淺談醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案的建立與管理

【摘 要】最近幾年，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展引起了發(fā)達(dá)國(guó)家的大力關(guān)注，我國(guó)公民的經(jīng)濟(jì)收入日益提升，對(duì)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)提出了更高的要求，而建立專業(yè)技術(shù)檔案有利于提高醫(yī)院管理水平，為社會(huì)民眾提供高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)，本文結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案建立中存在的不足，提出了醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案建立與管理辦法。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;專業(yè)技術(shù);檔案

個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案是記錄技術(shù)人員學(xué)習(xí)、工作、研究、獲獎(jiǎng)等各種情況的材料，建立個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案有利于提高醫(yī)院管理水平。第一，可以促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配置，防止出現(xiàn)人員閑置問(wèn)題;第二，為醫(yī)院培養(yǎng)專業(yè)性人才提供參考，明確了專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)，有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行[1]。衡量一所醫(yī)院的管理水平，醫(yī)院個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案占有重要指標(biāo)。本文主要研究了醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案的建立與管理方法。

一、建立醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案的重要性

醫(yī)院建立專業(yè)技術(shù)檔案有利于加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員管理。專業(yè)技術(shù)檔案是記錄工作人員成長(zhǎng)過(guò)程的材料，自員工進(jìn)入醫(yī)院開(kāi)始一直到目前為止，其獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)、參加的各種學(xué)習(xí)與研究均記錄在案。再有，利用建立專業(yè)技術(shù)檔案還可以促使員工發(fā)現(xiàn)自身缺點(diǎn)，從而主動(dòng)開(kāi)展針對(duì)性學(xué)習(xí)。建立專業(yè)技術(shù)檔案為人才晉升提供了有力依據(jù)，專業(yè)技術(shù)檔案記錄著專業(yè)技術(shù)人員各個(gè)方面的內(nèi)容，因此遇有人員晉升時(shí)，可以在專業(yè)技術(shù)檔案中進(jìn)行選擇，這是最易于操作、實(shí)用性最強(qiáng)的方法，不但表明醫(yī)院在人才晉升方面公平公正，而且有利于選拔出高素質(zhì)人才。

二、當(dāng)前醫(yī)院個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案管理中存在的不足

1.醫(yī)院個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案管理人才短缺。當(dāng)前，醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案的管理人員不具備較高的能力，在管理專業(yè)技術(shù)檔案過(guò)程中存在著大量不足，不能制訂完善的檔案管理制度與工作方法，不具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，管理方法過(guò)于陳舊。檔案管理人員大多屬于兼職人員，他們處于不斷的更換當(dāng)中，大量檔案管理人員根本沒(méi)有參加過(guò)檔案管理培訓(xùn)，不懂得檔案管理專業(yè)知識(shí)，轉(zhuǎn)崗人員較多，不具備專業(yè)管理技能，專業(yè)觀念過(guò)于保守，在實(shí)際管理過(guò)程中不懂得操作流程[2]。

2.醫(yī)院個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案管理設(shè)施陳舊。大量醫(yī)院不具備專業(yè)技術(shù)檔案管理設(shè)施，導(dǎo)致專業(yè)技術(shù)檔案與其它檔案混合在一起存放。雖然有的醫(yī)院建立了專業(yè)保管庫(kù)房，但卻沒(méi)有配備專業(yè)管理設(shè)備，室內(nèi)溫度與濕度不達(dá)標(biāo)。不能及時(shí)引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理手段，不能及時(shí)更新管理軟件。由于存在上述各種因素，導(dǎo)致個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案管理面臨著大量困難，其安全性得不到保障。再有，要想查閱專業(yè)技術(shù)檔案還需人工進(jìn)行翻找，導(dǎo)致其不具備較高的實(shí)用性。

3.醫(yī)院個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案資料不完善。大量醫(yī)院在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)不重視個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案管理工作，大量專業(yè)技術(shù)檔案散放于各種材料當(dāng)中，要想查閱存在著大量困難，不能配備專業(yè)檔案管理人員，通常情況下，在遇到內(nèi)部員工職位晉升或調(diào)離工作崗位時(shí)，才會(huì)緊急查找，這種管理模式極易造成檔案材料丟失與損壞，導(dǎo)致大量專業(yè)技術(shù)人員的檔案不完整，檔案管理過(guò)于混亂。因?yàn)閷I(yè)技術(shù)檔案包括大量?jī)?nèi)容，有的材料易于收集，如年度考核材料、職位晉升材料等，但有的材料卻存在著收集不完整的情況，如專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)習(xí)情況、著作發(fā)表情況、科學(xué)研究情況等[3]。

三、醫(yī)院個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案的建立

建立個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案對(duì)員工個(gè)人發(fā)展有利，所以必須要及時(shí)做好收集與整理工作，防止員工個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案材料丟失。第一，每一名員工一個(gè)檔案袋，有利于隨時(shí)查找或添加。第二，排列時(shí)依據(jù)科室、姓名的順序進(jìn)行，遇到檢索時(shí)可以立即找到。第三，整理完全后擺入檔案架，檔案袋側(cè)面注明人員姓名。第四，專業(yè)人員退休后將其檔案歸入退休人員當(dāng)中，新招聘人員，要認(rèn)真審核其檔案材料，一旦發(fā)現(xiàn)材料不完整要與原單位立即聯(lián)系，力求在最短時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充完全[4]。

