.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇分析[J].才智,2019(22):223.
[3]喬玉蘭.檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(14):97.
[4]黨霞.淺析檔案數(shù)字化建設(shè)中的若干問題[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(14):179-180.
作者簡介
鐘春蓉(1983-),女,壯族,廣西賀州市,研究生,館員,南寧市婦幼保健院,研究方向:檔案數(shù)字化建設(shè)管理。