大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下的高校檔案管理探索

鄒詩(shī)華

摘 要：大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展及在高校檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，極大地提升了檔案管理的效率和水平。本文在闡述高校檔案管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)的必要性基礎(chǔ)上，側(cè)重探討了大數(shù)據(jù)環(huán)境下開(kāi)展高校檔案管理工作的具體路徑。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;大數(shù)據(jù)

隨著我國(guó)高校規(guī)模不斷擴(kuò)張，學(xué)生數(shù)量越來(lái)越多，在日常教學(xué)與管理過(guò)程中生成了大量檔案資料，除了文字資料以外，還有音頻、視頻、圖片等，給檔案管理工作設(shè)置了重重困難，再加上我國(guó)檔案管理工作起步晚，管理理念、模式、技術(shù)等與世界先進(jìn)水平之間存在著顯著差距，在信息時(shí)代，這些差距迅速放大，只有進(jìn)行變革與完善，才能切實(shí)提升檔案管理水平，充分發(fā)揮出各種檔案資料的價(jià)值。所以，將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入高校檔案管理工作中，具有較強(qiáng)的必要性與緊迫性。

1 高校檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的必要性

我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展不斷邁上新臺(tái)階，學(xué)生數(shù)量不斷增加，日常管理事務(wù)繁多，科研水平的提升，在這種情況下，傳統(tǒng)檔案管理工作也逐漸暴露出許多積弊，這就需要適時(shí)進(jìn)行革新，以先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，大數(shù)據(jù)技術(shù)不失為最好的選擇。大數(shù)據(jù)是一種大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件工具，不僅能獲取海量數(shù)據(jù)信息，而且能對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行甄別、分析、處理，還能以極快地速度實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。大數(shù)據(jù)的崛起，會(huì)在整個(gè)社會(huì)引發(fā)一場(chǎng)新的技術(shù)革命。

大數(shù)據(jù)技術(shù)憑借獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，能以智能化的方式對(duì)紛繁復(fù)雜的檔案進(jìn)行管理，甄別與消除低質(zhì)量數(shù)據(jù)，切實(shí)提高檔案利用價(jià)值，還能提供編碼、檔案檢索等服務(wù)，滿足用戶個(gè)性化需求，提升檔案資源的全面性。如今，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)滲透到多個(gè)領(lǐng)域，將其引入高校檔案管理當(dāng)中，能實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、規(guī)范化發(fā)展，為用戶使用檔案資料提供便捷，創(chuàng)建合理有效的檔案管理系統(tǒng)，使檔案資料更好地服務(wù)于教育事業(yè)的發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案管理工作策略

在信息時(shí)代，高校檔案管理也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，要想充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使之更好地服務(wù)于檔案管理，每一個(gè)檔案管理人員都要切實(shí)提高自身素質(zhì)，及時(shí)摒棄陳舊管理理念，轉(zhuǎn)變管理思維，實(shí)現(xiàn)管理工作的跨越式發(fā)展?，F(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案管理工作提出如下建議：

2.1 依托大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的整合共享

要站在新的高度審視檔案管理，充分認(rèn)識(shí)到信息化發(fā)展的意義與價(jià)值，遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)的原則，將基礎(chǔ)性、數(shù)字性、管理性資源融合到一起，最大化實(shí)現(xiàn)信息共享。具體如下：

1）要整合基礎(chǔ)性檔案資源。信息化發(fā)展背景下，各個(gè)部門(mén)、各個(gè)院系在日常工作開(kāi)展過(guò)程中都生成了大量檔案資源，這些檔案資源涉及到多個(gè)方面，如，行政管理、教育教學(xué)、科研工作、黨建工作等，既記錄了各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況，也能為后續(xù)發(fā)展提供依據(jù)，是一筆寶貴的財(cái)富。檔案管理人員要將這將資料整合到一起，為檔案管理的數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)，為其他用戶的使用提供便利條件。

2）要整合數(shù)字性檔案資源。學(xué)校要依托于大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)等信息技術(shù)手段，建立起完善的檔案信息管理中心，安排專人進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、加工、存儲(chǔ)工作，使過(guò)去碎片化、零星化的檔案信息資源與專題數(shù)據(jù)整合到一起，并對(duì)其進(jìn)行分門(mén)別類地整理，創(chuàng)建立體化、統(tǒng)一化的檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)。同時(shí)，也要對(duì)各種檔案進(jìn)行數(shù)字化整合，將文字、圖片、音頻等不同形式的檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)電子文件與數(shù)據(jù)文件的無(wú)縫銜接，提高檔案分析、服務(wù)質(zhì)量，為用戶檢索與使用提供方便。