建立個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案能夠促使當(dāng)前醫(yī)護(hù)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，由于我國(guó)就業(yè)政策不斷創(chuàng)新，為人才流動(dòng)創(chuàng)造了有利機(jī)會(huì)，利用建立個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案能夠?yàn)獒t(yī)院人力資源管理部門(mén)提供人才招聘依據(jù)。

個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案管理還需重視引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理，逐步淘汰人工操作的管理模式，有利于提高操作效率，使專業(yè)技術(shù)檔案發(fā)揮更大的作用。

四、醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理措施

1.做好宣傳工作。醫(yī)院要大力宣傳人力資源檔案管理工作的重要性，使全體員工意識(shí)到專業(yè)技術(shù)檔案管理對(duì)自身發(fā)展有利，逐步形成良好的專業(yè)技術(shù)檔案管理氛圍。如在醫(yī)院的公共場(chǎng)所與辦公室內(nèi)張貼宣傳材料，反復(fù)強(qiáng)調(diào)專業(yè)技術(shù)檔案管理工作的意義，干部職工要主動(dòng)參與宣傳工作，積極收集個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案材料，有效防止個(gè)人技術(shù)檔案材料的丟失。

2.開(kāi)展管理人員培訓(xùn)。專業(yè)技術(shù)檔案管理人員要積極參加技能培訓(xùn)，努力提高檔案管理能力。利用參加培訓(xùn)進(jìn)修、自主學(xué)習(xí)等掌握最為先進(jìn)的檔案管理方法，醫(yī)院要為檔案管理人員外出參觀學(xué)習(xí)創(chuàng)造大量機(jī)會(huì)，提供各種便利條件，保證人員培訓(xùn)工作穩(wěn)定開(kāi)展[5]。

3.撥付數(shù)量充足的費(fèi)用。在建設(shè)專業(yè)管理場(chǎng)所方面加大投入，改善專業(yè)技術(shù)檔案管理環(huán)境，及時(shí)采購(gòu)先進(jìn)的管理設(shè)備，保證庫(kù)房擁有合理的溫度與濕度，配備專業(yè)檔案管理人員，抓好管理措施的落實(shí)，防止專業(yè)技術(shù)檔案材料丟失。

4.制訂完善的管理制度。只有具備完善的專業(yè)技術(shù)檔案管理制度，才能保證檔案管理工作的穩(wěn)定開(kāi)展，有的醫(yī)院在個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案管理中積累了豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，可以借鑒這些醫(yī)院的成功做法，掌握其專業(yè)技術(shù)檔案管理措施，結(jié)合自身實(shí)際情況引進(jìn)完善的檔案管理制度，并抓好制度的執(zhí)行工作。

5.實(shí)行表格化管理。為了保證醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案材料的不斷完善，在收集專業(yè)技術(shù)檔案材料的過(guò)程中可以引進(jìn)表格化管理手段，每一名專業(yè)技術(shù)人員要定期認(rèn)真填寫(xiě)當(dāng)年獲得的獎(jiǎng)勵(lì)情況與參加的學(xué)習(xí)情況。

開(kāi)展專業(yè)技術(shù)檔案管理必須要重視材料的收集工作，這是掌握人員信息的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是保證專業(yè)技術(shù)檔案材料完整的重要手段，做到這一點(diǎn)才能使專業(yè)技術(shù)檔案發(fā)揮更大的作用。在收集材料時(shí)要制訂工作重點(diǎn)，第一，收集專業(yè)技術(shù)人員的年度考核材料;第二，收集專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)歷材料、各種證書(shū)材料;第三，收集專業(yè)技術(shù)人員的著作發(fā)表材料;第四，收集專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)習(xí)與進(jìn)修材料;第五，收集專業(yè)技術(shù)人員的職位晉升材料;第六，收集專業(yè)技術(shù)人員的在校表現(xiàn)材料;第八，收集專業(yè)技術(shù)人員的科研材料。

在管理專業(yè)技術(shù)檔案時(shí)要將在職人員與退休人員區(qū)分開(kāi)，醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理部門(mén)要進(jìn)行分類存放，已經(jīng)退休人員的專業(yè)技術(shù)檔案要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上報(bào)醫(yī)院檔案室，調(diào)出人員的個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案要隨人員及時(shí)轉(zhuǎn)出。

五、結(jié)束語(yǔ)

進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理引起了人們的大力關(guān)注，在醫(yī)療制度不斷創(chuàng)新的形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理中必然會(huì)出現(xiàn)新的不足，醫(yī)院只有主動(dòng)引進(jìn)高科技管理手段，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，才能保證專業(yè)技術(shù)檔案管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行，推動(dòng)醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張杰.醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)踐及展望[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)， 2018（01）.

[2]盧卉，劉玲玲.疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的難點(diǎn)與對(duì)策[J].職業(yè)衛(wèi)生與病傷，2017（03）.

[3]馮曉美.淺談醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案的建立與管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（16）.

[4]馬玉華.醫(yī)院綜合檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用及體會(huì)[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘， 2017（43）.

[5]董妍芳.信息化手段管理醫(yī)務(wù)人員專技檔案模式探究[J].辦公室業(yè)務(wù). 2017（04）.

作者簡(jiǎn)介：陽(yáng)蕊，女，職稱：檔案管理館員，工作單位：廣漢市中醫(yī)醫(yī)院，研究方向：醫(yī)院檔案管理。