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      基于大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理的機(jī)遇挑戰(zhàn)和發(fā)展

      2019-11-13 09:12:51丁麗娜
      科技創(chuàng)新導(dǎo)報 2019年16期
      關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理信息化

      丁麗娜

      摘? ?要:基于大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理有利于有利于形成社會檔案觀,為電子文件的有效管理開辟新途徑,但存在檔案信息數(shù)量和類型明顯增多、檔案存儲安全與風(fēng)險防控的壓力加大和明顯提升檔案資源的利用率等挑戰(zhàn),這要求我們應(yīng)強(qiáng)化大數(shù)據(jù)管理檔案思維教育,實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公系統(tǒng)融合,逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化,建立大數(shù)據(jù)檔案資源平臺,全面引入云存儲與云服務(wù),優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu),提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),加強(qiáng)準(zhǔn)入及監(jiān)管制度建設(shè),提升檔案信息化水平,促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

      關(guān)鍵詞:檔案管理? 信息化? 大數(shù)據(jù)技術(shù)

      中圖分類號:G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號:1674-098X(2019)06(a)-0167-02

      挖掘并有效利用檔案信息蘊(yùn)藏的數(shù)據(jù),可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會協(xié)調(diào)發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)基于大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理的發(fā)展要求。檔案管理的發(fā)展必須不斷適應(yīng)科技發(fā)展需求,不斷更新管理理念和方式,充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù),釋放檔案信息蘊(yùn)含的潛在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的價值。必須應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作,通過強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)提高科學(xué)規(guī)范檔案管理水平和能力,必須面對新機(jī)遇和新挑戰(zhàn),促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展,這是檔案管理的發(fā)展方向。

      1? 基于大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理的機(jī)遇

      1.1 有利于形成社會檔案觀

      大數(shù)據(jù)技術(shù)使人們重新認(rèn)識到應(yīng)用該技術(shù)于檔案管理的重要性,也推動檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)能有效記錄檔案數(shù)據(jù),隨著檔案資源類型和數(shù)量的增多,檔案管理人員的工作量也隨之增加。檔案管理部門要緊跟檔案管理技術(shù)的未來發(fā)展方向,并采取行之有效的方法,使利用者能從檔案管理大數(shù)據(jù)中成功提取所需要的重要信息,這是檔案管理的核心內(nèi)容,也是大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理帶來的重大機(jī)遇。

      1.2 為電子文件的有效管理開辟新途徑

      檔案管理人員可借助大數(shù)據(jù)技術(shù),能有效提高檔案管理效率,豐富檔案管理相關(guān)內(nèi)容。同時,通過特定系統(tǒng)可使檔案管理人員直接分析管理檔案資料,有利于促進(jìn)科學(xué)管理技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,減少原始檔案丟失而造成的不必要的損失。

      2? 基于大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理的挑戰(zhàn)

      2.1 不斷增多的檔案信息類型和數(shù)量

      檔案電子化數(shù)字化管理可以儲存海量的檔案資源和再加工信息,基于大數(shù)據(jù)技術(shù)可以不斷提高檔案信息資源數(shù)量和類型。這種管理模式確實(shí)提高了檔案管理效率,但有時難以從中汲取利用者需求的有價值的檔案信息。文件鑒定人員不可能逐一閱讀文件,用傳統(tǒng)的“直接鑒定法”來閱檔將會成為歷史,大量異構(gòu)數(shù)據(jù)增加了檔案管理的難度?;诰W(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)所產(chǎn)生的檔案資料已經(jīng)不局限于紙質(zhì)、聲像、實(shí)物等傳統(tǒng)檔案類型,更多的體現(xiàn)為圖片、圖表、音視頻等新型檔案形式。

      2.2 檔案存儲安全與風(fēng)險防控的壓力

      檔案管理的基礎(chǔ)和重要內(nèi)容是高效穩(wěn)定的存儲檔案及其再加工后的檔案信息,只有這樣才能完成后續(xù)的檔案信息的加工、整合和提供不同需求者利用等工作。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理類型和數(shù)量龐大的檔案信息,對存儲安全和風(fēng)險防范提出了更高的要求。所以,傳統(tǒng)的存儲模式和方法必須適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)據(jù)處理的要求進(jìn)行變革,通過改進(jìn)存儲和管理技術(shù),形成適應(yīng)新時代的數(shù)據(jù)存儲和管理模式。保證檔案信息資源安全,做好風(fēng)險防控是順利開展檔案管理工作的基礎(chǔ)和有機(jī)組成內(nèi)容之一?;诖髷?shù)據(jù)技術(shù)的檔案信息存儲多采用數(shù)字化技術(shù),由于與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)聯(lián)系緊密,可能會出現(xiàn)難以察覺發(fā)現(xiàn)的檔案信息泄露、丟失和篡改的現(xiàn)象,增加了檔案存儲安全與風(fēng)險防控的壓力。

