企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式探討

靳莉

【摘要】隨著社會(huì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，企業(yè)的組織和管理更加復(fù)雜。檔案管理屬于企業(yè)現(xiàn)代化管理模式中的基礎(chǔ)內(nèi)容之一，必須創(chuàng)新才能適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展，并推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康、穩(wěn)定、高效發(fā)展模式。本文分析了企業(yè)檔案管理創(chuàng)新措施以及服務(wù)模式。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理;創(chuàng)新;服務(wù)模式

一、企業(yè)檔案管理中存在的不足之處

（一）不重視檔案管理工作。當(dāng)前，我國(guó)大部分企業(yè)沒(méi)有對(duì)檔案管理工作給予高度重視，檔案管理意識(shí)較為薄弱，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，在實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中也沒(méi)有落實(shí)相關(guān)的規(guī)章制度。多數(shù)企業(yè)把產(chǎn)品開(kāi)發(fā)以及市場(chǎng)銷售活動(dòng)作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重點(diǎn)內(nèi)容，片面以為檔案管理就是簡(jiǎn)單的搜集、整理以及保存職工信息，不需要投入較多資源，因而缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案資源的價(jià)值被埋沒(méi)。

（二）缺乏健全的檔案管理制度。大部分企業(yè)不重視職工檔案管理工作，致使檔案管理工作缺乏健全的管理體系和制度。雖然有的企業(yè)建立了檔案管理制度，但是不規(guī)范、不嚴(yán)格，基本都流于形式化。檔案管理工作自身沒(méi)有完善的制度做保障，致使其無(wú)章可循，工作當(dāng)中出現(xiàn)較多混亂。另外，檔案管理人員缺乏高度的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，在工作當(dāng)中得過(guò)且過(guò)，執(zhí)行力不強(qiáng)，不深入，資料丟失、數(shù)據(jù)信息不全面等問(wèn)題層出不窮。

（三）檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題。處于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，企業(yè)檔案管理必須依靠網(wǎng)絡(luò)以及通信技術(shù)，在企業(yè)檔案管理當(dāng)中樹(shù)立信息化管理理念，才能使檔案管理工作跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，滿足企業(yè)發(fā)展的需求。然而，我國(guó)企業(yè)檔案管理方法和技術(shù)方面仍然存在較多問(wèn)題，尤其是對(duì)于電子檔案的管理缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)和制度，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題無(wú)法及時(shí)解決。

（四）檔案管理工作人員方面存在問(wèn)題。檔案管理人員的綜合素養(yǎng)偏低是目前多數(shù)企業(yè)普遍存在的問(wèn)題。企業(yè)多數(shù)檔案管理人員沒(méi)有通過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，同時(shí)大部分企業(yè)的檔案管理人員身兼數(shù)職，日常工作當(dāng)中以其他工作為核心，檔案工作都是兼職進(jìn)行，致使檔案管理工作質(zhì)量和水平都較低。檔案專業(yè)出身的工作人員極少，缺乏完整的知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)歷較低，業(yè)務(wù)水平以及專業(yè)技能不高，工作處于疲于應(yīng)付狀態(tài)，致使檔案管理工作的時(shí)效性和有效性與新時(shí)代的檔案管理工作不相符。

二、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新措施

（一）創(chuàng)新檔案管理觀念。首先，必須熟悉檔案才能科學(xué)合理地利用檔案，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。隨著我國(guó)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的逐步調(diào)整，經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)趨于優(yōu)化，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)檔案管理工作必須改變傳統(tǒng)的管理觀念，深入企業(yè)了解各項(xiàng)工作具體操作流程，才能掌握好相關(guān)檔案的儲(chǔ)存意義，檔案管理人員才會(huì)對(duì)不同類型的檔案資料心中有數(shù)。其次，確立檔案資產(chǎn)意識(shí)，加大檔案資產(chǎn)管理力度。檔案資產(chǎn)作為企業(yè)總資產(chǎn)中的一部分，它是企業(yè)過(guò)去和現(xiàn)在的真實(shí)記錄以及客觀評(píng)價(jià)，能夠推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。因此，企業(yè)檔案管理人員必須樹(shù)立檔案資產(chǎn)理念，認(rèn)真做好檔案管理工作。

（二）創(chuàng)新檔案管理體制。只有創(chuàng)新檔案管理體制，才能使檔案工作與現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展模式相符合。首先，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，構(gòu)建科學(xué)合理的管理體系，完善企業(yè)規(guī)章制度，明確檔案管理人員的崗位職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)，健全績(jī)效考核體系，提高相關(guān)人員的工作積極性和熱情，保證檔案管理工作有效開(kāi)展。其次，改變傳統(tǒng)的管理模式。信息化時(shí)代，企業(yè)檔案管理應(yīng)該建立信息化、數(shù)據(jù)化管理體系，才能提升工作效率，滿足企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)創(chuàng)新檔案管理工作的目的是為了跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需求，因此，應(yīng)該優(yōu)化管理模式，促使各個(gè)工作環(huán)節(jié)高效運(yùn)行，才能使經(jīng)濟(jì)效益實(shí)現(xiàn)最大化，使各個(gè)方面的資源實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化配置。

