《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章? 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

六、企業(yè)檔案保管工作要求

7.6.2 檔案入庫(kù)前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救。對(duì)于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。

對(duì)接收進(jìn)館的檔案，要先進(jìn)行消毒、除塵、去污，以防止有害物質(zhì)、蟲(chóng)霉進(jìn)入庫(kù)內(nèi)。對(duì)已損壞或有不利于永久保存因素的檔案材料進(jìn)行去污、去酸、加固、檔案字跡的顯示與恢復(fù)、檔案修裱等處理，以恢復(fù)其原來(lái)面貌，提高檔案耐久性。對(duì)易損的制成材料和字跡，可采取復(fù)印、拍照、重印副本、摘錄等方式復(fù)制，制成復(fù)制品提供使用，以保護(hù)檔案原件。

7.6.3 庫(kù)房管理

庫(kù)房是保管檔案實(shí)體的重地，根據(jù)檔案制成材料的物理和化學(xué)性質(zhì)及其變化規(guī)律，采用科學(xué)的技術(shù)方法保護(hù)檔案，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，是檔案業(yè)務(wù)工作的重要部分。

7.6.3.1 庫(kù)房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能。

檔案庫(kù)房管理要有專人負(fù)責(zé)，企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)建立庫(kù)房管理制度，要對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)外及周圍環(huán)境進(jìn)行定期保潔工作。庫(kù)房管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，應(yīng)備有防火、防盜、防塵、防蟲(chóng)、防光、防曬、防潮、防霉、防高溫等基本保護(hù)設(shè)施。

檔案庫(kù)區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期進(jìn)行檢查、更換。安全使用電器設(shè)備，對(duì)電源、線路、開(kāi)關(guān)、照明設(shè)施要定期進(jìn)行檢查，庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品，消滅一切火災(zāi)隱患。安裝火警及防盜報(bào)警裝置，并有切實(shí)可行的防盜措施，有條件的企業(yè)可安裝視屏監(jiān)視系統(tǒng)。檔案庫(kù)房不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽(yáng)措施，避免陽(yáng)光直射檔案。庫(kù)房加密封門(mén)或過(guò)渡門(mén)，配備吸塵器，除塵與防塵相結(jié)合。有條件的檔案庫(kù)房可設(shè)置空氣過(guò)濾裝置，防止污染氣體進(jìn)入庫(kù)房。此外，還應(yīng)對(duì)有害生物（霉、蟲(chóng)、鼠等）采取防護(hù)措施，墻壁、地面、頂板、框架等都要平滑無(wú)縫隙，庫(kù)房和框架內(nèi)放置防蟲(chóng)劑，建立定期蟲(chóng)霉檢查制度，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)霉及時(shí)處理。具體防護(hù)功能的技術(shù)要求詳見(jiàn)JGJ25《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》和《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》。

7.6.3.2 庫(kù)房溫、濕度應(yīng)符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15對(duì)各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記。

檔案的長(zhǎng)久保存對(duì)環(huán)境的溫濕度有一定要求，不適宜的溫濕度不僅會(huì)直接影響檔案制成材料的耐久性，而且會(huì)加速一切不利因素對(duì)檔案制成材料的破壞作用，因此，保持庫(kù)房溫濕度的基本恒定尤為重要。不同載體的檔案對(duì)保管條件還有不同要求，按照《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》的要求，檔案庫(kù)房（含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù)）的溫度應(yīng)控制在14～24℃，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)士±2℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%～60%，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)±5%，保存母片的膠片庫(kù)溫度應(yīng)控制在13～15℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%～45%。潮濕地區(qū)應(yīng)配備去濕機(jī)，專門(mén)庫(kù)房應(yīng)安裝空調(diào)設(shè)備。庫(kù)房及庫(kù)外應(yīng)安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫(kù)房?jī)?nèi)外溫濕度應(yīng)定時(shí)測(cè)記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時(shí)予以控制調(diào)節(jié)，并在《溫濕度記錄表》上做測(cè)量記錄積累庫(kù)房溫濕度變化的資料，以便掌握規(guī)律，制訂綜合管理計(jì)劃。

磁性載體檔案貯存與保護(hù)的要求較高，關(guān)于磁性載體檔案貯存前的準(zhǔn)備，包括性能要求和物理準(zhǔn)備;貯存，包括溫濕度、清潔、風(fēng)壓、防水、防火、防磁、防紫外線、放置、保養(yǎng)及維護(hù)等要求;再使用和運(yùn)輸?shù)雀鞣矫娴木唧w要求可詳見(jiàn)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-1995）第七章。

7.6.3.3 庫(kù)房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時(shí)排除隱患。

7.6.3.4 庫(kù)藏檔案應(yīng)定期清理核對(duì)，做到賬物相符。庫(kù)藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說(shuō)明。

（此部分未完待續(xù)）