學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理工作探析

張慶祖

摘 要：會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)檔案管理直接關(guān)系到對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的準(zhǔn)確把握。在文中從學(xué)校實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案;檔案管理;經(jīng)濟(jì)活動(dòng)

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作最后一個(gè)環(huán)節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映，通過會(huì)計(jì)檔案，可以了解學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈;可以檢查一個(gè)學(xué)校是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會(huì)計(jì)資料中有無弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為;會(huì)計(jì)檔案還可以為國(guó)家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國(guó)家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營(yíng)決策提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

當(dāng)前，隨著教育改革的不斷深化及評(píng)估工作的深入開展，會(huì)計(jì)檔案也是披露責(zé)任事故、打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪、分析和判斷事故原因的重要依據(jù);利用會(huì)計(jì)檔案提供的過去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的資料，有助于各學(xué)校進(jìn)行經(jīng)濟(jì)前景的預(yù)測(cè);進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策，編制財(cái)務(wù)，成本計(jì)劃; 利用會(huì)計(jì)檔案資料，可以為解決經(jīng)濟(jì)糾紛，處理遺留的經(jīng)濟(jì)事務(wù)提供依據(jù)。

1 加強(qiáng)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理工作的必要性

會(huì)計(jì)檔案工作是中小學(xué)檔案管理的重要部分，關(guān)系到學(xué)校教育教學(xué)的發(fā)展，跟教職工利益有著密切關(guān)系。

1.1 為教育教學(xué)管理提供參考

學(xué)校會(huì)計(jì)檔案記錄著學(xué)校所有投入、支出、發(fā)展、變化、成果的全過程，同時(shí)貫穿于學(xué)校教育教學(xué)工作及其組織管理的各個(gè)方面，記述和反映了學(xué)校教學(xué)管理、運(yùn)行的發(fā)展軌跡，是學(xué)校重要的信息資源，而會(huì)計(jì)檔案中有很大一部分是記錄和保存學(xué)校教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果的過程，反映了學(xué)?？傮w的教育教學(xué)管理投資費(fèi)用。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案里記錄著最原始的上級(jí)各級(jí)部門對(duì)學(xué)?；窘ㄔO(shè)、老師獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)校教學(xué)研究的投入等等。

1.2 為人力資源建設(shè)提供可靠信息

會(huì)計(jì)檔案信息資料包括師生產(chǎn)生的經(jīng)費(fèi)及經(jīng)費(fèi)使用活動(dòng)的全過程。

會(huì)計(jì)檔案中的工資表：記錄著所有的老師的調(diào)入、調(diào)出、離職、轉(zhuǎn)正定級(jí)、退休等的工資及保險(xiǎn)人事檔案;會(huì)計(jì)檔案管理也準(zhǔn)確記錄職工的收支情況，為樹立廉政工作形象提供了依據(jù)。年終獎(jiǎng)的多少等等，反映了所有的教職工個(gè)人在單位全面工作業(yè)績(jī)。

會(huì)計(jì)檔案中的差旅費(fèi)及培訓(xùn)費(fèi)：反映了老師什么時(shí)間參加培訓(xùn)、什么時(shí)間獲獎(jiǎng)，什么時(shí)間進(jìn)行再教育的。

學(xué)生的學(xué)費(fèi)繳納，反映學(xué)生入學(xué)記錄;貧困生資助反映了學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)狀況;學(xué)校各種獎(jiǎng)學(xué)金反映學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及學(xué)校對(duì)品德兼學(xué)生的激勵(lì)機(jī)制。

1.3 為行政事業(yè)單位內(nèi)部控制提供了重要的監(jiān)督檢查依據(jù)，同時(shí)是為學(xué)校提供了完整的制度執(zhí)行過程和原始材料

年度終了，行政事業(yè)單位要按照有關(guān)要求，填報(bào)本單位當(dāng)年內(nèi)部控制建設(shè)工作的實(shí)際情況及取得的成效。會(huì)計(jì)檔案是內(nèi)部控制工作事實(shí)的相關(guān)材料的重要依據(jù)支撐。