      2.3 明顯提升檔案資源的利用率

      基于大數(shù)據(jù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案信息終端共享,徹底改變了傳統(tǒng)的封閉的檔案管理模式,終端共享成為檔案管理的新模式。檔案信息利用者可以根據(jù)自身的權(quán)限和需求檢索、獲取和利用檔案信息,尤其是從海量的檔案數(shù)據(jù)資料中獲取蘊(yùn)含的再加工的豐富檔案信息,這不僅顯著提高了檔案信息的利用率,更為利用者所接受和歡迎。

      3? 基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理工作的發(fā)展

      3.1 強(qiáng)化大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理思維教育

      轉(zhuǎn)變觀念和思維是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)。所以檔案管理部門和檔案管理者必須樹立現(xiàn)代化管理理念,強(qiáng)化應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案思維教育力度,認(rèn)識到應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的重要性,提高檔案信息化管理的能力和水平。要邀請專家開展形式多樣的培訓(xùn)教育,重點(diǎn)講解并使之掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)概念、應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)勢和基本操作步驟及其注意事項,不斷提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力。要爭取其他部門支持,相互之間進(jìn)行密切配合。

      3.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公系統(tǒng)的融合

      兩個系統(tǒng)的有機(jī)融合,能夠?qū)崿F(xiàn)電子公文流轉(zhuǎn)體統(tǒng)檔案管理過程。這不僅可以提高電子檔案歸檔工作效率,而且能夠保證檔案存儲和備份管理可以按照公文起草、簽發(fā)、擬辦過程形成符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案,保障公文類檔案內(nèi)容的完整性和被利用性。

      3.3 逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化

      根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的實(shí)際和要求,應(yīng)建立數(shù)字化管理平臺,切實(shí)做好檔案信息數(shù)據(jù)的采集、管理、發(fā)布、分析和利用,經(jīng)過這種高科技處理形成數(shù)字化檔案,使檔案管理人員和利用者能隨時檢索和閱讀檔案信息,逐步提高檔案管理和利用效率以及為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)的水平。

      3.4 建立大數(shù)據(jù)檔案資源平臺

      我國已經(jīng)建成開放的檔案信息資源共享平臺,通過直連檔案館開放平臺高度共建共享不同地區(qū)檔案資源。大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理提供了強(qiáng)有力的工具,為充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)形成的龐大的檔案信息資源,必須建立符合實(shí)際并考慮遠(yuǎn)期發(fā)展的檔案資源平臺,實(shí)現(xiàn)不同館藏檔案信息資源的共建共享,供不同利用者的查閱使用。要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案信息共享平臺的優(yōu)勢,將大數(shù)據(jù)技術(shù)融合到檔案信息共享平臺之中,進(jìn)一步完善平臺的功能與服務(wù),以強(qiáng)有力的功能為利用者提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)。

      3.5 全面引入云存儲與云服務(wù)

      隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算是信息化建設(shè)的主要方式和手段。引入云存儲和云服務(wù)于檔案管理過程中,能夠更好地適應(yīng)檔案信息化數(shù)字化的要求。要主動吸收借鑒當(dāng)前一些大型企業(yè)在云存儲方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),定制檔案管理云存儲服務(wù)器,提高檔案信息處理能力,為優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

      云服務(wù)的交互性較為強(qiáng)大,能夠促進(jìn)提高服務(wù)效率和質(zhì)量。所以,當(dāng)建立檔案信息云儲存模式后,檔案管理部門要高度重視并合理運(yùn)用云服務(wù),保證檔案信息有效利用,不斷提高檔案信息的社會和經(jīng)濟(jì)價值,提高服務(wù)效率和質(zhì)量,全面提高檔案管理水平。

      3.6 優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu),提高其綜合素質(zhì)

      大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過程,要求檔案管理人員要與時俱進(jìn),通過不同的方式熟練掌握相關(guān)專業(yè)技能,不斷提高職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。更為重要的是要引進(jìn)與大數(shù)據(jù)技術(shù)相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才進(jìn)行檔案管理,不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu),提高專業(yè)技術(shù)人員的數(shù)據(jù)處理能力,合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和其他技術(shù)開展檔案管理工作,使檔案管理專業(yè)技術(shù)人才整體素質(zhì)得到提升。

      3.7 加強(qiáng)準(zhǔn)入和監(jiān)管制度建設(shè)

      基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案信息管理面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn),是一把雙刃劍,具有兩面性。檔案大數(shù)據(jù)信息的開放性和多樣性決定了應(yīng)保證其安全,相關(guān)主管部門要做好頂層設(shè)計,做好大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的準(zhǔn)入和理監(jiān)管制度的建設(shè),防范各種風(fēng)險的發(fā)生。

      總之,大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案事業(yè)的發(fā)展是尤為重要的,檔案管理部門要高度重視檔案信息化建設(shè),深入分析大數(shù)據(jù)技術(shù),開展檔案信息化建設(shè),提升檔案信息化水平,促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

      參考文獻(xiàn)

      [1] 王晨加.大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息服務(wù)探析[J].遵義師范學(xué)院學(xué)報,2019,21(2):167-168.

      [2] 岳銳.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].才智,2019(11):188.

      [3] 李燁.淺談大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的優(yōu)勢與弊端[J].蘭臺內(nèi)外,2019(9):22-23.

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