芻議基層工會(huì)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化

■馮曙光／內(nèi)蒙古師范大學(xué)工會(huì)

一、目前基層工會(huì)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工會(huì)的工作性質(zhì)沒有清晰的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為工會(huì)的工作內(nèi)容就是簡單的進(jìn)行文體活動(dòng)的舉辦，對(duì)單位的發(fā)展沒有必然的聯(lián)系，相較于文書和科技檔案重要性不夠顯著。因此，領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)工作人員沒有對(duì)檔案進(jìn)行有效保管，工作中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)資料搜集不全和保管不善的情況，難以讓工會(huì)資料發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。

（二）經(jīng)費(fèi)投入不足

部分基層工會(huì)出于經(jīng)費(fèi)的限制，導(dǎo)致辦公環(huán)境較差，甚至沒有建立專門的檔案室。檔案管理人員進(jìn)行辦公時(shí)通常和工會(huì)其它辦公部門一同進(jìn)行辦公，這樣就會(huì)存在諸多問題，比如紙質(zhì)檔案與其它書面文件混淆，或者出現(xiàn)掃描打印不及時(shí)的情況，進(jìn)而影響著檔案管理的辦公效率［1］。

（三）相關(guān)制度不完善

縱觀基層工會(huì)的檔案管理工作，普遍存在著制度不完善的情況，表現(xiàn)在對(duì)檔案收集、保管、借閱等方面沒有明確的規(guī)范，這樣就會(huì)為檔案管理人員帶來工作難度。同時(shí)，制度的不完善也會(huì)導(dǎo)致工作人員逐漸缺乏責(zé)任意識(shí)，不能及時(shí)搜集整理資料，大大制約著辦公效率［2］。

（四）檔案覆蓋面較廣，給收集工作帶來較大困難

基層工會(huì)檔案的內(nèi)容不僅包括上級(jí)下發(fā)的各種公文，也包括下級(jí)工會(huì)在開展活動(dòng)形成的書面材料。從職能角度來說，又包括維護(hù)職能、組織建設(shè)、職工教育、民主管理。因此，檔案的覆蓋面十分廣泛，涉及到單位相關(guān)的多種活動(dòng)，這也為檔案的收集工作帶來了較大的難度。

（五）管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平較差

部分基層工會(huì)的檔案管理人員會(huì)出現(xiàn)較為頻繁的人事變動(dòng)，同時(shí)一些檔案管理人員還從事著其它工作，不能完全把注意力放在檔案管理上。此外，一些檔案管理的工作人員沒有經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)，在工作中不能滿足檔案管理工作的開展［3］。

（六）沒有與時(shí)俱進(jìn)的相關(guān)意識(shí)

部分檔案管理人員還錯(cuò)誤的認(rèn)為，檔案管理工作只是對(duì)檔案資料進(jìn)行簡單的保管，因此思想上安于現(xiàn)狀，沒有想到如何進(jìn)一步對(duì)檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用，更缺乏信息化管理的思想，對(duì)于信息化技術(shù)的操作不夠熟練，這對(duì)于基層工會(huì)檔案管理工作的開展是十分不利的。

二、促進(jìn)基層工會(huì)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化的對(duì)策

（一）做好宣傳工作

檔案管理工作不僅關(guān)系到基層工會(huì)多種活動(dòng)的開展，甚至關(guān)系到單位能否長遠(yuǎn)的發(fā)展，因此需要檔案管理人員樹立高度的責(zé)任意識(shí)，讓該項(xiàng)工作得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。具體說來，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化進(jìn)程，檔案管理人員需要向單位有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)上交書面文件，通過請(qǐng)示和匯報(bào)流程，得到領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作的高速重視，進(jìn)而依靠政府和單位黨委的權(quán)威力量，使全員重視起檔案管理工作，積極配合工作的開展。新時(shí)期下，基層工會(huì)需要在工作會(huì)議中宣揚(yáng)檔案管理工作的重要性，還要借助報(bào)刊、電視和網(wǎng)絡(luò)媒體進(jìn)行造勢，這樣檔案管理工作開展將會(huì)更加容易［4］。

