芻議數(shù)字檔案管理與檔案職能機(jī)構(gòu)改革

鄭新興

【摘要】本文通過對數(shù)字檔案的管理特點及業(yè)務(wù)流程變化的分析，結(jié)合當(dāng)前檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置存在的突出問題，提出檔案職能機(jī)構(gòu)改革的粗淺見解。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案管理;職能機(jī)構(gòu);改革

信息化時代，檔案文件以數(shù)字化形式存儲、傳遞、顯示及提供利用服務(wù)已經(jīng)是大勢所趨。從紙質(zhì)檔案到數(shù)字檔案，檔案在載體形態(tài)、記錄方法、傳輸方式、識讀方法等方面都發(fā)生了革命性的變化。但長期以來，檔案的管理以紙質(zhì)檔案為主要對象，并將檔案工作的內(nèi)容劃分為收集、整理、保管、鑒定、檢索、編研、登記統(tǒng)計、利用等檔案業(yè)務(wù)流程。另外，在信息化背景下，數(shù)字檔案管理的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程等方面的巨大變化，使得基于紙質(zhì)檔案管理需要的檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置在管理數(shù)字檔案中存在諸多問題。王剛同志在十四屆國際檔案大會開幕式上指出：“信息技術(shù)發(fā)展導(dǎo)致檔案信息爆炸性增長和檔案載體形態(tài)的多元化，使傳統(tǒng)的檔案管理理論與方法越來越難以適應(yīng)新形勢新任務(wù)的要求”。那么信息化背景下數(shù)字檔案管理的變化主要有那些呢？

一、數(shù)字檔案管理的變化

（一）數(shù)字檔案管理流程中時間的矛盾性。數(shù)字檔案管理流程時間的矛盾性主要體現(xiàn)在時間的提前和交叉。時間的提前主要是表現(xiàn)在收集工作時間提前，這是電子文件的前端控制理論和生命周期理論的要求。由于電子文件具有信息的易變性和信息的可操作性使得數(shù)字檔案的安全隱患系數(shù)大大增加，“如果還像過去一樣，按照生成、積累、立卷、鑒定、歸檔、分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么結(jié)果很可能是很多工作還未來得及開展，電子文件就被更改甚至刪除了，導(dǎo)致文件流失、失真等現(xiàn)象的發(fā)生”。因此必須根據(jù)前端控制理論和生命周期理論的要求，電子文件一“出生”就加上歸檔標(biāo)識，使之具有防止更改、刪除的屬性，并生成相應(yīng)的描述信息，從而確保其安全保留和內(nèi)容真實。并將電子文件的背景信息、結(jié)構(gòu)信息、內(nèi)容信息收集齊全。因此收集工作時間需要大大提前，這與當(dāng)前檔案館的檔案收集機(jī)構(gòu)坐等立檔單位“送貨上門”形成強(qiáng)烈的矛盾。如果在收集數(shù)字檔案的時候還沿用當(dāng)前的檔案收集模式，那么所收集的檔案必定不能作為“歷史的真實記錄”。正如加拿大的檔案專家特里·庫克所說：“在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件將可能不存在或至少可能不被鑒定、編目和提供利用”。因此必須對當(dāng)前的檔案收集機(jī)構(gòu)進(jìn)行必要的改革，以適應(yīng)未來接收、保管數(shù)字檔案的需要。時間的交叉主要體現(xiàn)在數(shù)字檔案的階段性劃分并不像紙質(zhì)檔案那么明確，“一些原來只在某一個時間點上完成的工作現(xiàn)在需要在一個連續(xù)的時間段上完成，這個時間段有時甚至跨越電子檔案的整個生命周期”。如著錄將貫穿于數(shù)字檔案的生成、歸檔、利用等整個過程。因此，如果繼續(xù)按照紙質(zhì)檔案為對象的職能機(jī)構(gòu)的劃分管理數(shù)字檔案，分階段對數(shù)字檔案的前身——電子文件進(jìn)行管理，在管理電子文件過程中勢必出現(xiàn)管理真空、相互推諉等諸多問題，必將給整個數(shù)字檔案的管理工作帶來混亂，難以實現(xiàn)科學(xué)管理。