學(xué)校經(jīng)費(fèi)報(bào)銷手續(xù)的規(guī)范化為單位內(nèi)部控制制度提供了重要原始材料依據(jù)。

“三公經(jīng)費(fèi)”報(bào)銷附相關(guān)文件扣批復(fù);為學(xué)校公開考核及樹立廉政工作形象提供大力支持，完善的會(huì)計(jì)檔案管理能讓學(xué)校的經(jīng)費(fèi)開支變得更加合理，有理有據(jù)。

各類基建維修工程費(fèi)用報(bào)銷必須有先立項(xiàng)，后開工相關(guān)批復(fù);先審計(jì)，后付清賬款的相關(guān)材料;財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)所有立項(xiàng)、招投書、合同資料、審計(jì)報(bào)告為以后的檢查、維護(hù)、管理、使用、改建和擴(kuò)建的提供了原始依據(jù)，也能防止公費(fèi)挪用的情況的發(fā)生，也能提高審查部門的工作效率。

設(shè)備購置采用先申請(qǐng)審批后政府采購。固定資產(chǎn)的購置、驗(yàn)收、領(lǐng)用、報(bào)廢等會(huì)計(jì)室都有原始記錄，為學(xué)校管理財(cái)產(chǎn)提供了重要依據(jù)。

2 學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理工作，學(xué)校重視不夠

學(xué)校會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作最后一個(gè)環(huán)節(jié)，基本上都是主辦會(huì)計(jì)兼職承擔(dān)，對(duì)于學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，學(xué)校要想提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量和效益，就必須注重會(huì)計(jì)檔案管理人才的培養(yǎng)。

首先，要強(qiáng)化現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案管理人員的教育，提高他們的專業(yè)能力和水平，不僅要注重會(huì)計(jì)專業(yè)在知識(shí)的教育，同時(shí)還要提高他們的檔案管理能力和計(jì)算機(jī)操作能力;

其次，要有專業(yè)檔案管理方面知識(shí)培訓(xùn)，要不斷提醒他們學(xué)習(xí)新知識(shí)，要全心全意地投入到會(huì)計(jì)檔案管理工作中去。

當(dāng)前學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理工作來看，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不重視，沒有將會(huì)計(jì)檔案管理納入到日常管理中來，進(jìn)而造成會(huì)計(jì)檔案管理工作處于無序狀態(tài);另一方面，學(xué)校沒有指定相對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

要強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理人員的安全意識(shí)，將一些常見的安全問題告知檔案管理人員，進(jìn)而更好地開展會(huì)計(jì)檔案工作。

3 學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理工作的強(qiáng)化措施

3.1 提升會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素養(yǎng)

會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)且頗具復(fù)雜性的工作，因而對(duì)管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)也就顯得十分重要。會(huì)計(jì)檔案管理人員須跟進(jìn)現(xiàn)代化的管理理念，、端正態(tài)度。重視對(duì)他們會(huì)計(jì)檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)能力的培養(yǎng)，如聘請(qǐng)高校的檔案管理學(xué)教授，來進(jìn)行理論知識(shí)的講解;組織參加檔案管理系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員先進(jìn)的管理理念，增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)技能。

3.2 規(guī)范管理工作，健全會(huì)計(jì)檔案管理體系

實(shí)用的會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制定，是會(huì)計(jì)檔案管理的前提條件，因此在會(huì)計(jì)檔案管理過程中，應(yīng)該不斷健全會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度，并制定嚴(yán)格地會(huì)計(jì)檔案保密制度、會(huì)計(jì)檔案借閱制度以及保證文件材料歸檔完整、準(zhǔn)確制度;建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度。保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

3.3 會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理信息化已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理工作中的重要一部分，現(xiàn)代化信息技術(shù)在會(huì)計(jì)檔案管理中應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志之一。會(huì)計(jì)檔案管理信息化為后期的會(huì)計(jì)檔案利用與資源開發(fā)奠定了基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的逐步開展，不僅是學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄完整，也是提升了會(huì)計(jì)檔案自身的檔案管理發(fā)展水平，還會(huì)為社會(huì)提供人力資源信息保障。

全方面提高會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素養(yǎng)，才能進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量?jī)?nèi)涵，全面提升會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的科學(xué)性，準(zhǔn)確性，最大化發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案管理的在事業(yè)單位的重要作用，讓事業(yè)單位能夠?qū)窈蟮陌l(fā)展，人員的管制有一個(gè)清晰的定位并不斷取得發(fā)展。

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