（二）增加資金投入

對(duì)于當(dāng)前檔案管理辦公實(shí)施較差的情況，需要政府和相關(guān)部門提供一定的資金支持，狠抓基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保檔案管理工作在良好的辦公環(huán)境下進(jìn)行。具體說來，在資金的支持下，要為檔案管理部門建造專門的檔案室和辦公區(qū)域，同時(shí)完善相關(guān)的配套設(shè)施，比如電腦設(shè)備和打印掃描設(shè)備，這樣檔案管理工作的開展就會(huì)更加高效，滿足基層工會(huì)多種活動(dòng)的有效開展。

（三）完善相關(guān)制度

對(duì)于檔案管理工作開展隨意性和無序性的情況，基層檔案管理部門加快制度的建設(shè)進(jìn)程，具體說來有以下幾點(diǎn)內(nèi)容：首先，工會(huì)的檔案制度和多種規(guī)章制度需要放在共同的框架內(nèi)，讓全員意識(shí)到檔案管理工作的重要性，同時(shí)必須要求相關(guān)人員遵守制度中規(guī)定的內(nèi)容，嚴(yán)格按照制度辦事，從而減少容錯(cuò)率。其次，檔案管理工作的程序需要得到規(guī)范，這樣從材料的收集、歸類和管理就會(huì)更加規(guī)范化，從而減輕檔案管理人員的工作壓力。對(duì)于檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)來說，也需要定期對(duì)所在部門的工作開展情況進(jìn)行指導(dǎo)和督促，如果發(fā)現(xiàn)檔案管理人員沒有按照流程辦事，或者出現(xiàn)工作態(tài)度問題，都要及時(shí)想辦法就行解決。最后，需要把工會(huì)檔案管理工作的考核機(jī)制與檔案管理結(jié)合起來，通過定性定量考核相結(jié)合的方法對(duì)檔案管理部門實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，使制度管理更加具有實(shí)效性［5］。

（四）建立檔案收集相關(guān)網(wǎng)絡(luò)

為了有效提升檔案管理的工作效率，需要建立工會(huì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的網(wǎng)絡(luò)傳送。具體說來，需要在基層工會(huì)中選拔出素質(zhì)較好、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的資料搜集人員，對(duì)資料進(jìn)行有針對(duì)性的搜集，按照固定的時(shí)期把整理好的資料上交到上級(jí)工會(huì)，這種方法也可以在本單位中開展。通過網(wǎng)絡(luò)檔案的建立，可以把各級(jí)別工會(huì)組織的作用發(fā)揮出來，使檔案歸集效率提升，進(jìn)而提升辦事效率。

（五）做好培訓(xùn)工作，提高管理水平

在信息化背景下，當(dāng)前的檔案管理工作已經(jīng)與信息技術(shù)有效結(jié)合，對(duì)于檔案管理人員來說，更加需要在此背景下提升自身的能力，對(duì)服務(wù)形式和資料管理進(jìn)行創(chuàng)新。因此，在總工會(huì)和檔案部門的配合下，各基層檔案管理人員需要接受專門的培訓(xùn)，尤其需要對(duì)自動(dòng)化辦公技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員的操作技能，進(jìn)而為本單位和社會(huì)的發(fā)展起到促進(jìn)作用。

（六）實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化查詢

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，信息化技術(shù)下的檔案管理操作更加方便，使得工會(huì)進(jìn)行檔案管理時(shí)逐漸由人工辦公為主轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化辦公，通過自動(dòng)化辦公，檔案管理人員可以輕松的在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下查詢工會(huì)檔案的信息量較大，同時(shí)具有一定的復(fù)雜性。因此，需要檔案管理人員在信息的采集過程中，對(duì)資料進(jìn)行重點(diǎn)篩選，選取具有代表性的檔案資料或者圖像資料在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布，也可以把內(nèi)容制作成紀(jì)錄片，這樣會(huì)更加便于利用和展示。實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化查詢可以更好的對(duì)企事業(yè)單位文化進(jìn)行宣傳，也便于對(duì)單位活動(dòng)情況進(jìn)行了解［6］。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息化時(shí)代的背景下，基層工會(huì)檔案管理工作要想更好的開展必須緊跟時(shí)代的步伐，不斷的更新檔案管理人員的觀念，積極接受相關(guān)的培訓(xùn)，全面提升自身的操作能力。同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理部門加大資金投入力度，不斷完善規(guī)章制度，努力打造檔案搜集的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這樣才會(huì)探索出現(xiàn)代化的管理模式，使基層工會(huì)受到檔案管理工作帶來的益處，最終實(shí)現(xiàn)社會(huì)的和諧發(fā)展。