試論電子文件雙套制的技術(shù)成因

摘 要：當(dāng)前，雙套制是得到業(yè)界普遍認(rèn)可并被廣泛采用的電子文件管理模式，其產(chǎn)生有著特殊的背景和深層次的原因。本文從技術(shù)角度分析了雙套制形成的成因，并從其面臨的保真和長期可讀的技術(shù)障礙兩方面作了論證。

關(guān)鍵詞：電子文件;雙套制;真實(shí)性

由于電子文件具有與生俱來的不穩(wěn)定性和脆弱性，使得人們在進(jìn)行電子文件管理時不得不依賴傳統(tǒng)文件的保駕護(hù)航，并逐漸形成了雙套制管理模式。但實(shí)踐中雙套制還存在著管理成本大幅增加、工作量巨大、歸檔范圍難以明確等許多痛點(diǎn)。筆者試圖從其形成的技術(shù)背景來分析雙套制產(chǎn)生的成因，以期為雙套制走出困境提供有益啟示。

1 電子文件的長期可讀性不易維護(hù)

1.1 載體性能狀態(tài)的制約

根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）的規(guī)定，目前更有利于電子文件長期保存的載體推薦順序依次是只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬盤。這些的平均物理壽命只有四、五十年，與傳統(tǒng)載體的壽命無法相提并論。而且伴隨移動終端的興起，文件的存儲密度越大，物理生命越短，便于利用的反而不利于保存。再者，電子文件的載體對保管環(huán)境的要求更高、更復(fù)雜。光盤表面的指紋印跡、硬盤內(nèi)的灰塵，皆可讓載體的性能大大受損，且必須借助相應(yīng)的技術(shù)手段和設(shè)備才能判斷其保存、使用的狀況，這在很大程度上讓電子文件的日常維護(hù)工作變得更加繁瑣，更具技術(shù)性。

1.2 技術(shù)過時的影響

電子文件的長期可讀與承載它的載體有關(guān)，更與這份文件所依賴的硬件技術(shù)、軟件技術(shù)和數(shù)據(jù)存貯技術(shù)密切相關(guān)。這些技術(shù)條件決定著一個有著良好狀況的文件載體是否能夠適應(yīng)計算機(jī)的硬件平臺，文件的格式是否能為計算機(jī)的操作系統(tǒng)與應(yīng)用軟件所識別。一旦文件在形成之時所匹配的任意一項技術(shù)過時，就會使依賴它們的電子文件無法讀取。無情的科技使絕大多數(shù)的電子文件所依賴的軟硬件技術(shù)在其載體壽命尚未完結(jié)時慘遭淘汰。但人們無法阻擋技術(shù)前進(jìn)的腳步，技術(shù)更迭的周期在不斷縮短，電子文件的長期可讀需要時刻準(zhǔn)備著技術(shù)過時帶來的嚴(yán)峻考驗(yàn)。

1.3 軟硬件故障不可控

電子文件對計算機(jī)的軟硬件環(huán)境有著嚴(yán)重的依賴性，如果硬件設(shè)備發(fā)生故障或者系統(tǒng)癱瘓，文件信息的正常讀取就會受到致命的打擊。不幸的是，這些容易引發(fā)軟硬件環(huán)境出現(xiàn)劇烈變動的因素，如電源問題、硬件沖突、軟件設(shè)計缺陷等并不在我們掌控的范圍之內(nèi)，計算機(jī)的故障發(fā)生往往在所難免且具有突然性，如果不能得到及時、正確的解決，文件信息就會由此丟失，并且數(shù)據(jù)的恢復(fù)也難以實(shí)現(xiàn)。

1.4 存儲格式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

電子文件的信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼在計算機(jī)中記錄和表示，電腦將某一信息以特殊的編碼方式進(jìn)行存儲和識別，就形成了與之對應(yīng)的存儲格式。由于計算機(jī)軟件設(shè)計的不同，其對信息的編碼形式也不同，因此同一類型的信息記錄會有多種存儲格式。從電子文件長久保管的角度來看，有利于文件長期可讀的存儲格式應(yīng)當(dāng)是通用性、互操作性和穩(wěn)定性較好的格式，應(yīng)該能得到多種操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件或存儲技術(shù)的廣泛支持。但目前各單位主要還是依據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理水平來選擇合適的電子文件管理軟件，導(dǎo)致生成的電子文件存儲格式五花八門。格式的混亂勢必會導(dǎo)致一部分通用性、兼容性較差的文件無法被廣泛讀取最終變成“死文件”。

2 電子文件的真實(shí)性難以保障

“真實(shí)”的概念可被理解為“具有可信性或者完全可以贊同的”，真實(shí)的文件就是能被證明是可信的，沒有經(jīng)過擅自改動，和形成時的初始狀態(tài)保持一致的文件。電子文件受制于自身不穩(wěn)定性和所依賴的計算機(jī)環(huán)境的影響，在不斷流動的過程中會遭遇來自多方面的威脅，其初始形態(tài)和文件內(nèi)容憑借現(xiàn)有的技術(shù)手段很難保持“一成不變”，因此人們對電子文件的真實(shí)性保障始終抱有隱憂。

