新形勢下如何做好辦公室保密工作

萬麗英

[摘 要]互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的推廣應用以及辦公系統(tǒng)的研發(fā)升級在一定程度上加快了無紙化辦公時代的到來，在提高辦公室信息收集整理以及傳播應用速度的同時，也增加了辦公室數(shù)據(jù)信息被竊取的概率。本文總結(jié)了當前石化企業(yè)辦公室保密工作開展過程中出現(xiàn)的主要問題，在結(jié)合現(xiàn)階段辦公室工作模式發(fā)展趨勢的基礎上，為提高辦公室保密工作水平而提出一些合理化的建議與意見。

[關(guān)鍵詞]新形勢;辦公室;保密工作

辦公室工作是石化企業(yè)運營管理體系中必不可少的組成部分，辦公室工作涉及范圍較廣，既包含了企業(yè)日常管理工作，也涉及公司重大決策的傳達以及機密文件的整理?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)在提高辦公室工作水平與工作效果的同時，也為違法分子竊取公司機密信息以及辦公室人員散播公司機密信息提供了更多的途徑與渠道，因此，企業(yè)應加強對辦公室保密工作的重視度，避免因公司機密信息被泄露或者被竊取而給公司造成巨大經(jīng)濟損失。企業(yè)應在改革原有辦公室保密機制的基礎上，不斷完善辦公系統(tǒng)安全防范措施以及提高辦公室人員保密意識，從而為發(fā)揮辦公室工作的保密職能奠定基礎。

一、分析現(xiàn)階段辦公室保密工作模式的不足之處

1.辦公室保密工作涉及內(nèi)容較為煩瑣，增加了辦公室保密工作的難度。辦公室工作內(nèi)容涵蓋了公司人事調(diào)動信息、員工福利待遇以及重要決策通知等內(nèi)容，由此可以看出辦公室所掌握數(shù)據(jù)信息數(shù)量之多以及規(guī)模之龐大，降低了辦公室數(shù)據(jù)信息的可操控性。辦公室工作服務對象以公司所有員工為主，其中也包括公司外聘人員、兼職人員等，這無形之中提高了辦公室工作服務對象的多元化與差異化。同時，這也擴大了泄露辦公室數(shù)據(jù)信息的影響范圍。

2.辦公室人員的保密意識與責任意識有待加強。辦公室保密工作人員的專業(yè)能力與保密能力并不高，甚至沒有接受過保密工作相關(guān)的職業(yè)培訓，以至于少數(shù)辦公室人員會在無意之中泄露公司機密。還有一些保密工作人員沒有明確其工作內(nèi)容與工作職責，甚至認為泄露公司機密并不會給公司造成任何的損失，于是對保密工作存在輕視或者忽視心理，經(jīng)常有意或者無意的泄露公司機密信息。

3.辦公室保密工作相關(guān)機制并不健全。部分公司辦公室工作保密機制并不完善，原有的辦公室工作保密機制早已無法適應新時期對提高辦公室保密工作標準的基本要求。加之，部分公司領導沒有認識到保密工作對企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展的重要性，降低了對辦公室保密工作的要求和標準，這些都導致辦公室保密機制形同虛設，弱化了保密機制對辦公室保密工作的促進作用與約束作用。

二、新形勢下做好辦公室保密工作的途徑

1.加強辦公室保密工作人員隊伍建設。公司應進一步完善辦公室保密工作人員的業(yè)務培訓機制，提高保密工作人員培訓內(nèi)容的針對性以及培訓計劃的持續(xù)性，定期組織保密工作人員參加法律、文秘、企業(yè)管理等不同領域的業(yè)務培訓活動，要求保密工作人員熟悉企業(yè)保密條例，拓寬保密工作人員提升專業(yè)素質(zhì)與綜合能力的途徑，不斷強化保密工作人員的保密意識、責任意識以及危機意識，實現(xiàn)保密工作人員業(yè)務素養(yǎng)與業(yè)務技能的持續(xù)提升。另外，還應加強職業(yè)道德方面的教育，促使保密工作人員轉(zhuǎn)變原先敷衍工作態(tài)度，更加踏實認真地工作。

2.創(chuàng)新保密工作人員的培訓模式。不僅要學習企業(yè)以及相關(guān)部門制定的保密條例，還應利用多媒體等現(xiàn)代化設備來詳細講解分析典型泄密案例，在積累保密工作經(jīng)驗的同時，也應吸取案例事件的教訓。加強對當前辦公室管理模式的分析研究，把握保密工作未來發(fā)展方向以及發(fā)展趨勢，并以此為基礎來調(diào)整保密培訓方案。加強保密人員保密理論知識的學習力度，提高保密工作人員的政治敏銳性與警惕性;學習保密工作相關(guān)的各項法律法規(guī)，提高保密人員保守公司秘密的自覺性與主動性;同時，公司還應加強保密培訓活動與辦公室日常工作的關(guān)聯(lián)性，從而提高辦公室保密工作的常態(tài)化。

