論信息時(shí)代檔案管理方法的變化

■馬 龍/濟(jì)寧市嘉祥縣人力資源和社會(huì)保障局

一、信息化時(shí)代檔案管理方法的變化

（一）整理資源數(shù)據(jù)方法的變化

在進(jìn)行檔案管理工作中最為重要的一項(xiàng)工作就是檔案的整理工作，通過對(duì)檔案信息的合理整理才能有效的保證企業(yè)在查看檔案信息時(shí)能夠更為直觀的、明確的找出自身所想了解的信息，從而幫助企業(yè)發(fā)展形成一定的促進(jìn)作用。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中往往是依照一定的規(guī)則將不同性質(zhì)與需求的檔案信息進(jìn)行分類記錄，而信息化的人事檔案管理除了也需要一定程度的分類以外，還會(huì)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息化手段將人力資源相關(guān)的檔案信息進(jìn)行聯(lián)合反映，也就是將檔案信息進(jìn)行現(xiàn)階段與歷史聯(lián)系相結(jié)合的聯(lián)系整理模式，以便于企業(yè)篩選人才時(shí)可以更為直觀的比較出人員檔案中的能力變化。

（二）收集數(shù)據(jù)信息方法的變化

傳統(tǒng)的檔案信息收集方式需要借助人力進(jìn)行繁瑣復(fù)雜的工作，信息化的檔案收集大大的提高了檔案管理工作中的收集信息的效率，又同時(shí)由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的安全隱患問題，所以在信息化時(shí)代大背景下的檔案收集方法上也在始終不斷的進(jìn)行試驗(yàn)與改良。通常為了能夠保證信息化檔案管理中的檔案數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)完整性與真實(shí)性，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的收集過程中會(huì)格外的重視計(jì)算機(jī)技術(shù)收集檔案數(shù)據(jù)信息的環(huán)境安全問題，務(wù)必要保證檔案管理系統(tǒng)的安全有效性，從而幫助計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的收集工作，也在一定程度上保障了收集來的檔案數(shù)據(jù)信息更為真實(shí)和可參考性。

（三）檔案管理鑒定方法的變化

信息化檔案管理下的檔案數(shù)據(jù)信息無論從編碼還是載體方面所展現(xiàn)出的鑒定形式不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)的遵照流程形式，信息化技術(shù)的檔案管理鑒定需要在數(shù)據(jù)信息被錄入生成文件的同時(shí)進(jìn)行相關(guān)的鑒定形式。同時(shí)還要增強(qiáng)信息化檔案管理工作的規(guī)范性，從而避免人事檔案數(shù)據(jù)信息在進(jìn)行傳送以及轉(zhuǎn)移過程中出現(xiàn)的丟失與惡意毀壞等現(xiàn)象問題的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)與完整性。

二、信息化時(shí)代檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理不夠規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

隨著信息化技術(shù)的大面積普及，現(xiàn)在多數(shù)企業(yè)與機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案管理工作也逐漸開始應(yīng)用信息化技術(shù)來進(jìn)行管理。與傳統(tǒng)的檔案管理工作不同的是信息化檔案管理模式會(huì)更加具有一定的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，但是觀察部分企業(yè)與機(jī)構(gòu)的信息化檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，目前階段的人事檔案管理狀態(tài)過于混雜且存在諸多管理問題。舉個(gè)例子來說，在信息化結(jié)合的檔案管理工作中會(huì)出現(xiàn)類似于網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)形式?jīng)]有條理性，從而影響到企業(yè)與機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)層級(jí)管理不明顯，在一定程度上制約了檔案信息資源的可共享性，對(duì)于企業(yè)與機(jī)構(gòu)的人事檔案管理層面來說無法從資源共享中獲得關(guān)于企業(yè)招聘人才的相關(guān)有利信息，從而影響企業(yè)有效的發(fā)現(xiàn)人才并聘用人才。

（二）檔案管理軟件功能不全

計(jì)算機(jī)技術(shù)所支持的信息化人事檔案管理工作主要依托的是計(jì)算機(jī)內(nèi)的相關(guān)管理工作軟件。目前我國(guó)在人事檔案管理軟件的研發(fā)與改進(jìn)層面明顯力度不足，有一些企業(yè)與機(jī)構(gòu)所應(yīng)用的人事檔案管理軟件雖然可以及時(shí)的記錄并保存好人事相關(guān)檔案和資源數(shù)據(jù)，但隨著社會(huì)信息化越來越完善的趨勢(shì)下，對(duì)于信息化的檔案管理工作要求及標(biāo)準(zhǔn)也愈發(fā)的嚴(yán)格，大部分企業(yè)所應(yīng)用的人事檔案管理軟件仍然是以往較為普遍的類型，同時(shí)由于各個(gè)不同的計(jì)算機(jī)規(guī)格型號(hào)各不相同，也就在一定程度上造成檔案管理軟件之間得不到應(yīng)有的整合聯(lián)通性，從而阻礙了人事檔案管理的信息共享，大大的影響到了企業(yè)查看人力資源信息的及時(shí)可靠程度。

