新時期高職院校檔案管理工作探索

趙麗菊

摘 要：檔案管理工作是高職院校的基本性工作，是促進高職院校發(fā)展極為重要的力量，更是新時期的高職院校的改革和發(fā)展的關(guān)鍵所在。高職院校要充分認識新時期檔案工作的特點和重要作用，深化改革，強化管理措施，促進高職院校檔案管理工作的健康并持續(xù)地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時期;高職院校;檔案管理

高職院校檔案管理工作是一項非常重要的工作，教育經(jīng)驗得以總結(jié)，教學(xué)規(guī)律得以認識，學(xué)校歷史得以延續(xù)，教育事業(yè)得以發(fā)展，學(xué)校各個歷史階段取得的成就，都脫離不了檔案的佐證。高職院校檔案管理工作是提高管理水平、管理效率和工作質(zhì)量的重要條件，也是維護高職院校歷史發(fā)展真切面貌的一項不可缺少的工作。

1 高職院校檔案管理的作用

1.1 為高職院校發(fā)展起參謀作用

檔案管理工作是高職院校管理工作的重要組成，是科學(xué)管理的基本。高職院校檔案室保存的各類檔案，如行政、黨群、教學(xué)、學(xué)生、會計、科研、人事等檔案，這些檔案是學(xué)校制定發(fā)展規(guī)劃、總結(jié)經(jīng)驗、調(diào)查研究、年度計劃和科學(xué)決策的真實可靠的依據(jù)，同時提高工作效率，發(fā)揮著參謀作用。

1.2 為高職院校評估提供有力證明

從整個高職院校評估的過程來看，不論是整理資料、撰寫自評報告，還是評估小組的檢查評定，也都必須要以真實可靠、完整系統(tǒng)的檔案材料作為堅固的基礎(chǔ)。檔案材料為學(xué)校順利通過評估提供強有力的支撐和佐證，是一項不可小覷的重要內(nèi)容，在一定程度上直接影響了評估的結(jié)果。

1.3 為高職院校教學(xué)管理提供依據(jù)

高職院校的教學(xué)管理、教學(xué)研究等工作必不可少的需要參考教學(xué)檔案，教學(xué)檔案為制定學(xué)科、專業(yè)發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)計劃和各項管理制度提供內(nèi)容充實、真實可信的依據(jù)，使教學(xué)管理部門掌握全面、系統(tǒng)、完整的材料，從而進行再分析，大大減少了時間損耗和提高了工作效益。

1.4 為高職院校教學(xué)科研工作提供參考

教學(xué)和科研檔案中記錄著教學(xué)研究、教學(xué)改革、教學(xué)管理和科學(xué)研究形成的規(guī)劃、計劃、調(diào)查報告、方案、科研成果等各種重要材料。這些檔案是高職院校在教學(xué)管理和科學(xué)研究工作中的重要參考，對學(xué)校提高教學(xué)的質(zhì)量、改善教學(xué)管理、加強科研開發(fā)、促進科學(xué)研究等方面都有著尤其重要的作用。

2 高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 對檔案管理工作重視度不夠

很多高職院校，特別是新興的高職院校更偏向于重視學(xué)校的教育教學(xué)管理、科研工作，忽略了高校的檔案管理工作的重要性，忽略了高校檔案管理工作對學(xué)校管理帶來的作用。長期以來，檔案管理工作被放置到“末位”上，對檔案管理工作重視不夠是高職院校的普遍現(xiàn)狀。

2.2 檔案管理制度不夠完善，責(zé)任體系不夠健全

一些高職院校的檔案管理制度不夠完善，導(dǎo)致檔案材料隨意存放，造成丟失。責(zé)任體系不夠健全，各部門的責(zé)任落實不到位，部門負責(zé)人重視度不夠，不能發(fā)揮有效的監(jiān)督指導(dǎo)協(xié)調(diào)作用。部門分工不夠明確，以為收集整理檔案是兼職檔案員的事，其他人無需參與，兼職檔案員兼職過多無暇兼顧檔案工作，導(dǎo)致無法正常開展工作。

2.3 檔案管理員綜合素質(zhì)不高、業(yè)務(wù)水平低

很多高職院校安排一些不是檔案專業(yè)畢業(yè)、沒有檔案管理經(jīng)驗、不宜教學(xué)的老師或者行政人員擔(dān)任檔案管理員。而且學(xué)校一般更注重教師的培養(yǎng)，對檔案管理員很少開展專業(yè)培訓(xùn)。這些臨時安排的檔案管理員對檔案管理知識知之甚少，沒有經(jīng)過正規(guī)的檔案管理系統(tǒng)學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟練，管理方式老化，對先進管理方式的學(xué)習(xí)能力偏低，對檔案管理工作熱愛程度不夠，嚴重制約了高職院校檔案管理工作的發(fā)展。