3）整合管理性檔案資源。在具體操作過(guò)程中，將重點(diǎn)精力用于管理標(biāo)準(zhǔn)、制度、機(jī)構(gòu)的整合當(dāng)中。要以檔案館為中心，在各個(gè)院系管理部門(mén)的支持下，開(kāi)創(chuàng)全新的檔案管理格局，將文書(shū)檔案室、校史展覽室、人事檔案室、科技檔案室等多個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)聯(lián)結(jié)到一起。與此同時(shí)，也要具備大局觀，為各個(gè)管理機(jī)構(gòu)建立一套科學(xué)合理的檔案管理制度，制定出具體的管理標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋信息采集、管理、提取等多個(gè)方面，形成全校通用的管理制度，為數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展做好準(zhǔn)備。

2.2 依托大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的精準(zhǔn)采集

大數(shù)據(jù)已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，數(shù)字技術(shù)與檔案管理的高度集成，使檔案采集與推送工作都發(fā)生了巨大的改變，面對(duì)用戶多樣化的使用需求，只有數(shù)字化、自動(dòng)化的檔案資源采集工作，才能為用戶提供更加精準(zhǔn)、到位的服務(wù)。具體如下：

1）依托大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)抓取。辦公自動(dòng)化在高等教育中的應(yīng)用與普及，對(duì)高校的教育教學(xué)、行政管理等產(chǎn)生了革命性影響，數(shù)字資源的迭代周期縮短，資源更新速度快，信息量翻倍增長(zhǎng)，在海量信息中，難免會(huì)夾雜一些冗余信息。這就向檔案管理人員提出了較高要求，不僅要及時(shí)采集信息，還要進(jìn)行信息甄別，從中提煉出有價(jià)值的內(nèi)容，管理人員的負(fù)擔(dān)更重。大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，能對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)化、跟蹤化監(jiān)控，不僅能自動(dòng)抓取信息，還能將信息進(jìn)行保存與歸檔。與此同時(shí)，高校也要加大宣傳力度，增強(qiáng)廣大師生的歸檔意識(shí)，對(duì)檔案管理人員的工作表示支持。

2）合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)重構(gòu)高校檔案管理工作流程。高校檔案管理本身就是一項(xiàng)復(fù)雜性、系統(tǒng)性的任務(wù)，涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容。多年以來(lái)，檔案管理工作的核心就是收集歸檔，一般都是在學(xué)期末進(jìn)行集中收集，有時(shí)也會(huì)在日常工作開(kāi)展的過(guò)程中收集資料。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，豐富了檔案管理的內(nèi)涵，檔案管理也日益向著扁平化方向發(fā)展，不僅要隨時(shí)收集檔案信息，還要根據(jù)具體的內(nèi)容、形態(tài)等對(duì)其進(jìn)行管理，在提高檔案資料統(tǒng)計(jì)利用效率的同時(shí)，提升檔案資料的價(jià)值。

3）借助大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的精準(zhǔn)推送。借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，高校檔案管理部門(mén)會(huì)對(duì)每一個(gè)用戶的使用記錄進(jìn)行分析，準(zhǔn)確把握用戶需求，為用戶精準(zhǔn)推送一些他們經(jīng)常關(guān)注、使用的檔案信息資源，以此來(lái)滿足用戶的個(gè)性化使用需求。

2.3 依托大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的高效利用

信息時(shí)代的來(lái)臨，高校檔案資料不斷增加，用戶需求也發(fā)生了改變，這都向檔案管理工作提出了新的要求，絕不能孤軍奮戰(zhàn)，應(yīng)該遵循合作共贏的理念，在多方力量的支持下共同做好檔案管理工作。

一方面，可以通過(guò)與數(shù)據(jù)服務(wù)商合作。

在技術(shù)水平、人才實(shí)力等方面，數(shù)據(jù)服務(wù)商都獨(dú)具優(yōu)勢(shì)，檔案部門(mén)要在其支持下，建立健全數(shù)字檔案資源庫(kù)，切實(shí)提升檔案管理水平。另一方面，檔案管理人員要對(duì)各種管理資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)化收集與管理，這就需要得到各個(gè)部門(mén)、各個(gè)院系的支持，也要適時(shí)組織教師培訓(xùn)，或是為學(xué)生組織知識(shí)講座，使他們意識(shí)到檔案管理的重要性，增強(qiáng)師生的歸檔意識(shí)。此外，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理部門(mén)絕不能滿足于被動(dòng)式服務(wù)，要對(duì)每一個(gè)用戶的使用記錄、關(guān)注內(nèi)容等進(jìn)行分析，對(duì)其檔案使用需求進(jìn)行分析，提前做好服務(wù)準(zhǔn)備。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，大數(shù)據(jù)正在推動(dòng)著人們生活、工作、思維等方方面面的變革。通過(guò)將大數(shù)據(jù)技術(shù)合理地運(yùn)用到高校檔案管理當(dāng)中，改革和創(chuàng)新高校檔案管理方式，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理、合理利用以及共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的全方位有效分析，切實(shí)提升檔案資源的利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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