（三）創(chuàng)新檔案管理方法和技術(shù)。首先，隨著企業(yè)的快速發(fā)展，檔案管理工作也取得了較大的進(jìn)步，因此對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以及管理水平提出了較高的要求，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，才能使其適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作。其次，實(shí)施全員參與和探討的新工作局面。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層需要加強(qiáng)分管的檔案工作，把檔案創(chuàng)建工作貫穿于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程。充分發(fā)揮各個(gè)部門以及重點(diǎn)項(xiàng)目成員的作用，鼓勵(lì)他們積極參與到檔案信息化建設(shè)當(dāng)中。最后，務(wù)實(shí)基層基礎(chǔ)，加強(qiáng)企業(yè)自身建設(shè)。檔案工作作為企業(yè)最為重要的基本工作，要想使檔案工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，需要加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，提升整體管理水平，從而促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行。

三、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的服務(wù)模式

（一）健全網(wǎng)站服務(wù)管理體系。首先，當(dāng)前各個(gè)行業(yè)在創(chuàng)新檔案服務(wù)模式過(guò)程當(dāng)中，都在積極開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)，健全網(wǎng)站的各項(xiàng)功能。企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案的建立，檔案管理人員能夠在自己的職責(zé)范圍之內(nèi)構(gòu)建自己需要管理的網(wǎng)站體系，同時(shí)能夠?qū)W習(xí)更為先進(jìn)的科學(xué)管理方式，有效提升了檔案檢索效率。其次，全方位提供服務(wù)。要想實(shí)現(xiàn)全方位的管理模式，需要加大物質(zhì)和技術(shù)的投入力度。健全企業(yè)信息開(kāi)放利用中心，促使檔案管理更加開(kāi)放化。對(duì)檔案資源實(shí)施全方位的服務(wù)，才能挖掘出有價(jià)值的信息，?為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。因此，企業(yè)需要牢固服務(wù)大局的理念。不斷調(diào)整和完善檔案工作運(yùn)行管理體系。創(chuàng)建完善的電子文件整理標(biāo)準(zhǔn)，保證軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施完善。才能充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（二）加大整合力度，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。加大整合力度，優(yōu)化資源配置，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，才能推動(dòng)企業(yè)發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)價(jià)值最大化。隨著信息化的深入和發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為信息傳播的主要途徑，網(wǎng)絡(luò)信息容量大，傳播速度快，如何才能在海量的信息中快速挖掘出有價(jià)值的信息資源，最大限度利用空間，儲(chǔ)存各類文獻(xiàn)資料，是各個(gè)企業(yè)檔案管理部門需要深入研究的問(wèn)題。企業(yè)可以盡快構(gòu)建一個(gè)信息整合度較高的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，同時(shí)要保證該系統(tǒng)具有較強(qiáng)的管理性和整體性。而建立電子文檔中心則能夠使企業(yè)的各類電子檔案集中歸檔，保證各類信息能夠有效存儲(chǔ)和搜集管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目標(biāo)。

（三）加強(qiáng)檔案信息的深度編研。深度編研檔案信息，能夠使檔案管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)、辨別以及獲取客觀存在的檔案信息資源，從而根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需求以及檔案管理部門自己的特點(diǎn)，深層次研究檔案信息，通過(guò)科學(xué)的方法來(lái)挖掘出檔案信息的內(nèi)涵和價(jià)值，從而提升檔案信息的利用效率和服務(wù)性，為企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。首先，對(duì)于數(shù)量較大，種類繁多的檔案信息資料，企業(yè)可以采用優(yōu)先級(jí)的管理方式，科學(xué)合理進(jìn)行。其次，邀請(qǐng)相關(guān)專家來(lái)編研檔案工程。因?yàn)槠髽I(yè)檔案資料和企業(yè)的發(fā)展緊密相連，深度編研檔案過(guò)程當(dāng)中，必須保證檔案資料的處理方法科學(xué)合理。最后，確保檔案編研的資料可以及時(shí)提交，才能使檔案資料的價(jià)值得以發(fā)揮。檔案資料的編研需要按照一定的流程和時(shí)間進(jìn)行，確保編研的信息資料細(xì)致、全面和準(zhǔn)確。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，處于信息化社會(huì)，企業(yè)檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，才能跟上時(shí)代發(fā)展的形式，促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理觀念、體制和管理方法以及技術(shù)，健全網(wǎng)站服務(wù)管理體系，加大整合力度，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，加強(qiáng)檔案信息的深度編研，促使企業(yè)檔案管理工作和服務(wù)更加現(xiàn)代化、科學(xué)化。

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