（二）數(shù)字檔案管理流程中內(nèi)容的復(fù)雜性。數(shù)字檔案管理流程在內(nèi)容上的變化主要表現(xiàn)為復(fù)雜性、系統(tǒng)性。具體體現(xiàn)在：1.收集工作內(nèi)容增加。紙質(zhì)檔案的收集只要將單位移交進(jìn)館的檔案按照移交目錄清點清楚，收集工作就算是基本完成了。而數(shù)字檔案的收集除了要收集數(shù)字檔案本身的信息外，還需要收集數(shù)字檔案的背景信息、結(jié)構(gòu)信息以及數(shù)字檔案所依賴的存儲介質(zhì)、存儲技術(shù)等各方面的信息。數(shù)字檔案在收集的內(nèi)容和收集程序的復(fù)雜程度是紙質(zhì)檔案所不能比擬的。2.鑒定工作難度加大。電子文件信息的易變性和信息的可操作性使得數(shù)字檔案極易被修改而不留下任何痕跡，這就需要檔案鑒定人員既要有計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識又要有檔案鑒定的專業(yè)知識。需要按照電子文件的全程管理理論對文件產(chǎn)生、辦理、歸檔的全程進(jìn)行有效的監(jiān)控以保證電子文件的安全保存和內(nèi)容真實。既需要對數(shù)字檔案的內(nèi)容進(jìn)行鑒定又要對數(shù)字檔案進(jìn)行技術(shù)鑒定，確保電子檔案真實、完整、可讀。同時由于數(shù)字檔案存儲介質(zhì)的特殊性，需要進(jìn)行病毒鑒定和存儲介質(zhì)狀況的鑒定，以保證數(shù)字檔案的安全。而當(dāng)前的檔案鑒定部門的主要職責(zé)是對收集進(jìn)館的檔案是否完整、保管期限的長短、開放與否等方面的鑒定。數(shù)字檔案鑒定的難度及復(fù)雜性，當(dāng)前檔案鑒定部門顯得力不從心。3.保管工作更加復(fù)雜。紙質(zhì)檔案的保管工作主要是防止檔案生蟲、發(fā)霉、變質(zhì)遭遇病蟲災(zāi)害，因此只要按照“八防”的措施認(rèn)真貫徹執(zhí)行，檔案保管工作基本不會出現(xiàn)太大的漏洞，檔案信息安全也不會出現(xiàn)很大的問題。而數(shù)字檔案的保管工作提出更高的要求：由于數(shù)字檔案的存儲介質(zhì)多為磁性載體，因此數(shù)字檔案的保管除了要做到“八防”，注意檔案載體的保存外，還要考慮技術(shù)更新和設(shè)備的使用壽命。由于磁性載體的壽命遠(yuǎn)沒有紙質(zhì)檔案的壽命長，且信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)更新?lián)Q代很快，因此完整的數(shù)字檔案信息必須在規(guī)定的時間內(nèi)予以轉(zhuǎn)移，更換存儲介質(zhì)。同時，由于數(shù)字檔案信息是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)摹n案信息的易變性和信息的可操作性等方面的原因使得數(shù)字檔案在信息安全方面的問題更加突出。數(shù)字檔案保管的復(fù)雜性也是紙質(zhì)檔案無法比擬的。4.利用需求日益增長?！靶畔①Y源是人類社會賴以生存和發(fā)展的三大資源之一，正在日益成為人們勞動的對象和勞動產(chǎn)品，成為信息經(jīng)濟(jì)形成與發(fā)展的生產(chǎn)力要素，對于未來信息社會的生產(chǎn)力結(jié)構(gòu)變化起著主導(dǎo)作用”。檔案信息資源作為信息資源的重要組成部分，越來越受到重視。同時，由于利用人群多樣化，人們利用檔案需求的綜合化、專題化，利用檔案方式多元化等檔案利用需求的巨大變化，當(dāng)前檔案利用部門提供的簡單檔案查詢已經(jīng)不能滿足日益增長的檔案信息需求。另外，檔案館地位已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件集中向社會提供利用的中心和檔案信息服務(wù)中心，其承擔(dān)的社會職能也更加多樣，迫切要求檔案利用部門進(jìn)行必要的改革，滿足日益增長的檔案信息利用需求，履行社會職責(zé)。但目前檔案利用工作還停留在用戶來館查閱、檔案館根據(jù)館藏提供利用的低級階段，這明顯與未來的檔案信息利用需求發(fā)展不相適應(yīng)。

（三）數(shù)字檔案管理流程中方式的綜合性。由于數(shù)字檔案自身的特性，數(shù)字檔案的收集、整理、保管、鑒定、檢索、編研、登記統(tǒng)計、利用等各個環(huán)節(jié)、各個階段的特征不像紙質(zhì)檔案那么明顯，數(shù)字檔案的管理程序已經(jīng)由紙質(zhì)檔案的線性式管理向并行式、交互式管理發(fā)展，許多業(yè)務(wù)活動相互穿插，相互銜接，十分復(fù)雜，且各環(huán)節(jié)之間相互影響，牽一發(fā)而動全身。因此，如果還采用基于紙質(zhì)檔案的管理方式，勢必?zé)o法管理好數(shù)字檔案。同時，數(shù)字檔案的管理依賴于電腦及各類管理軟件，雖然電腦的普及及各種管理軟件的學(xué)習(xí)能夠使檔案管理人員對數(shù)字檔案的管理有一定的了解，但是長期以來形成的紙質(zhì)檔案的管理方式和目前現(xiàn)有的職能機(jī)構(gòu)的劃分又為數(shù)字檔案的管理設(shè)置了諸多障礙，因此，必須更加突出檔案館文化事業(yè)單位的基本屬性，并基于數(shù)字檔案管理的特殊性，對現(xiàn)有檔案職能機(jī)構(gòu)進(jìn)行必要的整合和改革，才能對數(shù)字檔案形成安全、規(guī)范的管理。

