陳曉 胡信鴿 襲婕

山東省地方病防治研究所 山東濟(jì)南 250014

一、引言

傳統(tǒng)檔案資料的管理都是以紙質(zhì)的形式來收集、編研、整理和儲(chǔ)存的，但空間環(huán)境、氣候環(huán)境的變化導(dǎo)致檔案受潮、浸濕以及在管理中出現(xiàn)的人為的丟失、遺漏等原因都會(huì)影響紙質(zhì)檔案保存的完整性。而隨著科學(xué)技術(shù)的廣泛使用，紙質(zhì)檔案管理工作也進(jìn)行了數(shù)字化加工處理，使其在保持紙質(zhì)檔案內(nèi)在聯(lián)系的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤、光盤等載體上的數(shù)字副本，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系建立起與目錄數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)的可靠關(guān)聯(lián)的處理過程[ 此句話出在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》]，從而更好的保證檔案資源的完整性、真實(shí)性。這不僅是時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理工作的必然要求，也是單位自身發(fā)展的內(nèi)在需求。

二、紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化建設(shè)的要求

1、部門配合。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它是以豐富的醫(yī)療資源、用戶強(qiáng)烈的就醫(yī)需求及醫(yī)療科研成果對(duì)社會(huì)產(chǎn)生的積極效果為基礎(chǔ)而建成的具有醫(yī)療行業(yè)特點(diǎn)的檔案信息體系。因此醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)中各個(gè)部門都需要配合和支持該項(xiàng)工作，同時(shí)要求檔案室加強(qiáng)與其他機(jī)構(gòu)的合作和交流，借鑒成功經(jīng)驗(yàn)，豐富自身的數(shù)字化建設(shè)。

2、規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)匯集了病歷信息、科研成果、發(fā)展歷程、醫(yī)療設(shè)備等各方各面的資料，形式也包括了多樣的文字、圖像、照片等，管理起來相對(duì)困難。因此醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)要制定出規(guī)范的、符合自身發(fā)展實(shí)際情況的、又充滿人性化的規(guī)章、制度來作為管理工作開展的指導(dǎo)、業(yè)績(jī)考核的標(biāo)準(zhǔn)，以此規(guī)范和約束工作人員的管理行為。

3、資料的組織和管理。醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)中都有相對(duì)應(yīng)的科室，而每個(gè)科室所涉及的紙質(zhì)檔案都要按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中的數(shù)字化技術(shù)規(guī)范掃描入庫，按照檔案種類、科目、內(nèi)容等設(shè)置檢索程序便于查詢、儲(chǔ)存；另外像圖片類的檔案也要根據(jù)其是否具有的價(jià)值進(jìn)行存儲(chǔ)；以此讓整個(gè)紙質(zhì)檔案的組織和管理呈現(xiàn)出規(guī)范性、整體性。

三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔現(xiàn)狀

我們?cè)诰唧w的操作中需要始終注意檔案的安全性和穩(wěn)定性。因此最基本的操作流程是將文字、圖像等通過掃描進(jìn)行識(shí)別，然后以圖形文件的形式輸入到計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存起來。然而受傳統(tǒng)管理理念和模式的影響，兩者之間出現(xiàn)了脫節(jié)，導(dǎo)致歸檔過程中出現(xiàn)了一些新的問題。

1、工作標(biāo)準(zhǔn)的缺失。管理人員對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的貫徹和落實(shí)程度并不高，技術(shù)準(zhǔn)則的制定大多趨于理論化和形式化，不能有效的與具體的管理流程相對(duì)應(yīng)，同時(shí)紙質(zhì)檔案的材料、形式的差異性也需要不同的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范，但實(shí)際上都是沿用著同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來操作的，數(shù)字化技術(shù)缺乏全面性、系統(tǒng)性的標(biāo)準(zhǔn)。

2、部門協(xié)調(diào)的缺失。醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)科室多、部門多，涉及的檔案信息也多，無法將檔案部門的職責(zé)、工作范圍做出具體的劃分。另外數(shù)字化技術(shù)需要技術(shù)性人才，這就要求相關(guān)的人員或者專門的技術(shù)單位介入到管理工作中，但通常醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)中普遍存在著部門協(xié)調(diào)工作落實(shí)不到位的問題。

3、安全管理的缺失。紙質(zhì)檔案的管理工作任務(wù)繁重，參與的人員眾多并且變動(dòng)性大，容易發(fā)生檔案資料的丟失、準(zhǔn)備不全、交接不好的情況，同時(shí)網(wǎng)路數(shù)據(jù)的開放性，專業(yè)技術(shù)人員的職業(yè)操守以及軟硬件設(shè)備的不穩(wěn)定性都直接影響著檔案信息的安全性。

四、提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化水平的建議措施

1、優(yōu)化過程管理。醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)要轉(zhuǎn)變思想，重新定位檔案管理工作，將數(shù)字化建設(shè)的理論與實(shí)踐結(jié)合起來，并按照國家有關(guān)紙質(zhì)檔案管理規(guī)范的要求和標(biāo)準(zhǔn)開展管理工作，優(yōu)化數(shù)字化建設(shè)流程，確保原檔案資料的內(nèi)容與掃描之后的文件內(nèi)容一致。對(duì)于檔案管理人員，醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)要制定嚴(yán)格的交接制度，規(guī)范檔案的交接情況，確保檔案管理工作的完整、有序銜接。其次，向管理人員倡導(dǎo)數(shù)字化管理理念，讓他們能夠運(yùn)用科學(xué)的數(shù)字化轉(zhuǎn)化技術(shù)和方法，有效地控制檔案數(shù)字化建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)，保證管理的質(zhì)量和效率。再次，進(jìn)行管理時(shí)也按照不同檔案的類別、數(shù)字化掃描的范圍和深度、檔案的使用頻率以及單位的具體情況在計(jì)算機(jī)中分門別類的設(shè)置、存儲(chǔ)。

2、加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)。首先，加大對(duì)工作的支持力，加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)，以適應(yīng)更新速度較快的科學(xué)技術(shù)，提高從業(yè)人員的分析、判斷、實(shí)踐和應(yīng)急能力。同時(shí)，注重培養(yǎng)一批技術(shù)人員，在發(fā)現(xiàn)技術(shù)問題時(shí)可以技術(shù)解決，確保設(shè)備的正常運(yùn)用和信息資源的安全性，從整體上提升檔案隊(duì)伍的管理水平。其次，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)存放磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件進(jìn)行組合，讓數(shù)字化檔案的管理可以實(shí)現(xiàn)在線升級(jí)、更新功能，同時(shí)定期進(jìn)行維護(hù)，防止載體的老化、黑客入侵等問題的發(fā)生。由此增強(qiáng)檔案信息資源的安全性。

3、強(qiáng)化制度標(biāo)準(zhǔn)。首先，醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)除了要按照國家要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案室外，也要從自身的實(shí)際情況出發(fā)，制定出符合機(jī)構(gòu)實(shí)際需求和特色的管理體系和標(biāo)準(zhǔn)，從而規(guī)范檔案數(shù)字化的建設(shè)及歸檔工作。其次，在文件的管理過程中，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立嚴(yán)格的檔案數(shù)字化管理制度和質(zhì)量規(guī)范。同時(shí)，制度的制定不僅涉及檔案管理單個(gè)部門，其他部門也要按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范自己科室檔案的管理，并在統(tǒng)一的管理系統(tǒng)上進(jìn)行資源的傳輸和共享。

五、結(jié)語

紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)提升檔案管理水平和質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)價(jià)值的內(nèi)在要求。因此醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)要立足現(xiàn)狀，從不同角度來完善紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)。