3.提高辦公室保密工作相關(guān)制度的科學性與完善性。企業(yè)還應主動調(diào)整和完善辦公室工作保密制度，提高對保密工作人員的要求與標準，明確保密人員的工作內(nèi)容以及工作范圍，避免因保密工作人員之間工作界線混亂而出現(xiàn)相互推諉等情況，將保密工作內(nèi)容具體落實到人。完善辦公室保密工作人員績效考核機制與獎懲機制，處罰那些出現(xiàn)工作失誤或者泄露公司機密的員工，獎勵那些勤勤懇懇工作、嚴守公司機密信息的員工，提高保密工作人員獎懲機制的公平性。

4.及時更新辦公軟件與辦公設備。公司應加強對這些設備與系統(tǒng)的保密管理力度，提高保密工作人員所使用的辦公設備以及辦公系統(tǒng)的安全性，對保密工作人員使用的信息系統(tǒng)與設備進行分級保護，不同等級的信息系統(tǒng)與設備對應著不同力度的保護標準與保護措施，必要時，可以將保密設備與公司其他辦公設備進行隔離。對于保密工作人員正在使用的計算機和已經(jīng)被淘汰的計算機應進行統(tǒng)一規(guī)范的管理和維修，避免維修人員利用維修計算機的時機來復制或者竊取公司機密信息，維修人員在維修計算機時必須有保密工作人員的陪同，而不能獨立維修計算機。對于淘汰的計算機應由專門人員來清楚信息以及登記手續(xù)等，并交由專門的部門來進行統(tǒng)一的銷毀。另外，公司還應及時更新和淘汰那些已經(jīng)無法使用或者性能較差的辦公設備與辦公系統(tǒng)，購買性能更全、功能更加強大以及安全性更高的辦公設備，邀請專門人員對公司辦公系統(tǒng)進行調(diào)研分析，及時發(fā)現(xiàn)辦公系統(tǒng)存在的安全漏洞與安全隱患，并采用根本性的措施來消除辦公系統(tǒng)潛在的安全隱患。

5.轉(zhuǎn)變公司管理人員對辦公室保密工作的錯誤認知。公司管理人員應主動學習保密條例，真正認識到保密工作對企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展的重要意義，不斷提高對辦公室保密工作的重視度，適當?shù)奶岣弑Ｃ芄ぷ髟谵k公室日常工作以及公司運營管理體系中的地位，適當?shù)脑黾颖Ｃ芄ぷ鞯馁Y金與人員投入，不僅可以在公司內(nèi)部形成人人保密的良好氛圍，也有助于提升保密工作人員的工作自豪感與成就感，激發(fā)保密工作人員的工作熱情，提高保密工作人員工作的積極性與主動性。

6.提高辦公室保密人員使用自動化辦公設備的能力。公司應對保密人員進行統(tǒng)一集中的自動化辦公設備方面的培訓，讓保密工作人員學習掌握更多使用現(xiàn)代化辦公設備的方法與技能。同時，還應加強對U盤等具有存儲以及恢復功能移動存儲介質(zhì)的監(jiān)管力度，并對這些設備進行統(tǒng)一編號，做好設備基本信息的記錄，避免因移動存儲介質(zhì)丟失等原因而造成數(shù)據(jù)信息的泄露。同時，還應檢查維修移動存儲介質(zhì)，定期查殺病毒，減少保密計算機感染各種病毒的可能性。

7.做好保密預防工作。公司可以將整個辦公系統(tǒng)劃分為保密信息系統(tǒng)與非保密信息系統(tǒng)兩種，其中，保密系統(tǒng)專門用于處理與保管公司機密信息，而非保密系統(tǒng)則用于公司日常管理運營工作。公司應進一步完善辦公自動化設備維護管理制度，提高辦公室網(wǎng)絡運行管理水平，加強辦公室機密信息泄露事件追究機制，及時發(fā)現(xiàn)并快速處理公司泄密事件，從而將公司損失降低到最小。另外，公司還應優(yōu)化保密人員崗位結(jié)構(gòu)，既可以從公司隊伍中選聘那些思想政治素養(yǎng)較高、保密意識較高以及工作能力較強的員工來擔任保密工作崗位，也可以通過創(chuàng)新公司保密人員招聘模式來充實保密隊伍，最大限度地提高辦公室保密人員隊伍的專業(yè)化與高水準化。

結(jié) 語

互聯(lián)網(wǎng)信息時代對辦公室保密工作而言，既是挑戰(zhàn)又是機遇。總結(jié)辦公室保密工作過程中出現(xiàn)的各種難題，正確認識保密工作對提高辦公室工作水平以及實現(xiàn)企業(yè)長遠發(fā)展目標的重要性，通過完善辦公室保密機制以及加強保密人員培訓力度等途徑來提高辦公室保密工作水平與工作質(zhì)量，最大限度地降低辦公室機密信息被泄露的概率。

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