新形勢(shì)下醫(yī)院檔案精細(xì)化管理措施探究

曾慧婷

摘 要：當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中還存在很多問(wèn)題，包括檔案管理模式落后，管理效率不高，信息化建設(shè)滯后等，這樣就容易造成檔案資源利用率不高，不利于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。對(duì)此醫(yī)院要注重采取精細(xì)化管理措施，讓檔案管理各環(huán)節(jié)工作都得到規(guī)范，提升檔案管理工作質(zhì)量，更好的將醫(yī)院檔案的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。本文將簡(jiǎn)述醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的意義，然后分析了醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀，最后提出了新形勢(shì)下醫(yī)院檔案精細(xì)化管理措施。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);醫(yī)院檔案;精細(xì)化管理

近年來(lái)我國(guó)醫(yī)療體制改革日益深化，醫(yī)療服務(wù)水平也有了大幅度提升，醫(yī)院之間面臨著更加激烈的競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)。檔案管理作為醫(yī)院的一項(xiàng)重要管理工作，為醫(yī)院的發(fā)展提供了豐富、可靠的數(shù)據(jù)信息。對(duì)此可以將精細(xì)化管理理念融入到醫(yī)院檔案管理工作中，解決傳統(tǒng)檔案管理模式下的各種問(wèn)題，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的意義

精細(xì)化管理最開(kāi)始被應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理中，是一種注重“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”理念的管理方法。企業(yè)通過(guò)加強(qiáng)對(duì)員工的培養(yǎng)，促使他們職業(yè)素養(yǎng)不斷提升，掌握更多專(zhuān)業(yè)技能，并對(duì)工作流程進(jìn)行優(yōu)化與細(xì)化，促使各部門(mén)與員工之間加強(qiáng)溝通與協(xié)作。這樣企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)效益才能提升，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展的目標(biāo)[1]。對(duì)醫(yī)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)，主要目標(biāo)是為醫(yī)院日常工作所服務(wù)，利用精細(xì)化管理措施，能夠保證檔案管理規(guī)范、有序進(jìn)行，進(jìn)而提升檔案利用效率。在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理過(guò)程中，不僅可以集中、清晰和完整的對(duì)醫(yī)療、科研、管理等檔案信息進(jìn)行歸集與反映，也加快了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)步伐，讓醫(yī)護(hù)人員、患者和上級(jí)部門(mén)等獲得更加優(yōu)質(zhì)與及時(shí)的檔案服務(wù)。精細(xì)化理念的運(yùn)用有利于檔案管理工作更高效的開(kāi)展，確保最大限度發(fā)揮出醫(yī)院檔案的價(jià)值。

2 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)變得越來(lái)越激烈，很多醫(yī)院以經(jīng)營(yíng)管理為工作重點(diǎn)，將目光放在經(jīng)濟(jì)效益上，在很多時(shí)候都忽視了檔案管理工作，未將建立的檔案管理制度落到實(shí)處，不能有效約束各檔案管理人員行為，也影響了檔案管理工作質(zhì)量與效果。此外，醫(yī)院在學(xué)術(shù)研究、交流活動(dòng)等方面也需要利用檔案，才能獲得相應(yīng)參考依據(jù)，這需要提升檔案管理工作質(zhì)量，保證各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)正常進(jìn)行，為醫(yī)院健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)?，F(xiàn)在很多醫(yī)院在檔案管理方面還顯得比較粗放，不能保證檔案管理的質(zhì)量與效率，容易導(dǎo)致檔案發(fā)生破損、丟失等情況。也有的醫(yī)院在檔案管理中未實(shí)行精細(xì)化管理措施，各部門(mén)缺乏有效配合，為檔案收集、整理等工作帶來(lái)了不利影響。在我國(guó)醫(yī)療體制改革過(guò)程中，醫(yī)療服務(wù)水平也越來(lái)越高，醫(yī)療數(shù)據(jù)信息日益增多，這大幅度提升了檔案管理工作難度。尤其是在信息化時(shí)代下，很多醫(yī)院在檔案管理中缺乏引入新技術(shù)，忽視檔案信息化建設(shè)，也不利于檔案精細(xì)化管理的正常進(jìn)行。

3 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案精細(xì)化管理措施

3.1 檔案歸檔要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化

在醫(yī)院檔案歸檔、整理等環(huán)節(jié)上，也要注重融入精細(xì)化理念，從醫(yī)院醫(yī)療、科研等工作出發(fā)，做好檔案收集與整理工作，讓所有歸檔材料都做到完整性與科學(xué)性。針對(duì)各類(lèi)型檔案而言，應(yīng)該運(yùn)用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行收集與管理，這樣才能確保檔案類(lèi)別更加清晰。醫(yī)院要結(jié)合各檔案的等級(jí)和類(lèi)別，及時(shí)作出分類(lèi)與歸檔，將檔案歸檔過(guò)程也準(zhǔn)確記錄下來(lái)，避免檔案出現(xiàn)損壞、丟失等問(wèn)題，也防止歸檔錯(cuò)誤的發(fā)生。在檔案精細(xì)化管理過(guò)程中，醫(yī)院也要積極運(yùn)用電子數(shù)據(jù)化管理措施，這樣才能讓檔案管理更具條理性、細(xì)致性與完整性，也保證了醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提升[2]。醫(yī)院要在檔案管理中加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保證組織到位、認(rèn)識(shí)到位、措施到位，增加檔案設(shè)施投入，檔案室要配置計(jì)算機(jī)、空調(diào)、復(fù)印件、消毒柜、密集柜等設(shè)施，不斷完善檔案管理硬件，為檔案精細(xì)化管理創(chuàng)造有利條件。

