湯獻慧

在以信息技術(shù)為主的今天，利用計算機進行檔案管理對電視臺的長期發(fā)展起到了良好的促進作用。檔案是企業(yè)的經(jīng)濟命脈，是企業(yè)一切活動決策的基礎(chǔ)，建立科學(xué)的計算機檔案管理體系，對企業(yè)檔案管理工作的開展至關(guān)重要。廣播電視臺是社會潮流的掌控者，其檔案管理工作也要優(yōu)于其它行業(yè)，要率先建立自己的檔案信息數(shù)據(jù)庫和檔案信息使用平臺。廣播電視臺檔案管理的核心內(nèi)容是文書檔案管理，這是檔案管理的首要任務(wù)。近年來，人們對檔案管理工作的認(rèn)識越來越深，檔案管理者正在不斷創(chuàng)新完善檔案管理方法，力爭減輕檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)，增強文書檔案的活躍度，發(fā)揮出文獻資料應(yīng)有的價值，讓檔案管理成為廣播電視臺日常工作開展的有利工具。

1 檔案管理的重要意義

檔案管理工作是廣播電視臺的后勤工作，其殷實厚重的信息資源是維持廣播電視臺日常經(jīng)營運轉(zhuǎn)的有效工具。檔案的情報價值、評審價值等固有特性使檔案成為廣播電視臺發(fā)展的重要支撐。

第一，廣播電視臺檔案的情報價值。檔案對電視臺的發(fā)展有著重要的查考價值，廣播電視臺檔案為制定重大決策提供技術(shù)依據(jù)，為電視臺制定戰(zhàn)略規(guī)劃把控方向。在領(lǐng)導(dǎo)議事日程和工作計劃中都能見到檔案的身影。從這個意義上講，檔案為廣播電視臺發(fā)展提供了一個上升的平臺，構(gòu)造了一個可持續(xù)發(fā)展的框架。

第二，廣播電視臺檔案的評審價值。檔案是電視臺變遷的真實再現(xiàn)，除具有法律效力外，還具有書面性、客觀性和真實性，具有極大的說服力。立足檔案管理角度：存檔千日，用檔一時，無論沉睡多久的檔案，都有顯現(xiàn)價值的時刻。就如同我們的國防建設(shè)，面向今后、服務(wù)未來。

第三，廣播電視臺檔案的維權(quán)價值?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展使得各單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)日新月異，檔案項目驟增。廣播電視臺檔案扮演著維護電視臺權(quán)益的重要角色，是強有力的可查信息資源。第四，廣播電視臺檔案的營銷價值。廣播電視臺要適應(yīng)市場，有效參與市場競爭，就必須注重打造廣播電視臺的自身形象，宣傳臺里的節(jié)目。借助一切手段向社會展示電視臺形象、精神風(fēng)貌、節(jié)目品質(zhì)，提高廣播電視的知名度，力爭較高的市場認(rèn)可度，幫助廣播電視臺獲得更多的經(jīng)濟效益。

2 檔案管理中文書工作的重要地位

文書檔案管理工作與文書工作有異曲同工之處。從概念上理解，文書工作包含收集、記錄、運轉(zhuǎn)、文件整理、立卷、歸檔等內(nèi)容。簡單來說，文書工作就是文獻檔案資料歸納存檔的全過程。文書工作是開展文書檔案管理工作的提前，具有統(tǒng)計、保存、鑒定的功能。文書工作將廣播電視臺人日常經(jīng)營中有價值的信息記錄下來并歸納整理成卷，再上交檔案管理部門歸檔。文書工作的好壞直接影響檔案管理工作的成敗。

3 廣播電視臺管理工作中存在的問題

3.1 對檔案管理工作不夠重視

檔案管理是一項背后的工作，不如廣告招商、節(jié)目策劃等部門容易取得成績。其沉默性經(jīng)常被管理層忽視、認(rèn)為其可有可無。檔案管理對廣播電視臺的業(yè)務(wù)開展至關(guān)重要的，管理層的長期忽視會使檔案管理人員對自己的工作越來越不認(rèn)真，認(rèn)為即使再努力也不會獲得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可、不會取得成績。久而久之，檔案管理人員的積極性消失殆盡，檔案管理工作的效率很難得到提高，檔案管理工作的規(guī)章制度形同虛設(shè)。

3.2 硬件設(shè)施落后

由于對檔案管理工作的不重視，各廣播電視臺對檔案管理工作的投入往往較小，檔案管理部門的硬件設(shè)施不能及時更換相對落后。有的電視臺甚至把其它部門淘汰下來的電腦分配給檔案部，有的甚至沒有設(shè)立單獨的綜合檔案管理部門。使很多珍貴檔案因存放隨意逐漸喪失了參考價值或丟失。還有的廣播電視臺沒有頒布實施檔案管理辦法，使檔案管理工作無章可循。

