吳宇嫦

中圖分類(lèi)號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）9-105-02

摘 要 基于對(duì)企業(yè)辦公室行政管理中存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施的研究，首先，闡述企業(yè)辦公室行政管理主要內(nèi)容與扮演的角色。然后，分析企業(yè)辦公室行政管理中，存在管理制度有待規(guī)范、工作能力有待提升等問(wèn)題。最后，針對(duì)企業(yè)辦公室行政管理，給出構(gòu)建管理制度、加強(qiáng)能力提升、劃分崗位職責(zé)、加強(qiáng)信息化管理等改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 辦公室 行政管理

企業(yè)在促進(jìn)我國(guó)更好發(fā)展過(guò)程中，發(fā)揮著不可替代的作用。如果企業(yè)想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，取得自身的更好發(fā)展，要意識(shí)到辦公室行政管理工作的重要作用。但是，從目前企業(yè)辦公室行政管理工作的開(kāi)展過(guò)程中可以看出，在其中仍然存在許多問(wèn)題。問(wèn)題的出現(xiàn)，對(duì)于企業(yè)的更好發(fā)展而言會(huì)造成嚴(yán)重影響。因此，怎樣做好辦公室行政管理工作是企業(yè)面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。所以，本文將針對(duì)企業(yè)辦公室行政管理中存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行闡述。

一、企業(yè)辦公室行政管理主要內(nèi)容與扮演的角色

（一）主要內(nèi)容

從企業(yè)的不斷發(fā)展過(guò)程中可以看出，行政管理工作的主要內(nèi)容通常情況下，會(huì)被分為兩部分，分別是行政事務(wù)管理以及辦公事務(wù)管理。如果將這兩方面工作落實(shí)到企業(yè)中，主要包含以下工作：第一，文件管理。文件管理主要是對(duì)文件的接收、管理以及發(fā)送進(jìn)行有效管理。因?yàn)樵谄髽I(yè)的發(fā)展過(guò)程中，會(huì)涉及到許多不同的文件，在其中不乏許多重要文件，文件內(nèi)容對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要影響。因此，通過(guò)文件管理工作的展開(kāi)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文件的分類(lèi)，對(duì)于后續(xù)文件的使用打下良好基礎(chǔ)。在文件管理過(guò)程中，要始終堅(jiān)持保密原則，在最大程度上避免文件內(nèi)容被泄漏。第二，會(huì)議管理。會(huì)議管理主要是對(duì)會(huì)議上所涉及到的內(nèi)容進(jìn)行記錄與管理，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)會(huì)議參加人員的引導(dǎo)與報(bào)批等。

（二）扮演的角色

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，辦公室行政管理在其中扮演著重要角色。具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)中：第一，扮演著輔助角色。輔助角色體現(xiàn)在，辦公室的工作人員，需要為領(lǐng)導(dǎo)的工作準(zhǔn)備相應(yīng)的文件、實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的分析以及保證形成的安排等。所以，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言起到一定的輔助作用。第二，執(zhí)行角色。執(zhí)行角色主要體現(xiàn)在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的命令，同時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的命令進(jìn)行傳達(dá)，這樣企業(yè)中各個(gè)部門(mén)可以將領(lǐng)導(dǎo)部署的工作更好執(zhí)行。

二、企業(yè)辦公室行政管理中存在的問(wèn)題

（一）管理制度有待規(guī)范

在企業(yè)辦公室行政管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，需要具備一定的管理制度，做好相應(yīng)的管理工作。因?yàn)樵谛姓芾砉ぷ髦?，涉及到不同環(huán)節(jié)的工作。因此，各環(huán)節(jié)工作的展開(kāi)都應(yīng)該有著一定的管理系統(tǒng)與管理制度可以依靠。但是，從實(shí)際的管理工作中可以看出，往往缺乏有效的管理制度，這一問(wèn)題的出現(xiàn)，對(duì)于企業(yè)辦公室行政管理工作的順利展開(kāi)會(huì)造成一定影響。

（二）工作能力有待提升

在企業(yè)辦公室行政管理過(guò)程中，工作人員在其中發(fā)揮著不可替代的作用。工作人員只有具備較強(qiáng)的工作能力與專業(yè)素養(yǎng)，才能保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。但是，實(shí)質(zhì)上工作人員的能力存在不足的現(xiàn)象。比如，對(duì)自身工作沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)，也就是說(shuō)意識(shí)不到自身工作重要性。其中有部分工作人員存在缺乏責(zé)任心的現(xiàn)象，種種問(wèn)題的出現(xiàn)，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生制約。