3.2 制定檔案精細(xì)化管理制度

在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該加快體制建設(shè)速度，保證檔案管理效率與質(zhì)量的提升，滿足新形勢(shì)下對(duì)醫(yī)院檔案管理提出的要求。為從整體上提升醫(yī)院檔案管理水平，應(yīng)該盡快建立并完善《檔案保管制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案材料歸檔制度》等檔案管理制度，為檔案精細(xì)化管理打下基礎(chǔ)。在制定醫(yī)院檔案管理制度的過(guò)程中，應(yīng)該將精細(xì)化管理理念體現(xiàn)出來(lái)，將檔案管理內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等明確下來(lái)，保證檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化[3]。醫(yī)院也要嚴(yán)格實(shí)行《檔案人員崗位責(zé)任制》，加大對(duì)檔案管理人員的考核力度，落實(shí)有效的獎(jiǎng)懲措施，促使其注意檔案工作的時(shí)效性與動(dòng)態(tài)管理。醫(yī)院在各項(xiàng)檔案管理制度實(shí)施中要注意不斷調(diào)整，借助PDCA分析法進(jìn)行改進(jìn)，確保真正將檔案精細(xì)化管理制度的作用體現(xiàn)出來(lái)。

3.3 加強(qiáng)檔案管理方式創(chuàng)新

以往醫(yī)院檔案管理比較粗放，存在著很大的盲目性和隨意性特點(diǎn)，容易讓檔案數(shù)據(jù)發(fā)生損壞、丟失等問(wèn)題，為檔案管理工作效果造成了諸多不利因素。而在檔案精細(xì)化管理理念下，需要檔案管理人員樹(shù)立新的理念，在管理方式上加強(qiáng)創(chuàng)新，確保檔案管理質(zhì)量和效率得到提升。第一，隨著檔案資料收集的進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)順序記錄醫(yī)院各科室檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)將檔案收集的數(shù)量、時(shí)間和內(nèi)容等明確下來(lái)。第二，醫(yī)院檔案歸檔過(guò)程中同類(lèi)文件要一起保存，并結(jié)合文件內(nèi)部差異作出排序，保證檔案規(guī)范更加規(guī)范與合理。此外，要想讓醫(yī)院檔案更加完整，也要安排專(zhuān)人對(duì)檔案歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督，防止在檔案管理中出現(xiàn)疏漏。第三，對(duì)醫(yī)院檔案借閱來(lái)說(shuō)，相關(guān)人員必須得到本部門(mén)批條才能借閱，同時(shí)對(duì)借閱人、借閱檔案、借閱時(shí)間和歸還時(shí)間等進(jìn)行準(zhǔn)確、全面的記錄。通過(guò)采取這種方法，能夠解決檔案丟失、歸檔不及時(shí)等現(xiàn)象，讓醫(yī)院檔案管理質(zhì)量得到提升，真正將檔案的作用體現(xiàn)出來(lái)。

3.4 增加信息化設(shè)施投入

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后，醫(yī)院各部門(mén)每天都會(huì)形成大量數(shù)據(jù)信息，這極大增加了檔案管理工作難度。在傳統(tǒng)檔案管理模式，已經(jīng)無(wú)法保證檔案管理的效率，出現(xiàn)了很多弊端，不能達(dá)到新形勢(shì)下醫(yī)院發(fā)展的要求。這要求醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)上提高重視程度，不斷優(yōu)化檔案信息化管理體系，在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，讓檔案實(shí)現(xiàn)批量處理和自動(dòng)分類(lèi)，保證數(shù)據(jù)處理的效率和質(zhì)量[4]。信息化背景下醫(yī)院也要加快網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)速度，將各科室管理權(quán)限明確下來(lái)，這樣在各科室權(quán)限范圍內(nèi)能夠高效的傳輸與借閱，這樣醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量才能得到提升。要想讓醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)更加安全，也要充分應(yīng)用云備份技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)，這樣在系統(tǒng)發(fā)生故障后能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，解決數(shù)據(jù)丟失和破壞的問(wèn)題，為今后檔案服務(wù)工作奠定良好基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，新形勢(shì)下對(duì)醫(yī)院檔案管理工作有了更高要求，必須在傳統(tǒng)檔案管理模式上加強(qiáng)創(chuàng)新，充分發(fā)揮出精細(xì)化管理措施的作用，讓檔案收集、整理、歸檔、保存和利用等環(huán)節(jié)更加規(guī)范有序開(kāi)展。同時(shí)醫(yī)院也要將檔案管理人員職責(zé)和義務(wù)確定下來(lái)，制定完善的檔案管理制度，保證精細(xì)化管理措施在檔案工作中的順利實(shí)施，從而更好的為醫(yī)院發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]石紹忠.精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（14）：77.

[2]胡楠.精細(xì)化管理與公立醫(yī)院檔案建設(shè)探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（13）：93.

[3]王旭飏.醫(yī)院電子檔案精細(xì)化管理策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（08）：139.

[4]朱曉偉.精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析[J].陜西檔案，2018（03）：33-34.