將信息化建設(shè)運(yùn)用于企業(yè)檔案管理

潘越 歐陽力科

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)逐步走向成熟，并廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)生活當(dāng)中，辦公逐步自動化、信息化。檔案管理也不例外，積極將信息化技術(shù)運(yùn)用于檔案建設(shè)當(dāng)中，提高檔案管理質(zhì)量，讓檔案管理跟上時代步伐，進(jìn)而提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。本文簡要講解了檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢，探討了如何進(jìn)行信息化建設(shè)，并討論了檔案管理信息化建設(shè)的深入優(yōu)化，以期為相關(guān)研究提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);檔案管理;企業(yè)

檔案信息化管理，就是充分運(yùn)用信息化技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案電子、檔案信息化，進(jìn)而更好儲存、管理、整合、共享檔案。相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，他能夠?qū)崿F(xiàn)信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、檢索自動化，具有占用空間小、傳播速度快、操作便捷等特點(diǎn)。

1 檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

1）實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化，就是將所有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，他是檔案管理信息化的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，對紙質(zhì)文件進(jìn)行管理，要想實(shí)現(xiàn)信息化管理，就必須將這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，然后通過計算機(jī)對這些檔案進(jìn)行管理[1]。而且，在以后的檔案管理過程當(dāng)中，大力推行無紙化辦公，讓文件電子化、數(shù)字化。

檔案信息數(shù)字化后，存儲在電子設(shè)備當(dāng)中，所占空間大幅度減少，便于攜帶，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，占用空間龐大，保存所耗費(fèi)的資源較多;檔案的數(shù)字信息可以在光纖中傳輸，速度極快。

2）實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，都是面對面進(jìn)行的，也就是說，相關(guān)人員必須要到指定地點(diǎn)，對相關(guān)檔案進(jìn)行檢索、查閱等操作，這種傳統(tǒng)的檔案管理翻身，效率低下，消耗時間長。實(shí)行檔案信息化管理后，就會以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，實(shí)行信息傳播，借閱人員可以在網(wǎng)上進(jìn)行檢索、查閱，速度快，不容易出錯，辦事效率高。而且借閱人員，不需要到指定地方，只需要在網(wǎng)上入口進(jìn)入，就可以查閱，非常方便，一些在外工作人員也可以正常辦公。

3）實(shí)現(xiàn)檔案檢索自動化。在以往的檔案管理中，檔案檢索比較麻煩，信息查詢效率低，花費(fèi)時間長。實(shí)現(xiàn)檔案信息化后，直接通過電腦查詢，檢索速度快，準(zhǔn)確度高，消耗的人力資源非常少，大幅度提高了工作效率。此外，還可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索，打開一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦即可工作，非常方便。

4）檔案資料具有完整可靠。綜合性是檔案信息化管理的一大特點(diǎn)，通過該信息化管理、自動化辦公，能夠有效收集辦公過程中產(chǎn)生的文件，并對其進(jìn)行歸檔、管理，結(jié)合資料的特點(diǎn)，保留其審批修改流程，讓資料更加完整。另外，在管理過程中，可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行分層，將其分為企業(yè)檔案庫和部門檔案庫，讓各部門有自己的存儲空間，讓各部門自己進(jìn)行管理，進(jìn)而完整的保持部門資料，提升資料的完整性[2]。

2 如何進(jìn)行信息化建設(shè)

1）改變傳統(tǒng)的檔案管理思想。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須要轉(zhuǎn)變管理思想，讓思想跟上現(xiàn)代化腳步。若檔案管理人員思想不夠先進(jìn)，缺乏現(xiàn)代化意識，那么在實(shí)際檔案信息化建設(shè)過程中，思維存在一定的局限，其建設(shè)進(jìn)度就會受到影響 。

2）重視硬件設(shè)備建設(shè)。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，就必須要有相應(yīng)的硬件條件，如計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、掃描儀等等，這些現(xiàn)代化辦公設(shè)備是必須要準(zhǔn)備好的。因此，在實(shí)際檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況，劃撥一定的資金，將這些必備設(shè)備準(zhǔn)備齊全，為檔案管理信息化建設(shè)打下硬件基礎(chǔ)。