三、企業(yè)辦公室行政管理改進(jìn)措施

（一）構(gòu)建管理制度

上文說(shuō)到管理制度的缺乏，對(duì)于企業(yè)辦公室行政管理工作的有序進(jìn)行具有重要作用。因此，在企業(yè)辦公室行政管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，要將構(gòu)建并完善管理制度作為重點(diǎn)與關(guān)鍵。在管理制度的構(gòu)建與完善過(guò)程中，可以從以下幾點(diǎn)展開(kāi)：第一，構(gòu)建科學(xué)合理的工作管理制度，針對(duì)各環(huán)節(jié)工作的展開(kāi)，加強(qiáng)監(jiān)督與管理，這樣可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作過(guò)程中存在的問(wèn)題。針對(duì)問(wèn)題給出有效解決措施，從而避免問(wèn)題影響范圍的進(jìn)一步擴(kuò)大。在工作管理制度的構(gòu)建過(guò)程中，要積極鼓勵(lì)基層工作人員能夠參與其中，使得管理制度的完善性得到保障。第二，在管理制度的完善過(guò)程中，要明確行政管理部門(mén)中各個(gè)工作人員的實(shí)際工作內(nèi)容與工作權(quán)限，防止權(quán)利交叉問(wèn)題出現(xiàn)。與此同時(shí)，可以在很大程度上避免相互推諉問(wèn)題的產(chǎn)生。促使每一位工作人員，都可以明確自身的工作內(nèi)容，高質(zhì)量完成自身工作。第三，構(gòu)建相應(yīng)的辦公物資管理制度。對(duì)于辦公物資的采購(gòu)、保存以及發(fā)放等加強(qiáng)管理，避免浪費(fèi)問(wèn)題出現(xiàn)。同時(shí)防止利用職務(wù)之便，出現(xiàn)辦公物資濫用問(wèn)題。第四，構(gòu)建激勵(lì)制度。激勵(lì)制度的構(gòu)建，主要是激發(fā)工作人員的工作熱情，促使工作人員能夠全身心投入到工作中。在激勵(lì)機(jī)制的構(gòu)建過(guò)程中，要將物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)相結(jié)合，始終堅(jiān)持激勵(lì)的公平公正。針對(duì)在行政管理工作中，能夠充分發(fā)揮自身作用，保證工作順利進(jìn)行的工作人員加強(qiáng)獎(jiǎng)勵(lì)，這樣可以在很大程度上提升員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)度。促進(jìn)員工自身更好發(fā)展的同時(shí)，能夠?yàn)槠髽I(yè)的進(jìn)步打下良好基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)能力提升

為保證企業(yè)辦公室行政管理工作能夠順利展開(kāi)，要企業(yè)內(nèi)相關(guān)工作人員，能夠具備較強(qiáng)的工作能力與專業(yè)素養(yǎng)。因此，在管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，要將提升行政管理工作人員專業(yè)能力，培養(yǎng)更多專業(yè)人才作為重點(diǎn)。在具體行政管理人員能力的提升中，要注意以下幾點(diǎn)問(wèn)題：第一，制定嚴(yán)格的招聘制度，保證招聘到的人才，具備較高專業(yè)能力，可以在最短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)崗位工作。整個(gè)招聘過(guò)程，要保證公平、公正、公開(kāi)，從而為企業(yè)行政管理水平的提升打下良好基礎(chǔ)。第二，要加強(qiáng)對(duì)行政管理工作人員專業(yè)知識(shí)內(nèi)容的培訓(xùn)，保證工作人員能夠掌握更多的管理技巧，不斷提升工作人員的管理水平。第三，因?yàn)槠髽I(yè)辦公室行政管理工作的展開(kāi)，并不能單純只依靠一名工作人員，而是需要不同工作人員之間的配合。因此，要不斷提升工作人員的團(tuán)隊(duì)意識(shí)。在日常工作的開(kāi)展過(guò)程中，管理人員要積極鼓勵(lì)不同工作人員之間能夠進(jìn)行溝通與交流，這樣能夠在很大程度上保證各環(huán)節(jié)工作之間的有效銜接。同時(shí)可以通過(guò)會(huì)議的開(kāi)展，促使各個(gè)工作人員能夠在會(huì)議上將自身的想法與看法充分表達(dá)，這樣針對(duì)行政管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，進(jìn)行更好解決?？偠灾?，要將提升行政管理工作人員的能力作為重點(diǎn)，從而為企業(yè)的更好發(fā)展提供動(dòng)力。

