文/甘肅省定西公路局 李紅紅

事業(yè)單位是我國為公眾服務(wù)進(jìn)行公益活動(dòng)的主要單位，而檔案則是在工作過程中所產(chǎn)生的一些資料和數(shù)據(jù)的文件。認(rèn)真整理研究檔案文件，有利于了解事業(yè)單位的工作狀況、人才管理等等，從而為下一階段的工作指明目標(biāo)。但是當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理過程中仍然存在許多缺陷，主要包括：對(duì)檔案管理不重視、檔案管理方式陳舊、檔案管理人員素養(yǎng)有待考量。因此我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的重視，采用先進(jìn)的方法進(jìn)行管理，優(yōu)化管理人員隊(duì)伍。但目前我國事業(yè)單位檔案管理工作沒有一個(gè)規(guī)范來制約，在檔案管理過程中出現(xiàn)了很多的問題，急需改革來解決這些問題。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的缺陷

（一）事業(yè)單位對(duì)檔案管理不重視。很多事業(yè)單位由于工作繁忙，都忽視檔案的管理，在處理完近期的工作任務(wù)后，總認(rèn)為本階段的任務(wù)完成了可以不用去管它了，應(yīng)該認(rèn)真準(zhǔn)備下一階段的工作任務(wù)，從而造成了對(duì)于上一階段的工作材料和總結(jié)只是隨意擺放在檔案室。同時(shí)由于單位之間的競爭激烈，很多單位認(rèn)為工作重心應(yīng)該放在業(yè)務(wù)上面，這樣才能夠體現(xiàn)本單位的工作質(zhì)量突出，讓本單位能夠在眾多事業(yè)單位當(dāng)中脫穎而出。有的時(shí)候由于單位的資金分配不均勻，在檔案管理層面投入較少，也會(huì)造成檔案管理不完善。

（二）檔案管理方式陳舊。有的事業(yè)單位雖然會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是管理的過程中仍然是沿用老套的管理辦法，只是利用老套陳舊的管理辦法將檔案放置于書架上，然后再用紙質(zhì)標(biāo)簽對(duì)其進(jìn)行歸類，因此我們經(jīng)常見到很多單位的檔案室非常陰暗潮濕，有的年代久遠(yuǎn)的檔案都已經(jīng)出現(xiàn)了破損，這不利于工作人員對(duì)檔案的查找。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，這種檔案管理方式顯得非常陳舊，大大降低了管理的效率。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待考量。很多單位對(duì)檔案的管理都是讓員工利用空閑時(shí)間進(jìn)行管理，或者聘請(qǐng)社會(huì)上的兼職人員，認(rèn)為檔案管理只是需要對(duì)其進(jìn)行整理就好，不需要聘請(qǐng)專業(yè)人才，但是非專業(yè)人員的工作能力不高、工作熱情低下，這也是造成很多事業(yè)單位檔案管理不完善的主要原因。當(dāng)由于某項(xiàng)工作需要查找以前的檔案時(shí)，由于檔案管理人員辦事能力的不足，就會(huì)導(dǎo)致花費(fèi)大量的時(shí)間在檔案管理上面，大大降低了工作效率。

二、檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的必要性

新形勢下隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以及事業(yè)單位之間的競爭激烈，我們必須要改進(jìn)對(duì)檔案的管理，要結(jié)合數(shù)字化信息來進(jìn)行檔案管理。

（一）信息時(shí)代以互聯(lián)網(wǎng)為代表的現(xiàn)代數(shù)字的出現(xiàn)。在日常生活中，我們出門只需要一部手機(jī)就可以實(shí)現(xiàn)購物、乘車、旅游、導(dǎo)航等功能，無現(xiàn)金的社會(huì)已經(jīng)到來，體現(xiàn)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)已經(jīng)逐漸淘汰。我們在檔案管理的過程中，如果一直沿用老套的紙質(zhì)數(shù)據(jù)的管理，必然會(huì)造成由于年代久遠(yuǎn)而破損的現(xiàn)狀。如果我們將數(shù)據(jù)導(dǎo)入互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)庫上通過互聯(lián)網(wǎng)檢索所需要的檔案資料，不僅方便快捷而且還有利于檔案的保存。因此，采用信息化手段對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行管理是順應(yīng)時(shí)代信息技術(shù)發(fā)展的必然要求。