二、當(dāng)前檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置分析

我國實行“局館合一”的檔案事業(yè)管理體制，檔案職能機(jī)構(gòu)不僅承擔(dān)著行政管理職能，還承擔(dān)著檔案業(yè)務(wù)職能。不可否認(rèn)，這一管理體制在紙質(zhì)檔案管理上的成功，但在信息化背景下的電子檔案管理中所暴露出來的缺陷也是顯而易見的。檔案職能機(jī)構(gòu)文化事業(yè)單位的基本屬性不夠突出，檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置存在著結(jié)構(gòu)失衡、職能機(jī)構(gòu)設(shè)置過多、過細(xì)等多方面的問題，嚴(yán)重影響數(shù)字檔案的有效管理。

（一）職能重疊問題突出。我國實行“局館合一”的檔案事業(yè)管理體制，這一體制在我國檔案事業(yè)的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用。但隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，這一體制也在客觀上造成檔案館文化事業(yè)單位的屬性難以凸顯，制約了檔案館在文化建設(shè)中作用的發(fā)揮。在這一體制下，檔案局（館）在職能機(jī)構(gòu)的設(shè)置上存在職能重疊的突出問題，往往一個機(jī)構(gòu)既承擔(dān)行政管理職能，又承擔(dān)具體業(yè)務(wù)職能。這一客觀現(xiàn)實導(dǎo)致檔案館既是運動員又是裁判員，檔案館的文化事業(yè)單位屬性難以凸顯。

（二）結(jié)構(gòu)失衡問題突出。檔案職能機(jī)構(gòu)的文化事業(yè)單位的基本屬性不夠突出，機(jī)構(gòu)設(shè)置結(jié)構(gòu)性失衡問題是現(xiàn)行檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置存在的突出問題。對31個省、自治區(qū)、直轄市的檔案局（館）的職能機(jī)構(gòu)設(shè)置的調(diào)查統(tǒng)計顯示：主要承擔(dān)行政管理職能機(jī)構(gòu)數(shù)與主要承擔(dān)檔案業(yè)務(wù)職能機(jī)構(gòu)數(shù)持平的有3個省級檔案局（館）;主要承擔(dān)行政管理職能機(jī)構(gòu)數(shù)超過主要承擔(dān)檔案業(yè)務(wù)職能機(jī)構(gòu)數(shù)的有21個省級檔案局（館）;主要承擔(dān)行政管理職能機(jī)構(gòu)數(shù)少于主要承擔(dān)檔案業(yè)務(wù)職能機(jī)構(gòu)數(shù)的有7個省級檔案局（館）。從以上分析就可以看出目前的檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置過于強(qiáng)調(diào)其行政管理職能，機(jī)構(gòu)設(shè)置結(jié)構(gòu)失衡，檔案職能機(jī)構(gòu)的文化事業(yè)單位基本屬性不夠突出，檔案館的業(yè)務(wù)職能未能得到應(yīng)有的重視。

（三）機(jī)構(gòu)數(shù)量過多，職能劃分過細(xì)。檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置的另一個問題是機(jī)構(gòu)數(shù)量設(shè)置過多，職能劃分過細(xì)，這在信息化背景下將成為數(shù)字檔案管理的突出障礙。通過對31個省、自治區(qū)、直轄市的省級檔案局（館）職能機(jī)構(gòu)設(shè)置的數(shù)量進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)：機(jī)構(gòu)數(shù)量在10個以下的有7個省級檔案局（館）;機(jī)構(gòu)數(shù)量在10-15個的省級檔案局（館）18個;機(jī)構(gòu)數(shù)量15個以上的省級檔案局（館）有6個。北京、遼寧的檔案職能機(jī)構(gòu)數(shù)量甚至達(dá)到20個以上，這雖然與這兩省豐富的歷史檔案有關(guān)系，但在信息化背景下，如此多的機(jī)構(gòu)設(shè)置和如此細(xì)的職能劃分，勢必成為數(shù)字檔案管理的障礙，影響數(shù)字檔案的安全、規(guī)范管理。