（三）劃分崗位職責(zé)

在企業(yè)辦公室行政管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，需要明確工作流程，并將工作流程理順，確保工作人員可以對(duì)自身工作與正確認(rèn)識(shí)與了解。在崗位職責(zé)的明確與劃分過(guò)程中，要嚴(yán)格按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能為行政管理工作打下良好基礎(chǔ)。在理順工作流程，明確崗位職責(zé)過(guò)程中，要從以下幾點(diǎn)展開(kāi)：第一，企業(yè)辦公室行政管理工作具備一定的特殊性，大部分的工作都屬于事務(wù)性工作，因此，結(jié)合工作類(lèi)型，進(jìn)行職責(zé)以及工作內(nèi)容的劃分非常必要。將崗位工作人員的能力以及特點(diǎn)作為基礎(chǔ)，展開(kāi)相應(yīng)的匹配與劃分工作，保證工作能夠責(zé)任到人。同時(shí)制定相應(yīng)的規(guī)范管理制度，將管理制度更好落實(shí)到企業(yè)行政管理工作中。第二，企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)通常情況下，業(yè)務(wù)內(nèi)容加多，工作量大并且復(fù)雜。在實(shí)際工作過(guò)程中，還需要與企業(yè)內(nèi)的其他部門(mén)進(jìn)行對(duì)接。所以，在實(shí)際工作過(guò)程中，工作流程較為復(fù)雜。因此，在企業(yè)辦公室行政管理工作中，要將精細(xì)化管理作為核心與關(guān)鍵，明確精益管理目標(biāo)，對(duì)各項(xiàng)工作的展開(kāi)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理。對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，提升工作質(zhì)量與工作效率。第三，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的溝通工作。溝通是行政管理工作以及各項(xiàng)工作開(kāi)展的重點(diǎn)與關(guān)鍵，因此，辦公室行政工作人員需要做好企業(yè)內(nèi)的橫向溝通與縱向溝通。縱向溝通主要是，實(shí)現(xiàn)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，將領(lǐng)導(dǎo)的指示以及政策，傳達(dá)給業(yè)務(wù)對(duì)接部門(mén)或者其他工作人員。同時(shí)要將企業(yè)內(nèi)工作人員的訴求與建議，向領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)，在縱向溝通過(guò)程中，要保證認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)。橫向溝通主要是實(shí)現(xiàn)與媒體部門(mén)、企業(yè)相關(guān)職能部門(mén)以及外部政府機(jī)關(guān)部門(mén)的溝通，在這一過(guò)程中，行政管理工作人員需要做好協(xié)調(diào)工作。

（四）加強(qiáng)信息化管理

在如今社會(huì)快速發(fā)展背景下，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)的出現(xiàn)，為人們的生活以及工作帶來(lái)很多便利。因此，為保證企業(yè)能夠跟上時(shí)代發(fā)展步伐，需要加強(qiáng)對(duì)辦公室行政的信息化管理。相較于傳統(tǒng)的辦公室行政管理方式，信息化的管理方式具備自身的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)，比如，使得內(nèi)部組織各要素的靈敏度得到提升，減少工作人員工作量。與此同時(shí)，在這一過(guò)程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者與管理者，可以獲取到真實(shí)有效的數(shù)據(jù)信息，為后續(xù)決策的科學(xué)性與合理性提供保障。除此之外，通過(guò)對(duì)市場(chǎng)信息的把握，能夠明確市場(chǎng)發(fā)展動(dòng)向，從而對(duì)企業(yè)內(nèi)相應(yīng)的工作進(jìn)行調(diào)整與完善，不斷提升行政管理工作水平。在辦公室文檔檔案的管理以及電子數(shù)據(jù)庫(kù)的管理中，信息化也可以充分發(fā)揮自身作用。因此，為實(shí)現(xiàn)信息化管理，需要企業(yè)能夠加大投入力度。促使各個(gè)工作人員可以熟練操作計(jì)算機(jī)，同時(shí)能夠掌握更為先進(jìn)的信息化管理方式。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室行政管理在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，發(fā)揮著重要作用。因此，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，為促進(jìn)企業(yè)的更好發(fā)展，要意識(shí)到行政管理工作的價(jià)值意義。這對(duì)辦公室行政管理工作中存在的問(wèn)題要做好分析與研究，從而給出有效解決措施，進(jìn)而增強(qiáng)企業(yè)在社會(huì)市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)地位。

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