企業(yè)檔案管理社會化問題研究

柳兆廣

◆摘 ?要：在不斷發(fā)展的社會經(jīng)濟和網(wǎng)絡(luò)科學技術(shù)的共同影響下，我國的企業(yè)在新的形勢下也獲得了蓬勃的發(fā)展。隨著企業(yè)數(shù)量和規(guī)模的逐漸擴大，一個企業(yè)想要在越來越復(fù)雜的市場競爭環(huán)境中獲得長足的發(fā)展，文書檔案管理工作也就變得尤為重要。但是，在企業(yè)檔案管理過程中，也不可避免的會出現(xiàn)一系列的社會化問題，這不僅降低了管理工作的效率，而且企業(yè)檔案管理的質(zhì)量也無法得到充分的保證。本文針對企業(yè)檔案管理過程中容易出現(xiàn)的一些問題，進行了較為全面的分析，并提出了幾點建議。

◆關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;社會化問題

隨著社會的進步，我國的經(jīng)濟和技術(shù)也獲得了迅猛的發(fā)展，越來越多的企業(yè)也在新的形勢下不斷壯大。在日益激烈的競爭市場環(huán)境中，一個企業(yè)能否在社會中站穩(wěn)腳跟，并能夠獲得持續(xù)的發(fā)展，往往與人力資源存在著密切的聯(lián)系。作為認識管理活動中的重要憑證，企業(yè)檔案涉及了企業(yè)相關(guān)人員的專業(yè)技能、工作能力與績效及工資待遇，已經(jīng)成為了整個企業(yè)管理的重要組成部分。隨著企業(yè)檔案管理機構(gòu)的設(shè)立，相應(yīng)的社會化問題也有所顯現(xiàn)。為了能夠提高企業(yè)檔案的管理水平，使整個企業(yè)的經(jīng)濟效益得以提高，如何采取有效的策略來處理企業(yè)檔案管理所帶來的社會化問題，也就成為了企業(yè)檔案管理過程中的首要任務(wù)。

一、企業(yè)檔案管理所存在的社會化問題

（一）企業(yè)對檔案管理社會化的重視程度還不夠

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，人力規(guī)模也隨之增長，對工作人員的需求也逐漸增加，所以多數(shù)企業(yè)往往都會將人事檔案信息移交給專門的部門進行管理，并以電子檔案管理的形式進行。只是，在部門管理電子檔案的過程中，很多的企業(yè)都是通過內(nèi)部處理的方式進行的，并沒有將其交由社會外包組織進行管理，這對日后實際管理的效果帶來了一定的影響。再加上管理技術(shù)人員的技能缺失，所以就很容易導(dǎo)致企業(yè)電子檔案發(fā)揮效力的低下，這與傳統(tǒng)意義上的企業(yè)檔案管理水平不盡相同。

（二）對檔案社會化監(jiān)管力度的缺失

由于企業(yè)檔案管理工作不能夠像企業(yè)中其他生產(chǎn)經(jīng)營部門一樣直接創(chuàng)造出有價值的產(chǎn)品，所以就很容易被忽略甚至被遺忘。因而，企業(yè)的管理者便會將檔案管理的工作轉(zhuǎn)至給下級部門進行管理，最終導(dǎo)致其監(jiān)管力度的缺失，帶來了一系列的社會化問題，這不僅降低了企業(yè)檔案管理社會化的工作效率，對企業(yè)項目和文書之間的管理也造成了一定的影響，損失也是在所難免的。

（三）企業(yè)檔案管理的社會化安全性問題突出

就現(xiàn)狀來看，目前仍舊存在很多的企業(yè)，并沒有要求社會中的電子檔案管理人員建立企業(yè)專有的電子檔案庫，所以就很容易導(dǎo)致企業(yè)電子檔案管理的分散化，使其不能進行更具針對性的、單獨、集中的有效化管理。再加上不同類型企業(yè)之間電子檔案格式的不同，所以系統(tǒng)不兼容的問題也會隨之發(fā)生，甚者，還會面臨著電子檔案信息丟失和相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的風險，這大大降低了企業(yè)檔案社會化的管理水平，也給企業(yè)帶來了不同程度的經(jīng)濟損失。

二、企業(yè)檔案管理社會化問題的應(yīng)對策略

（一）加強對企業(yè)檔案社會化管理的宣傳力度

要想實現(xiàn)對企業(yè)檔案管理社會化的有效管理，首先需要做的就是引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及人員的重視。通過加大宣傳的方式，來普及檔案管理社會化在企業(yè)管理中的重要性及相關(guān)的管理內(nèi)容，以此來強化人事對檔案管理社會化的意識觀念，促進各部門之間的高效運作。

（二）不斷健全企業(yè)檔案社會化管理體系，實現(xiàn)統(tǒng)一化管理

作為企業(yè)知識資產(chǎn)中的重要組成部分，企業(yè)檔案信息的規(guī)范化、統(tǒng)一化管理尤為關(guān)鍵。為了能夠提高企業(yè)檔案社會化管理的規(guī)范性、安全性和高效性，則需要制定并完善相關(guān)的管理制度，以此來監(jiān)督相關(guān)人員的行為，確保企業(yè)檔案的安全性;與此同時，也要實現(xiàn)對企業(yè)檔案的集中化、統(tǒng)一化管理，以真正發(fā)揮出管理機構(gòu)的優(yōu)勢。

（三）不斷實現(xiàn)企業(yè)檔案社會化管理的手段

在科學技術(shù)不斷發(fā)展的當今時代，想要告別傳統(tǒng)模式，實現(xiàn)真正意義上的科學化、先進化管理，則需要將現(xiàn)代信息技術(shù)融入日常的檔案社會化管理過程中，并能夠?qū)崿F(xiàn)手段上的創(chuàng)新，不斷更新對企業(yè)檔案管理的理念，這對管理人員的學習能力和操作水平也提出了更高的要求。所以，相關(guān)的管理人員只有緊跟時代的步伐，不斷加強自身的學習能力和適應(yīng)能力，才能在新形勢下幫助企業(yè)攻克檔案社會化管理的難關(guān)。

三、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案作為每個企業(yè)發(fā)展的記錄憑證，不僅能夠為企業(yè)相關(guān)工作人員的發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)，對企業(yè)本身未來的可持續(xù)發(fā)展也具有一定的價值意義。只是，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能跟上企業(yè)進步的步伐，所以企業(yè)檔案在管理的過程中勢必會面臨著這樣或那樣的問題。只有在舊模式的基礎(chǔ)上推陳出新，不斷適應(yīng)新模式，才能實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和科學化，相應(yīng)的社會化問題才能得到解決，企業(yè)檔案管理的工作效率及質(zhì)量才能得以提高，這對整個企業(yè)的發(fā)展具有重要的推動的作用。

參考文獻

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