三、檔案職能機(jī)構(gòu)改革設(shè)想

數(shù)字檔案不同于紙質(zhì)檔案的管理要求和現(xiàn)有的檔案職能機(jī)構(gòu)設(shè)置的矛盾，已經(jīng)成為檔案工作的突出矛盾，迫切需要更加突出檔案館文化事業(yè)單位的基本屬性，對檔案職能機(jī)構(gòu)進(jìn)行必要的整合、重組。按照當(dāng)前自上而下層層推進(jìn)的事業(yè)單位改革思路，在檔案館中設(shè)立“六中心”，加強(qiáng)數(shù)字檔案的管控，是適應(yīng)信息化背景下數(shù)字檔案管理的合理選項：

（一）改革現(xiàn)有的檔案收集部門。設(shè)立檔案信息采集中心，改變過去坐等檔案移交進(jìn)館的工作作風(fēng)，提前介入，設(shè)計完善和切實可行的檔案收集管理系統(tǒng)，根據(jù)前端管理和全程管理理論的要求，主動開展工作，切實加強(qiáng)檔案信息的采集工作。在電子文件一“出生”就加上歸檔標(biāo)識，使之具有防止刪除的屬性，并生成相應(yīng)的描述信息，將電子檔案的背景信息、結(jié)構(gòu)信息、內(nèi)容信息采集齊全。同時對電子文件的運行、辦理進(jìn)行全程的監(jiān)控管理，確保電子文件安全保存和內(nèi)容真實。

（二）改革現(xiàn)有的檔案鑒定部門。設(shè)立檔案信息鑒定中心，明確檔案信息鑒定中心職責(zé)，并建立內(nèi)容鑒定小組、技術(shù)鑒定小組、病毒和存儲介質(zhì)鑒定小組等穩(wěn)定的專業(yè)人才隊伍，明確分工又相互配合，加強(qiáng)數(shù)字檔案信息的鑒定工作。

（三）改革現(xiàn)有的檔案保管部門。設(shè)立檔案信息保管中心，加強(qiáng)檔案信息的保管工作。繼承當(dāng)前檔案保管的優(yōu)良傳統(tǒng)，在檔案信息保管中心下設(shè)置實體安全保管小組、信息安全保管小組。實體安全保管小組負(fù)責(zé)實體檔案的安全保管工作;信息安全保管小組負(fù)責(zé)信息化背景下的數(shù)字檔案信息安全保管工作。兩個小組按照各自的分工，高效開展工作，使檔案信息得以完整安全保存，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)提供信息支持。

（四）改革現(xiàn)有的檔案利用部門。設(shè)立檔案信息利用服務(wù)中心，加強(qiáng)檔案信息的利用服務(wù)工作，改變當(dāng)前被動利用服務(wù)的局面。在檔案信息利用服務(wù)中心下設(shè)文獻(xiàn)編研小組和信息開發(fā)建設(shè)小組。繼承現(xiàn)有的文獻(xiàn)編研開發(fā)職能，根據(jù)社會需求選擇合適的專題，加強(qiáng)檔案傳統(tǒng)利用服務(wù)的開發(fā)工作，同時加強(qiáng)專題數(shù)據(jù)庫的研究開發(fā)，加強(qiáng)信息開發(fā)建設(shè)，用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)資源建設(shè)，高效地為用戶提供利用服務(wù)。

（五）設(shè)立檔案技術(shù)服務(wù)中心。負(fù)責(zé)檔案相關(guān)技術(shù)處理和研發(fā)工作。技術(shù)服務(wù)中心負(fù)責(zé)對各部門相關(guān)的技術(shù)進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn);處理實際工作中出現(xiàn)的各種技術(shù)難題等。同時針對新情況，研究開發(fā)先進(jìn)實用的技術(shù)、系統(tǒng)，以提高檔案管理的科學(xué)性、有效性。

（六）設(shè)立檔案館統(tǒng)籌協(xié)調(diào)中心。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門之間的溝通配合以及各立檔單位檔案管理相關(guān)工作的協(xié)調(diào)配合，其工作性質(zhì)類似于辦公室。整個檔案工作的順利開展需要相關(guān)部門加強(qiáng)溝通，密切配合，開展合作，檔案館統(tǒng)籌協(xié)調(diào)中心就是起這樣的作用。在檔案館統(tǒng)籌協(xié)調(diào)中心的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)下，使檔案館的各個業(yè)務(wù)部門相互配合，使得檔案的各項工作得以順利有序地開展。

信息化時代已經(jīng)來臨，數(shù)字檔案必將成為未來檔案管理的中心。只有在客觀層面適應(yīng)數(shù)字檔案管理需要，對檔案職能機(jī)構(gòu)進(jìn)行必要的改革，才能為數(shù)字檔案的安全、規(guī)范管理掃清障礙。

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