2.1 安全漏洞對真實(shí)性的威脅

要確保電子文件的信息內(nèi)容保持本來的面貌不被篡改、破壞，首要的就是通過完善的技術(shù)手段和管理措施使電子文件最依賴的計算機(jī)系統(tǒng)正常、安全的運(yùn)行。然而，任何一臺計算機(jī)的系統(tǒng)都會存在早期設(shè)計上的漏洞與不完善之處，加上計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自身協(xié)議的開放性，使電子文件的真實(shí)性保障充滿了不安全的因素和隱患。這包括非法用戶的入侵、合法用戶的非法修改以及來自計算機(jī)病毒不可估量的威脅性和破壞力。盡管防火墻技術(shù)、密碼技術(shù)、反病毒技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施也在隨之加強(qiáng)和改進(jìn)，但計算機(jī)的安全漏洞問題仍令電子文件管理者擔(dān)憂，是電子文件真實(shí)性保護(hù)的一大“心腹之患”。

2.2 載體衰變致數(shù)據(jù)信息變化

傳統(tǒng)文件的信息透過其載體可以直觀地顯現(xiàn)出來，因此載體的形態(tài)變化是判斷傳統(tǒng)文件是否真實(shí)的一個重要依據(jù)。但電子文件載體的變化是難以為人感知的，一顆外表破損的硬盤，所存儲的電子文件可能“安然無恙”，而一塊表面完好的硬盤，其上的電子文件卻可能因?yàn)榻橘|(zhì)的老化而無法讀取。電子文件存儲載體的衰變不僅會影響電子文件的可讀性，其內(nèi)部的數(shù)字編碼也有可能在載體腐壞的過程中發(fā)生意想不到的改變或丟失，造成文件信息的不完整。這就如同一份隨時會消失字跡的信件，信件內(nèi)容的完整與真實(shí)是無法得到保證的。

2.3 技術(shù)失誤造成文件失真

在當(dāng)前的技術(shù)條件下，對于長期保存的電子文件，為防載體老化造成信息缺損，或因技術(shù)更新使陳舊信息難以識讀，我們只能依靠定期的載體轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)的拷貝復(fù)制、軟件的升級等技術(shù)遷移工作才能達(dá)到永久保存的目的。這是最容易丟失數(shù)據(jù)的過程，由于技術(shù)上的失誤時有發(fā)生，并非所有的遷移都能成功。例如技術(shù)人員選擇了錯誤的應(yīng)用程序或數(shù)據(jù)庫進(jìn)行遷移，或者采用了并不恰當(dāng)?shù)倪w移方案，就有可能造成文件信息出錯、元數(shù)據(jù)信息不完整等。有時技術(shù)人員在轉(zhuǎn)移計算機(jī)設(shè)備和部件時必須斷開網(wǎng)絡(luò)連接，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)恢復(fù)后文件的突然遷移也可能導(dǎo)致部分信息丟失。

2.4 信息失真的隱蔽性及驗(yàn)證的困難性

電子文件載體的可遷移性使文件內(nèi)容與載體的完全分離成為了可能，電子文件物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)的離散性則使文件內(nèi)容在發(fā)生變更后不露痕跡，傳統(tǒng)的驗(yàn)證方法在電子文件面前失去了效用，使電子文件的失真具有很大的隱蔽性。目前對電子文件真實(shí)性的驗(yàn)證主要是采用元數(shù)據(jù)來跟蹤電子文件的活動過程，但元數(shù)據(jù)的捕獲、封裝、固化等技術(shù)一直以來就是電子文件管理的棘手問題。數(shù)字簽名、數(shù)字證書、數(shù)字水印等技術(shù)雖也可用于對電子文件的真實(shí)性鑒定，但這些方法主要是針對電子文件的拷貝，如果實(shí)施在需要?dú)w檔保存的電子文件上，就會引起電子文件屬性的改變，最終帶來文件真實(shí)性受損的問題。因此從技術(shù)角度來說，電子文件真實(shí)性的驗(yàn)證相比傳統(tǒng)文件更為復(fù)雜，難度更大。

綜上，誕生于數(shù)字環(huán)境的電子文件決定了人們對電子文件的有效管理必須依賴信息技術(shù)的不斷完善，而在我國電子文件管理發(fā)展的初期階段，現(xiàn)有的技術(shù)條件對電子文件可讀和真實(shí)性的保障顯然還沒有那么可靠。那么為了電子文件的長久保存，我們只能依靠電子文件和硬拷貝“兩條腿走路”，以達(dá)到既滿足電子文件的憑證性需求，又不偏廢電子文件的利用優(yōu)勢，最大限度地服務(wù)于不同需求。

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