魏秀平

北京首都高速公路發(fā)展有限公司 北京 100020

1 引言

對(duì)高速公路單位來(lái)說(shuō)，檔案是在規(guī)劃、籌備、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)、管理的過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值和利用價(jià)值的記錄，也是國(guó)家檔案的其中一個(gè)重要組成部分，是高速公路管理的重要依據(jù)。高速公路檔案能夠反映高速公路單位在一定時(shí)期內(nèi)的項(xiàng)目建設(shè)狀況和整體發(fā)展水平，為高度公路單位的日常經(jīng)營(yíng)管理提供重要的參考價(jià)值。

當(dāng)前，隨著高速公路規(guī)模的不斷擴(kuò)大和發(fā)展進(jìn)程的加快，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理成為高速公路檔案管理工作中必不可少的環(huán)節(jié)。實(shí)行精細(xì)化管理，能夠更有效地提升高速公路檔案管理工作的效率，最大限度地保證檔案資料的準(zhǔn)確性、安全性和完整性，并在一定程度上助力于提升檔案管理人員的服務(wù)水平，為后續(xù)檔案的開(kāi)發(fā)和利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 精細(xì)化管理的內(nèi)涵

相較于其他管理理念，精細(xì)化管理更追求“精”和“細(xì)”，是一種新的檔案管理理念。實(shí)行精細(xì)化管理的主要目的就是提升管理質(zhì)量和管理效率，這也是對(duì)普通管理模式的一種深化。精細(xì)化管理重視一下幾點(diǎn)：明確管理職責(zé)、社會(huì)分工到位、服務(wù)質(zhì)量精細(xì)、提升管理質(zhì)量、兼顧成本降低。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和服務(wù)理念的深化，精細(xì)化管理已經(jīng)在各行各業(yè)中普及開(kāi)來(lái)，其中也包括高速公路檔案管理。隨著高速公路建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量增多，相關(guān)的檔案資料也在不斷增加，在很大程度上增大了檔案管理工作的難度。面對(duì)信息量大、種類繁多的檔案資料，高速公路檔案管理部門(mén)及其工作人員應(yīng)當(dāng)在明確職責(zé)和權(quán)限的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)全方位、精細(xì)化的檔案管理。

3 當(dāng)前高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 精細(xì)化管理機(jī)制有待進(jìn)一步完善

當(dāng)前，高速公路建設(shè)項(xiàng)目中涉及的有些施工單位存在管理水平低的現(xiàn)象，沒(méi)有完善的成本約束機(jī)制，無(wú)法將項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的責(zé)任落實(shí)到具體的個(gè)人，也未對(duì)施工進(jìn)度做出明確的要求，知識(shí)建設(shè)項(xiàng)目不能按時(shí)交付，增加了高速公路的建設(shè)成本。另外，有些施工單位為了追求自身經(jīng)濟(jì)利益的增加，偷工減料，導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案的形成和整理也受到了嚴(yán)重的阻礙，不利于建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理。

3.2 檔案質(zhì)量管理水平仍需提高

高速公路建設(shè)項(xiàng)目本身帶有很輕的長(zhǎng)期性、復(fù)雜性和繁瑣性，其中涉及到眾多的管理項(xiàng)目和管理部門(mén)，這就決定了檔案管理工作也具有了復(fù)雜性和多樣性。在實(shí)際的建設(shè)項(xiàng)目中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)過(guò)于注重成本管理而忽略施工進(jìn)度和建設(shè)質(zhì)量的問(wèn)題，使得檔案資料的收集整理與建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)展不能協(xié)調(diào)開(kāi)展，這對(duì)于技術(shù)檔案資料的科學(xué)管理非常不利，進(jìn)而導(dǎo)致設(shè)計(jì)圖紙丟失、信息被篡改、信息不全面等問(wèn)題，在很大程度上增加了高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的難度。

3.3 檔案管理模式有待創(chuàng)新

在當(dāng)前檔案管理水平亟需提升的大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法真正滿足建設(shè)項(xiàng)目高效管理的需求。在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，普遍的做法是設(shè)置小型項(xiàng)目管理點(diǎn)，由兩到三名管理人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄和登記，在這個(gè)過(guò)程中信息技術(shù)并未得到充分的利用，更不能有效應(yīng)對(duì)當(dāng)前愈加繁瑣的檔案管理工作，非但不能提高檔案管理的效率，反而增加了檔案管理的成本。

4 高速公路檔案精細(xì)化管理的措施

4.1 完善檔案精細(xì)化管理制度

針對(duì)當(dāng)前高速公路檔案精細(xì)化管理機(jī)制不完善的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度加以系統(tǒng)化、完善化，制定嚴(yán)格規(guī)范的管理規(guī)章，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，實(shí)現(xiàn)檔案收集、分類、歸檔、整理等工作流程的規(guī)范化，并按照建設(shè)項(xiàng)目的類型進(jìn)行分類。在高速公路檔案管理系統(tǒng)中，檔案涉及到建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的各種材料，如建設(shè)合同、設(shè)計(jì)方案、人力資源協(xié)議等，其中建設(shè)合同是建設(shè)項(xiàng)目從啟動(dòng)到驗(yàn)收的重要依據(jù)，在高速公路建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收的時(shí)候需要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)。因此，高速公路單位應(yīng)當(dāng)在遵循國(guó)家法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際情況，制定檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，為檔案精細(xì)化管理提供制度支撐，在規(guī)章制度的制定完成之后，高速公路單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需要召開(kāi)論證會(huì)，補(bǔ)充并完善相關(guān)制度，保證制度的科學(xué)性和可操作性。

4.2 組建精細(xì)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)

高速公路單位應(yīng)當(dāng)以專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)為工作思路，堅(jiān)持每個(gè)檔案管理人員都能持證上崗，都必須具備專業(yè)的檔案管理證書(shū)，避免非檔案管理專業(yè)出身的人員加入檔案精細(xì)化管理團(tuán)隊(duì)，進(jìn)而最大限度地發(fā)揮專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的優(yōu)勢(shì)，真正提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。另外，高速公路單位應(yīng)當(dāng)注重優(yōu)秀人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，在人才引進(jìn)方面，應(yīng)當(dāng)選聘一些高素質(zhì)、專業(yè)功底扎實(shí)的優(yōu)秀人才，在人才培養(yǎng)方面，應(yīng)當(dāng)定期組織對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)教育，既要鼓勵(lì)檔案管理人員創(chuàng)新工作方式，又要充分發(fā)揮他們的檔案管理技能，為推動(dòng)檔案精細(xì)化管理打下堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

4.3 創(chuàng)新檔案管理模式

高速公路單位應(yīng)當(dāng)在科學(xué)分析檔案管理要求的基礎(chǔ)上，建立檔案管理信息化系統(tǒng)，對(duì)檔案的收集、分類、歸檔、整理等工作流程進(jìn)行信息化處理，為檔案資料設(shè)置專門(mén)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)和專屬賬號(hào)，防止檔案信息泄露，保證檔案資料的安全性和完整性。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查、監(jiān)控，對(duì)檔案實(shí)行全方位的管理。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，高速公路檔案精細(xì)化管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，不僅能夠保證建設(shè)項(xiàng)目管理的科學(xué)性，更重要的是促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行，對(duì)于管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，檔案精細(xì)化管理能夠結(jié)合具體要求制定管理方案、采用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的有效提升，促進(jìn)高速公路單位的健康發(fā)展。