電子檔案在單位檔案管理中的有效運(yùn)用

摘 要：電子檔案是信息化時(shí)代，檔案管理發(fā)展的主要趨勢，尤其針對(duì)金融業(yè)的檔案管理，通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的共享和利用，提高檔案管理效率的同時(shí)還能降低人員成本，是金融企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)代化管理的一個(gè)重要手段。因此，本文對(duì)電子檔案在檔案管理中的運(yùn)用進(jìn)行研究，試圖為之提供行之有效的可行性建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案;檔案管理;管理體制

檔案的形式和內(nèi)容具有一些原始的標(biāo)記，其中包括形成日期、簽名以及檔案本身物質(zhì)載體的形式，這些原始的印記充分體現(xiàn)了檔案的記錄性質(zhì)，并且決定了檔案管理工作的獨(dú)特性。檔案管理主要是通過科學(xué)的理論和方法進(jìn)行收集、保管、整理和開發(fā)利用各種門類和載體的檔案。在信息化時(shí)代，電子檔案在金融業(yè)檔案管理中的應(yīng)用越來越普遍，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的綜合利用，提升檔案管理工作效率的同時(shí)降低檔案管理工作的人力成本。電子檔案管理依托于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)大了檔案數(shù)據(jù)采集的容量，巨大的信息量使得檔案的描述內(nèi)容更加繁瑣。此外，電子文件的數(shù)據(jù)單元可以隨時(shí)隨地進(jìn)行拆分和組合，這就使得掌握數(shù)據(jù)單元的來源信息尤為重要。

1 電子檔案特點(diǎn)及優(yōu)勢評(píng)價(jià)

電子檔案區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，主要是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，在互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息傳播，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位?，F(xiàn)階段，電子檔案所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶以及光盤。電子檔案歸檔主要通過磁帶和光盤完成。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，電子檔案很大一部分通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行資源共享，這就使得電子檔案文件既可以存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)空間，提高了檔案利用的便利性。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案信息具有非人工識(shí)讀性、信息存儲(chǔ)的高密度性、信息與載體之間的可分離性、多種信息媒體的繼承性以及系統(tǒng)依賴性等特點(diǎn)。

信息化時(shí)代，電子技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速向各行各業(yè)滲透，傳統(tǒng)的紙張工作環(huán)境正在向電子環(huán)境遷移，并且朝著無紙化、電子化方向發(fā)展。在電子信息高速發(fā)展的大背景下，電子文件種類日益豐富，包括電子檔案、數(shù)據(jù)庫文件、視頻文件，電子文件格式多樣化、更新速度快，在各部門以及各領(lǐng)域當(dāng)中，電子檔案的應(yīng)用更加廣泛。

在電子檔案管理過程中，人、系統(tǒng)以及技術(shù)是密不可分，相互影響的整體，需要對(duì)其進(jìn)行集成化管理，而人是最主要，也是最具影響的因素。越來越多的企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，將電子檔案管理納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略以及配套的保障體系當(dāng)中。在電子檔案管理當(dāng)中建立一個(gè)更加全和科學(xué)的系統(tǒng)，變革傳統(tǒng)的檔案管理方法，在信息化時(shí)代重塑檔案管理的角色，并將其應(yīng)用于實(shí)際生產(chǎn)當(dāng)中，每個(gè)人都要成為檔案管理的參與者，承擔(dān)行營的社會(huì)責(zé)任。電子檔案管理技術(shù)的進(jìn)步要求檔案管理從業(yè)人員劇本新的技術(shù)和能力，尤其是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)增長迅猛，電子檔案出現(xiàn)冗余過載現(xiàn)象，由此導(dǎo)致大量的數(shù)據(jù)信息缺乏背景信息，檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性難以保證，而對(duì)于檔案管理人員而言，從大量的電子檔案中確定出有價(jià)值的數(shù)據(jù)就顯得格外困難。因此，探索符合時(shí)代潮流的電子檔案管理的技術(shù)勢在必行。