（二）事業(yè)單位體制改革的必然要求。當(dāng)前我國的事業(yè)單位正是處于改革時(shí)期，我們要對(duì)一些事業(yè)單位進(jìn)行改革，就必須要查閱這個(gè)事業(yè)單位以前的工作報(bào)告和發(fā)展歷程，以便更加高效地完成改革。如果沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，必然會(huì)對(duì)改革帶來阻礙，當(dāng)我們結(jié)合信息化進(jìn)行檔案管理時(shí)，改革管理人員可以根據(jù)工作的實(shí)際情況運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)查閱相關(guān)資料，了解單位的發(fā)展歷程，大大加快改革的進(jìn)程。因此，采用信息化手段對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理是順應(yīng)事業(yè)單位改革的必然要求。

（三）傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低下。大家都知道，在信息化時(shí)代以前的檔案管理都是通過人工管理紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行，需要定期去維護(hù)和保養(yǎng)檔案，需要花費(fèi)大量時(shí)間去整理檔案，隨著時(shí)間的推移檔案越來越多，檔案管理工作也越來越復(fù)雜化，而且在查閱檔案過程中耗時(shí)巨大，同時(shí)由于環(huán)境的影響，檔案會(huì)造成不同程度的損害。在生活節(jié)奏越來越快的今天，人工管理紙質(zhì)檔案的方式顯然不能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，因此必須摒棄傳統(tǒng)管理模式，通過結(jié)合信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。

三、新形勢下檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化管理模式的建設(shè)。為了加快事業(yè)單位檔案管理的效率，我們應(yīng)該建立數(shù)字化檔案管理模式。當(dāng)前，最具有代表性的數(shù)字化管理模式包含數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，紙質(zhì)檔案資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案資料后可以有效實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的長久保存，實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)更新、整合、補(bǔ)充和查閱等。檔案資料作為事業(yè)單位的發(fā)展歷程資料和工作報(bào)告，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)可以有效為單位社會(huì)效益的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案自動(dòng)化管理模式的建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化改革，我們必須要將自動(dòng)化管理模式滲透其中。當(dāng)前我國最常見的自動(dòng)化技術(shù)主要包括：數(shù)碼掃描識(shí)別、二維碼識(shí)別、電子標(biāo)簽、OCR識(shí)別以及指紋識(shí)別技術(shù)等。通過將自動(dòng)化技術(shù)滲透于事業(yè)單位的檔案管理中，管理人員可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理，主要包括：檔案數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)搜集、自動(dòng)整理、自動(dòng)篩選、自動(dòng)檢索以及關(guān)鍵詞的自動(dòng)提取等，從而高效找到自己所需要的檔案資料。自動(dòng)化檔案管理模式運(yùn)用于事業(yè)單位的檔案管理，可以高效實(shí)現(xiàn)檔案資料的整合、查找、批量處理等功能。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案互動(dòng)化管理模式的建設(shè)。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理中，每一個(gè)檔案只是用一個(gè)檔案袋包裝，檔案與檔案之間沒有連接和交流，導(dǎo)致檔案之間缺乏互動(dòng)性。而事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動(dòng)性，檔案之間互動(dòng)交流有利于事業(yè)單位工作人員將不同時(shí)期的工作進(jìn)行對(duì)比研究，以便于發(fā)現(xiàn)工作中的不足和哪些地方是長期以來一直犯的錯(cuò)誤，同時(shí)通過比較不同的工作人員的檔案，有利于事業(yè)單位的人事篩選與調(diào)動(dòng)。

四、結(jié)語

隨著信息時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式的弊端已經(jīng)逐漸體現(xiàn)了出來，為了讓事業(yè)單位的檔案管理更加高效有序進(jìn)行，我們必須采用信息化技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行改革，結(jié)合信息技術(shù)的優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、自動(dòng)化、信息化的管理，實(shí)現(xiàn)檔案長久的保存，隨時(shí)提取以及不同檔案之間的信息交流，從而提升事業(yè)單位的工作效率。所以，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，能夠確保事業(yè)單位服務(wù)水平的提升，保障事業(yè)單位良好運(yùn)轉(zhuǎn)。但是如何讓信息技術(shù)更好地滲透于事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中來呢？這就需要我們事業(yè)單位工作人員查閱相關(guān)文獻(xiàn)，積極吸收國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理辦法，讓信息技術(shù)更好地滲透于事業(yè)單位的檔案管理。