（三）檔案管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄檔案管理模式不同的是信息化的檔案管理完全是交由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的錄入并保存管理，這種較為自動(dòng)化性質(zhì)的管理方式存在著兩方面的安全隱患。首先就是檔案信息的真實(shí)性，這種真實(shí)性不是指計(jì)算機(jī)技術(shù)所存在的準(zhǔn)確性質(zhì)疑，而是指一些違法人員通過利用信息化手段來進(jìn)行篡改和毀壞檔案信息，從而造成檔案信息的真實(shí)性大大降低，影響企業(yè)與機(jī)構(gòu)相關(guān)的決策決定。另一方面就是信息化檔案管理系統(tǒng)的崩潰與病毒攻破問題，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)普遍都會(huì)遇到病毒的入侵和攻擊風(fēng)險(xiǎn)，所以信息化檔案管理工作中也會(huì)在一定程度上面臨這種風(fēng)險(xiǎn)所帶來的安全隱患問題。一旦企業(yè)與機(jī)構(gòu)內(nèi)部的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)遭遇到病毒攻擊或系統(tǒng)發(fā)生崩潰的突發(fā)安全事件，系統(tǒng)內(nèi)部所錄入并保存的人事檔案信息也隨之會(huì)受到不同程度的損壞，造成人事檔案管理數(shù)據(jù)的丟失，從而也會(huì)給企業(yè)在對(duì)于人力資源方面的合理利用層面帶來一定程度的損失。

三、信息化時(shí)代檔案管理方法的應(yīng)對(duì)策略

（一）完善檔案管理系統(tǒng)

1、制定歸檔制度

制定科學(xué)合理的歸檔制度是企業(yè)內(nèi)部做好檔案管理工作的重要前提，在歸檔制度的嚴(yán)格約束下才能夠保證檔案管理工作中后續(xù)任務(wù)的順利完成。依據(jù)于我國(guó)相關(guān)法律政策的規(guī)定下，對(duì)于企業(yè)的重要文件、數(shù)據(jù)信息等資源資料都應(yīng)該被逐一完整的記錄下來并歸檔到相關(guān)類別當(dāng)中，且關(guān)于企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)信息的整理工作也要遵守上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所下發(fā)的相關(guān)規(guī)定和要求，從而保證企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作起到嚴(yán)謹(jǐn)有效的作用。

2、加強(qiáng)檔案保密工作

企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作向來是對(duì)于保密工作十分重視，無論是企業(yè)資料檔案管理還是企業(yè)人事人力資源檔案管理工作，都應(yīng)該適時(shí)的做好相關(guān)秘密程度的保存保管工作，特別是信息化電子技術(shù)的安全隱患叢生的環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作關(guān)乎著企業(yè)內(nèi)部每一位員工的個(gè)人權(quán)益以及財(cái)產(chǎn)的安全。所以企業(yè)一定要做好檔案數(shù)據(jù)信息的保密性工作，以防止一些非法人員對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行入侵和攻擊行為，避免企業(yè)內(nèi)部人才與資源數(shù)據(jù)的泄露、篡改等問題發(fā)生，從而減少企業(yè)損失人才與資產(chǎn)的概率。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的防護(hù)工作

企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的保密工作屬于企業(yè)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息防護(hù)工作中的一種，除了對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的保密工作要做好，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中所隱藏的諸多隱患問題也要采取適當(dāng)合理的防護(hù)措施來進(jìn)行有效防護(hù)。在檔案管理系統(tǒng)中恰當(dāng)?shù)膽?yīng)用較為專業(yè)的系統(tǒng)安全防護(hù)軟件是應(yīng)對(duì)非法入侵攻擊行為最為基本的防護(hù)工作，比如說檔案管理系統(tǒng)中的防火墻設(shè)置，合理的安裝防火墻設(shè)置可以在一定程度上幫助抵擋外界惡意信息對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)信息的干擾問題。

（三）培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才

企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的重要性不置可否，所以也就更加需要專業(yè)的人才來進(jìn)行管理工作。企業(yè)應(yīng)適當(dāng)?shù)奈瞬挪⑴囵B(yǎng)一些優(yōu)秀員工作為專業(yè)的檔案管理工作人員，來輔助企業(yè)進(jìn)行人事與資料的檔案管理工作，通過定期的培訓(xùn)以及考核來促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的高效率以及辦公實(shí)力的提升，才能更好的發(fā)揮出企業(yè)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的積極影響作用。

四、結(jié)語

企業(yè)人才與實(shí)力的象征往往是借由企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作來展現(xiàn)，在當(dāng)今信息化管理熱潮的時(shí)代背景下，企業(yè)的檔案管理方法也向著較為積極的方向發(fā)生著變化，但與積極、高效率隨之而來的還有信息化技術(shù)所帶來的各種現(xiàn)象問題。所以，想要更好的幫助企業(yè)合理的利用好人才與資料數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)重大活動(dòng)項(xiàng)目的決策與執(zhí)行，就要保證企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作能夠做到完整性與真實(shí)性并存，才能促使檔案管理工作可以更為有效的幫助企業(yè)穩(wěn)定的發(fā)展下去。