2 電子檔案管理模式的運(yùn)用

我國關(guān)于電子檔案管理的研究從20世紀(jì)80年代開始起步的，現(xiàn)階段關(guān)注的重點(diǎn)是開發(fā)相關(guān)核心技術(shù)和產(chǎn)品，改善我國電子檔案管理的整體水平。電子檔案是開展業(yè)務(wù)活動(dòng)所需要的重要信息元，這些信息可以為業(yè)務(wù)決策以及后續(xù)活動(dòng)提供有力支持，因此，檔案的完整和安全是檔案管理工作的基本要求。下面就對(duì)電子檔案管理的運(yùn)用進(jìn)行闡述：

2.1 文檔信息利用一體化建設(shè)

文檔信息利用一體化建設(shè)，可以直接通過文檔檢索系統(tǒng)查找所需要的文件檔案。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨成熟的今天，辦公自動(dòng)化程度越來越高，檔案管理也逐漸朝著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，在辦公自動(dòng)化條件下，人們可以隨時(shí)隨地通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件傳輸，文件和檔案之間不再有明確的劃分界限，利用文檔一體化管理軟件，人們可以隨時(shí)將已處理完畢的文件歸檔。文檔一體化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)電子文件全過程管理的重要平臺(tái)，在文檔一體化系統(tǒng)中，可以對(duì)電子文件的產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔管理或者銷毀的全過程實(shí)施管理和控制，確保電子文檔的真實(shí)性和完整性。

2.2 電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

加強(qiáng)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，從電子檔案管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、管理制度標(biāo)準(zhǔn)化入手，對(duì)電子檔案自身標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，電子檔案的載體以及格式將是核心部分，元數(shù)據(jù)作為描述電子檔案存在的數(shù)據(jù)單元，僵尸推進(jìn)電子檔案自身標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重點(diǎn)。在電子檔案管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面，需要進(jìn)一步明確電子檔案管理系統(tǒng)的功能需求標(biāo)準(zhǔn)及其實(shí)現(xiàn)方式，可以借鑒國外成熟的電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。在電子檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面，可以從頂層設(shè)計(jì)、基層建設(shè)、區(qū)域協(xié)作三個(gè)方面進(jìn)行重點(diǎn)研究。

2.3 電子檔案的安全化管理

在信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)給人們提供了信息資源共享的平臺(tái)，帶給人們更多便利的同時(shí)，安全問題也成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)。在電子檔案管理工作中，構(gòu)建系統(tǒng)、健全的安全保障體系，對(duì)企事業(yè)單位尤其是金融業(yè)有著非常重要的意義。確保電子檔案的安全性，是需要保護(hù)其中每一個(gè)客戶信息的完整性和隱私，在硬件方面，需要通過服務(wù)器運(yùn)行狀態(tài)監(jiān)控來實(shí)時(shí)監(jiān)控硬件設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài);網(wǎng)絡(luò)安全方面，需要對(duì)存儲(chǔ)在服務(wù)器中的電子檔案進(jìn)行定期檢測和掃描，避免感染病毒，同時(shí)通過防火墻來保障內(nèi)外網(wǎng)的安全。另外，電子檔案管理當(dāng)中，人是關(guān)鍵要素，檔案管理人員要提高自身的安全素養(yǎng)和安全管理意識(shí)，防患于未然。

3 總結(jié)

綜上所述，信息化時(shí)代數(shù)據(jù)信息不斷擴(kuò)增，人們工作生活記錄以及交流和業(yè)務(wù)辦理過程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，其中長期保存的部分成為檔案。檔案作為一種重要的信息源，已經(jīng)成為企業(yè)管理的重點(diǎn)，對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)、傳遞、利用提出了更高的要求。電子檔案的出現(xiàn)帶給人們更多方便的同時(shí)，也給管理者帶來了一些困擾，電子信息更靈活、安全風(fēng)險(xiǎn)較大，企業(yè)需要獲取準(zhǔn)確有效的信息，就需要進(jìn)行科學(xué)管理。

參考文獻(xiàn)

[1]于春琳.事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐中的電子檔案管理做法研究[J].才智，2018（22）.

[2]李偉郴.云會(huì)計(jì)環(huán)境下行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理探析[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2019（22）.

[3]李福來.事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)[J]..黑龍江科技信息，2017（15）.

[4]崔家山.事業(yè)單位檔案管理中電子檔案的運(yùn)用探尋[J].才智，2018（13）.

作者簡介

張曉靜，女，本科，中國人民銀行濟(jì)南分行，研究方向：檔案管理。