3.3 檔案管理人員流動性大、專業(yè)性差

檔案管理是一項表面看起來簡單實則專業(yè)性較強的工作。高重復(fù)性、枯燥性要求管理人員必須要有耐心，管理人員必須發(fā)自內(nèi)心喜歡這份工作，否則很難長期堅持。管理人員還有具有高度的責(zé)任心和敏感度，檔案管理要細(xì)致、有規(guī)律、有目標(biāo)，最大程度減少人為失誤。聘用專業(yè)性管理人才對檔案進行科學(xué)管理，提高檔案管理工作效率已迫在眉睫。

4 廣播電視臺檔案管理工作的思考

4.1 建立科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度

廣播電視臺的檔案管理包括管理已經(jīng)歸檔的具有收藏價值的文書和黨政工作資料。檔案管理工作的有效開展離不開行之有效的管理制度，在管理制度的約束下，檔案管理將更為有序高效，還能明確檔案歸類范圍，凸顯出檔案管理工作的價值。除檔案的日常維護和保管外，廣播電視臺檔案管理人員還要充分了解文書檔案的歸檔范圍和歸檔時間，熟悉保密層級和移交流程，嚴(yán)把各個環(huán)節(jié)。在檔案管理制度中，要明確規(guī)定檔案借閱時間和借閱手續(xù)，檔案銷毀要嚴(yán)格規(guī)范，科學(xué)、完善的管理制度對電視臺的長期發(fā)展有著良好的推動作用。

4.2 提高對檔案管理的重視程度

廣播電視臺的檔案管理工作可分為兩方面，一是對廣播電視臺內(nèi)部形成的文檔管理。二是對上級形成的文檔管理。這兩類檔案是廣播電視臺的行為指導(dǎo)和依據(jù)。因此，廣播電視臺必須要高度重視檔案管理工作。各廣播電視臺應(yīng)加大對檔案管理部門的資金投入，從硬件上為檔案管理工作提供保障，營造一個良好的檔案管理氛圍。廣播電視臺的管理層也要積極參與檔案管理工作，通過實際工作提出針對性建議，將檔案管理列入年底考核。檔案管理是一項綜合性工作，需要各部門之間相互合作。要通過宣傳讓各部門都意識到檔案管理工作的重要性，積極配合資料收集和查閱。注意各部門員工間的交流，為工作順利開展打好基礎(chǔ)。

4.3 將信息技術(shù)融入檔案管理

在檔案管理過程中，一定要注重信息技術(shù)的使用。借助信息技術(shù)這一重要工具建立安全可靠的檔案管理數(shù)據(jù)庫，將全部數(shù)據(jù)信息都上傳其中并實現(xiàn)智能檢索。檔案信息數(shù)字化、檢索查詢信息化是檔案資料價值體現(xiàn)和信息共享的重要手段。我們當(dāng)今的日常生活已經(jīng)離不開信息技術(shù)，緊跟時代步伐是廣播電視臺的義務(wù)和責(zé)任，要保證廣播電視臺的先進性，可以依靠檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。與其它數(shù)據(jù)庫相比較，它具有源數(shù)據(jù)庫的功能，只需輸入目錄就可實現(xiàn)檔案查找調(diào)閱，具有減負(fù)增效的作用。在健全電子檔案管理的同時還要注重對紙質(zhì)檔案的管理，將電子檔案和紙質(zhì)檔案作為雙保險，防患于未然。

4.4 提高檔案管理人員素質(zhì)，減少員工流動性

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接決定廣播電視臺檔案管理工作的水平。廣播電視臺要提高檔案管理效率就要注重對員工的培養(yǎng)，通過培訓(xùn)等手段提高員工的理論知識和專業(yè)技能，增強員工的信息素養(yǎng)，確保他們對現(xiàn)代化工具的掌握，早日實現(xiàn)檔案管理智能化。廣播電視臺要制定科學(xué)合理的績效考核制度，用獎金激發(fā)員工的工作熱情，增強員工的責(zé)任意識，用績效留住員工，減少因員工流動給廣播電視臺造成的額外負(fù)擔(dān)，讓檔案管理成為廣播電視臺增效的輔助手段。

5 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作在廣播電視臺的日?；顒又邪缪葜陵P(guān)重要的角色，把控管理著廣播電視臺的全部信息資源。在大數(shù)據(jù)時代，為讓這些文獻資料發(fā)揮出它們應(yīng)有的價值，我們可以依靠檔案信息數(shù)據(jù)庫，在優(yōu)化管理的同時方便檔案信息共享，助力檔案管理工作的有序開展。