中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)探討

史本忠

我國教育體制改革以來，中學(xué)檔案管理受到國家的重視，主要是因檔案能夠有效改善教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)管理水平，由此可以看出，進行中學(xué)檔案管理建設(shè)尤為重要。但是，我國中學(xué)檔案管理模式較為傳統(tǒng)，應(yīng)將信息化建設(shè)融入到管理中，這對中學(xué)檔案管理質(zhì)量的提升具有較大的促進作用，同時也為我國檔案管理的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

我國教育事業(yè)在發(fā)展的過程中，檔案在其中扮演著較為重要的角色，主要是因檔案詳細記錄了學(xué)校每一個階段發(fā)展過程，這在較大程度上可使中學(xué)教學(xué)工作效率更高。隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，中學(xué)教育引入了信息化技術(shù)，為此檔案管理模式很難適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，為此應(yīng)將檔案管理進行信息化建設(shè)，使檔案管理模式具有較高的信息化程度。

一、檔案信息化管理特點

（一）取代傳統(tǒng)方式

檔案管理信息化在管理的過程中，主要是通過互聯(lián)網(wǎng)資源與超前眼光對檔案管理制度與準(zhǔn)則實施有效的革新。在縱向方面，實施檔案管理系統(tǒng)的安全聯(lián)網(wǎng)與一體式對接，可使管理信息進行有效的共享，便于上級部門協(xié)調(diào)與落實;在橫向上，需要內(nèi)部通過檔案管理信息化系統(tǒng)將一些業(yè)務(wù)進行有效的關(guān)聯(lián)，這在較大程度上可有效增加管理業(yè)務(wù)量。

（二）交互性特點

我國中學(xué)檔案管理由于受到傳統(tǒng)管理模式的影響，信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用不夠成熟，出現(xiàn)較多信息漏洞與信息失真，主要是因管理時效性無法得到有效保障，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)一些問題。在檔案管理中引入信息化，不但能夠提高管理過程中的時效性，而且在較大程度上還可增強其交互性，在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上更新速度更快，這在較大程度上能夠及時發(fā)現(xiàn)管理過程中的漏洞。

二、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)的問題

（一）檔案基礎(chǔ)建設(shè)待完善

我國中學(xué)檔案在進行管理的過程中，由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待完善，這在一定程度上無法為信息化建設(shè)提供較好的環(huán)境，這就需要有現(xiàn)代化的電子設(shè)備的支持。但是，較多中學(xué)將發(fā)展重點放在了擴建方面，在一定程度上忽略了檔案信息化基礎(chǔ)建建設(shè)，使檔案管理信息化很難順利實施。

（二）管理制度不完善

目前，中學(xué)檔案信息化管理制度還缺乏必要的完善，主要體現(xiàn)在兩個方面：1.由于檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還沒有形成有效的統(tǒng)一，會對檔案管理工作產(chǎn)生不同程度的影響;2.檔案信息審查機制不完善，對檔案信息審查不夠重視，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息真實性在一定程度上降低，致使檔案管理工作無法有序?qū)嵤?/p>

（三）信息安全問題

中學(xué)在進行檔案信息化建設(shè)期間，校方在此過程中應(yīng)對信息安全問題引起足夠的重視，主要是因檔案信息化建設(shè)是建立在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，然而網(wǎng)絡(luò)具有較大的開放性與共享性，極易受到不法分子的攻擊，極易出現(xiàn)檔案信息被泄露問題，這對學(xué)校的發(fā)展造成不同程度的影響。

三、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）完善檔案基礎(chǔ)建設(shè)

首先，中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)對檔案管理的重要性有全面的認(rèn)識，并且將檔案信息化管理納入到學(xué)校日常管理中。其次，進行檔案基礎(chǔ)性建設(shè)，在管理的過程中，將師生日常工作與學(xué)習(xí)情況在檔案中詳細記錄。在此，對相關(guān)管理制度進行針對性優(yōu)化，這在較大程度上能夠使檔案信息化管理工作質(zhì)量的提高得到較好的保障。最后，學(xué)校還需要根據(jù)校方自身情況進行檔案管理流程的有效制定，實行電子檔案管理，并且將管理責(zé)任落實到實處。

（二）檔案管理制度的完善

檔案管理制度的完善主要是表現(xiàn)在以下幾個方面：1.根據(jù)檔案信息化管理需求，對建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與管理流程進行有效的明確，并在此基礎(chǔ)上實施全面的規(guī)定;2.進行檔案制度的有效構(gòu)建，能夠為檔案信息化管理工作的順利實施奠定良好的基礎(chǔ);3.構(gòu)建檔案信息審查機制。對檔案信息實施全面檢查，以此保證檔案信息的完整與真實;4.為了使檔案管理制度有序?qū)嵤€應(yīng)落實檔案管理責(zé)任制，從而對檔案管理有效的規(guī)范。

（三）檔案信息安全管理

在提高檔案信息安全管理的過程中，首先需要對檔案信息系統(tǒng)運行過程中的安全性進行有效的提升，以此確保檔案信息系統(tǒng)的先進性，這在較大程度上能夠避免系統(tǒng)運行漏洞的發(fā)生。此外，采取一些先進技術(shù)手段，比如身份認(rèn)證技術(shù)、加密技術(shù)等，以此有效避免檔案信息受到黑客與不法分子的攻擊與竊取。檔案管理人員還應(yīng)對檔案系統(tǒng)實施全面的維護工作，為檔案信息的安全奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）培養(yǎng)檔案信息化管理人才

檔案信息化管理與管理人員自身管理素養(yǎng)與技術(shù)有較大的關(guān)系，為此校方應(yīng)對管理人員進行計算機技術(shù)的培訓(xùn)工作，確保管理人員能夠掌握檔案文件的傳輸。此外，還應(yīng)引進一些優(yōu)秀的管理人才，這對提升檔案信息化管理尤為重要，同時也為中學(xué)檔案信息化管理質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，我國科學(xué)技術(shù)在發(fā)展的過程中，中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)是未來發(fā)展必然趨勢，在較大程度上也是檔案管理中較為重要的任務(wù)。此外，為了提升檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量，管理人員需要對建設(shè)方案實施全面設(shè)計，在此過程中應(yīng)認(rèn)識到管理人員發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢的重要性，這在較大程度上也是信息化水平提升較為重要的環(huán)節(jié)。（作者單位：山東省煙臺第二中學(xué)）