2.4 檔案管理設(shè)施設(shè)備和管理方式落后

一些高職院校的檔案室、檔案庫房沒有按照國家要求配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，檔案保存環(huán)境簡陋，檔案庫房的防火、防潮、防霉、防盜、防蟲等保護措施不齊全，導(dǎo)致檔案存放時間久后出現(xiàn)記錄模糊、檔案丟失、檔案錯亂等現(xiàn)象，存在著重大的安全隱患，嚴重影響了檔案管理工作的開展。

3 新時期高職院校檔案管理工作的構(gòu)想

3.1 爭取領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作

作為檔案管理員，想要做好檔案工作，首先就要爭取得到領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視與支持，提升檔案工作的地位與作用。檔案管理員應(yīng)該先把自己的檔案業(yè)務(wù)學(xué)好，把根本工作落實好，盡最大的努力把檔案材料收集與整理好，把檔案管理與使用好，做到“四會、三滿意”。“四會”即，會指導(dǎo)兼職檔案管理員收集和整理檔案;會指導(dǎo)學(xué)校各部門整理并歸檔;會根據(jù)制度管理檔案;會使用各種檔案檢索工具快速有效地查找檔案?！叭凉M意”即，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意;讓利用者滿意;讓上級業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員滿意。平時也要做到多請示勤溝通，提升服務(wù)質(zhì)量水平，提高檔案的管理意識，用真真切切的工作成績?nèi)〉妙I(lǐng)導(dǎo)與大家的認可，才能得到信任和支持，為檔案管理工作順利開展打下堅實的人力、物力、財力基礎(chǔ)。

3.2 完善檔案管理制度，健全組織，主動適應(yīng)新時期

做好高職院校的檔案管理工作，需要有超前的意識、長遠的規(guī)劃和有效的實際行動。首先，高職院校要根據(jù)自身實際，結(jié)合國家對學(xué)校檔案工作的要求，制定盡可能完善的管理制度。其次，建立健全的符合本校實際情況的檔案管理體制，形成檔案管理工作網(wǎng)。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制，并將檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制貫穿學(xué)校發(fā)展建設(shè)全過程。形成以學(xué)校發(fā)展建設(shè)為管理核心，各級領(lǐng)導(dǎo)層層把關(guān)的管理體制。該體制是由分管領(lǐng)導(dǎo)進行整體控管，檔案室負責(zé)人具體負責(zé)指導(dǎo)，檔案管理員負責(zé)落實工作，各部門負責(zé)人負責(zé)監(jiān)控、指導(dǎo)、合理安排本部門的檔案管理工作。

3.3 提高檔案管理員素質(zhì)，增強自信心

隨著高職院校的發(fā)展需要，檔案員的專業(yè)技能要求也越來越嚴格，水平要求越來越高。為增強檔案管理員的檔案意識和提高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，應(yīng)采取多種方式，加強檔案知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)。一是定期培訓(xùn)。高職院校要結(jié)合國家對高職院校檔案管理的具體要求，對檔案員進行定期與不定期的專業(yè)培訓(xùn)，增加檔案員對檔案管理工作的熟練程度，提高檔案員的業(yè)務(wù)水平。二是走出去學(xué)。首先是積極參加檔案業(yè)務(wù)部門開展的檔案管理培訓(xùn)活動;其次是增加高職院校之間的檔案管理工作交流學(xué)習(xí)機會，多組織專、兼職檔案管理員到其他高校參觀學(xué)習(xí)，吸取成功經(jīng)驗，與時俱進為學(xué)校的檔案管理工作開創(chuàng)新思路、新方法。三是請進來教。邀請檔案業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、專家上門指導(dǎo)，提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)。四是適當(dāng)激勵。針對專、兼職檔案員的工作表現(xiàn)，制定一系列的激勵措施。比如對作出創(chuàng)新貢獻的、工作能力突出的檔案員給予相應(yīng)的獎勵。獎勵可以采取精神或物質(zhì)的方式，盡量利用提拔晉升、分發(fā)獎金、精神激勵等具體方法，也可以是評審職稱或崗位競聘時能加分的獎勵。

3.4 加強軟件硬件建設(shè)，實現(xiàn)數(shù)字化創(chuàng)新管理

首先，檔案管理員要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，使檔案管理工作得到必要的財力、人力和物力的保障，給檔案管理工作提供堅實的后盾。其次，檔案管理員要充分熟悉檔案管理的規(guī)范，根據(jù)規(guī)范配備所有檔案管理工作所需的軟件和硬件。如檔案管理系統(tǒng)、檔案柜、掃描儀、滅火器、報警器、溫濕度記錄儀、防磁柜、消毒機、抽濕機、空調(diào)等，為檔案的保管奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。為檔案管理工作現(xiàn)代化、規(guī)范化、信息化管理提供良好的平臺。

綜上，新時期下，高職院校要謀求長遠的發(fā)展，必先提升檔案管理意識，加強檔案管理體制建設(shè)，從而協(xié)調(diào)解決檔案管理工作發(fā)展的不充分問題，逐步改變檔案室資源不平衡問題，化解檔案管理工作發(fā)展不完善問題。構(gòu)建高職院校更安全、開放、精準(zhǔn)、高效的檔案資源管理工作新體系，讓高職院校的發(fā)展之路走得更輝煌。