3）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。管理制度是檔案管理信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，良好的管理制度，能夠讓其形成良性循環(huán)，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。在進(jìn)行制度建設(shè)時，應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，設(shè)立適應(yīng)信息化建設(shè)的制度。一方面對檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范，對整個檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，完善相關(guān)的管理技術(shù)，同時對電子檔案的細(xì)節(jié)操作進(jìn)行管理，設(shè)定相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，要做好安全防范，制定相應(yīng)的安全管理措施和規(guī)章制度，加強(qiáng)重要文件的保密管理，讓各檔案的安全性得到保證，同時還要確保其完整性[3]。

4）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)也是非常重要的，想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，就必須有與之相匹配的管理人才和隊(duì)伍。在思想意識方面，相關(guān)工作人員需要有信息化意識，能夠適應(yīng)信息化管理和操作。在技能水平方面，熟練掌握相關(guān)的計算機(jī)知識，熟練運(yùn)用檔案管理相關(guān)軟件，能夠快速的完成歸檔、登記、檢索等操作，此外，還需要有一定的安全防護(hù)意識，能夠做好網(wǎng)絡(luò)安全管理，讓檔案信息安全可靠，確保檔案完整。另外，企業(yè)可以定期開展教育培訓(xùn)工作，提高工作人員的思想意識，提高他們的技能水平，

3 深入優(yōu)化

1）對檔案的應(yīng)用進(jìn)行優(yōu)化。在實(shí)際工作當(dāng)中，可以將一部分檔案信息分享給相關(guān)工作人員，并對其設(shè)置查看權(quán)限，讓其能夠查看與自身職責(zé)、權(quán)限相符合的企業(yè)資料。對于一些重要資料，提高它們的查看權(quán)限，提高保護(hù)等級，讓重要資料得以保密。工作人員在工作時，還可以在里面添加一些自己的工作任務(wù)，完成之后往上提交，讓小組成員也能夠及時了解工作進(jìn)度，進(jìn)而更好的完成作業(yè)。

另外，還可以建立“云端”服務(wù)，提高各工作部門的作業(yè)效率，就以人力資源管理部門來說，在作業(yè)過程中，會涉及到許多檔案資料，人力資源管理部門的工作人員，若是在自己的空間進(jìn)行作業(yè)，則會降低作業(yè)效率，他們可以借助企業(yè)“云端”，實(shí)現(xiàn)“在線”作業(yè)，操作完成之后，直接保存到企業(yè)“云端”，需要查詢、打印這些資料時，相關(guān)工作人員直接登錄即可，非常方便，這在一定程度上，能夠大幅度提升企業(yè)的工作效率，提升企業(yè)的市場競爭力。

2）優(yōu)化檔案體系。建立一個完善的檔案體系，每一個員工都有自己的賬號，都能登錄到檔案系統(tǒng)當(dāng)中，查看自己的相關(guān)信息，同時還能夠查閱企業(yè)相關(guān)資料，將檔案管理延伸入知識管理，讓企業(yè)長久發(fā)展下去。因此，在檔案管理過程中，需要建立一個完整的管理體系，將信息和個人、信息和信息聯(lián)系起來，在通過網(wǎng)絡(luò)的方式，讓信息在企業(yè)內(nèi)部高速傳播。

在檔案管理過程中，可以對檔案進(jìn)行分類，如從工作內(nèi)容、部門等進(jìn)行劃分，將其分為市場部、銷售部、管理部等，讓企業(yè)在信息化管理中更加高效，同時，讓檔案管理體系清晰明了，各部門責(zé)任明確，相應(yīng)的檔案資料也可以細(xì)分，讓各員工更加便捷的查找自己所需要的文件，提高作業(yè)效率[4]。

4 結(jié)語

檔案管理信息化是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，是社會發(fā)展的必然要求。企業(yè)為加強(qiáng)檔案管理，提高作業(yè)效率，增強(qiáng)自己的市場競爭力，就必須實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。結(jié)合企業(yè)的基本情況，對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，深入優(yōu)化，進(jìn)而讓企業(yè)獲得全方位的信息管理。企業(yè)必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，這樣才能跟上時代步伐，不斷向前進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]王淑芬.關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].蘭臺世界，2016，3（22）：134-136.

[2]劉捷.中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)思考[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報，2015.13（8）：79-82.

[3]劉莉.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].商，2016，（26）：334-338.

[4]李雪.新形勢下加強(qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的思考[J].江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2016，（3）：189-193.

作者簡介

潘越（1987-），男，本科，初級職稱，研究方向：企業(yè)檔案管理。

歐陽力科（1982-），男，本科，中級職稱，研究方向：油氣管道安全管理。