白玲玲

【摘要】合同類檔案是企業(yè)經(jīng)營活動合法性的依據(jù)，是其維護自身合法權(quán)益的有力證據(jù)。筆者就如何做好合同類檔案工作談幾點看法。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);合同類檔案;管理

本文中合同類檔案是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議本身及其在準備和執(zhí)行過程中形成的具備查考保存價值的歷史記錄。在市場經(jīng)濟中，對于以盈利為目的的企業(yè)來說，合同是其經(jīng)營活動合法性的依據(jù)，更是其維護自身合法權(quán)益的有力證據(jù)，規(guī)范、系統(tǒng)的合同類檔案管理是企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展不可或缺的保障力量。

一、企業(yè)合同類檔案管理現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟和科技的發(fā)展，我國檔案管理水平日益提升，特別是企業(yè)的檔案管理，越來越多地引進了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)和檔案專業(yè)人員。但仍有部分企業(yè)只顧發(fā)展經(jīng)濟，無暇顧及檔案工作，合同類檔案作為企業(yè)檔案工作中的重要部分，各企業(yè)的管理水平和管理模式也各不相同。

（一）信息化水平參差不齊。很多企業(yè)的檔案工作已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化管理，可在線歸檔、在線利用，甚至有的企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了無紙化辦公，對文件從產(chǎn)生、辦理直至歸檔和保管、利用做到了全生命周期管控。但也有部分企業(yè)至今仍未實現(xiàn)檔案條目化管理，僅依靠傳統(tǒng)管理模式進行收集。合同類檔案作為企業(yè)檔案中的一部分，跟整個企業(yè)的檔案管理水平直接相關(guān)，管理水平高的企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了合同數(shù)字化管理和利用，有的甚至從擬制到簽訂都通過信息系統(tǒng)在線運行，然而，部分企業(yè)可能都還未對合同類檔案進行管理，基本都散存在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員手中，這對企業(yè)維護自身權(quán)益有著很大的隱患。

（二）管理模式各不相同。企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營范圍的不同，其產(chǎn)生的合同種類和數(shù)量都會不同，這就使得企業(yè)合同的管理模式存在著差異，有的是集中管理，這樣便于利用;有的為了保證某一項目的檔案完整，將合同分散在與之相關(guān)的各個項目的檔案中，可以呈現(xiàn)該項目的完整性。

二、信息時代如何做好合同管理

在信息化水平參差不齊，集中和分散管理各有千秋的情況下，合同類檔案的管理工作應(yīng)該如何開展？筆者認為需從以下幾方面著手：

（一）歸口管理。企業(yè)的合同和檔案工作都應(yīng)具有相應(yīng)的歸口管理部門。合同歸口管理部門統(tǒng)一制定合同從擬制到簽訂到執(zhí)行的管理規(guī)范，設(shè)置具有一定規(guī)律的合同編號規(guī)則，從合同的產(chǎn)生到后期的執(zhí)行、歸檔，合同編號固定不變，歸檔后檔案管理人員仍沿用合同編號進行整理。不論信息化水平的高低，有歸口管理部門從源頭上統(tǒng)一約束，后期管理工作會事半功倍。合同類檔案管理工作由企業(yè)檔案部門歸口管理，制定合同歸檔的制度和要求，并對業(yè)務(wù)部門的合同類檔案管理工作進行業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)。

（二）預(yù)立卷管理。受合同所涉及內(nèi)容的影響，不同類型的合同簽訂周期不同，其經(jīng)辦人員也因業(yè)務(wù)差異分散在各部門，如果由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員自行歸檔，一方面，檔案人員不了解合同涉及的業(yè)務(wù)，不能確保合同及其附件內(nèi)容的完整性;另一方面，檔案人員不清楚企業(yè)整體合同的情況，很難保證合同全部歸檔。而歸口管理部門不僅清楚合同所涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容，對企業(yè)合同的整體情況也了如指掌。因此筆者建議由合同歸口管理部門進行預(yù)立卷管理，在第二年上半年完成上年度簽訂合同的移交歸檔工作。1.收集。合同歸口管理部門在收集的時候需要注意整個年度簽訂合同歸檔的完整，同時要嚴格檢查合同文本本身及其附件的完整，確保合同簽署（蓋章簽字、日期簽署等）完整、合同簽訂前準備過程文件及其簽署完整。執(zhí)行周期較長的合同，在執(zhí)行過程中產(chǎn)生的變更類文件也應(yīng)一并歸入相應(yīng)合同編號的檔案中，才能保證合同類檔案的完整性。2.整理。合同歸口管理部門在收集合同類檔案后按合同的編號從小到大排序，并對單個合同號中的文件按照主體在前、附件在后的原則進行排序、整理。每份合同的準備和辦理時間都各不相同，收集時只確定案卷號，件號暫定，待年度合同類統(tǒng)一移交歸檔后由檔案管理部門最后確定，這樣在后期利用中，不僅可以通過檔號查找，在批量借閱時還可以按照合同編號快速獲取。因涉及業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額的不同，每份合同的價值和有效期也不同，因此其保管期限也應(yīng)有所差異。屬于企業(yè)主營業(yè)務(wù)且金額較大的合同類檔案應(yīng)永久存放，非主營業(yè)務(wù)且金額不大的定期存放，金額大小根據(jù)企業(yè)運營規(guī)模自行確定。3.錄入。合同類檔案的錄入按照檔案著錄常規(guī)要求進行，但合同的多個責任者中可只錄入除企業(yè)自身外的其他單位，雙方都有合同編號的都需要錄入，日期為合同的生效日期。對于集中管理合同類檔案的企業(yè)，在錄入時還需要建立合同與其所涉及項目的檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，才能既確保其項目檔案的完整性，又能快速查找利用。4.移交。合同歸口管理部門在每年上半年完成上一年度簽訂合同的移交，移交時按照檔案歸檔要求辦理交接手續(xù)，移交清單一式兩份，合同歸口管理部門和檔案歸口管理部門各留存一份，移交后由檔案管理部門負責后期的保管和利用。

（三）信息化管理。近年來，檔案工作中重藏輕用的現(xiàn)象正在逐步改善，合同類檔案因其自身的特性，在各類檔案中利用頻率偏高。企業(yè)應(yīng)借助信息化管理手段提升合同類檔案管理水平，提供便捷的利用方式，這樣不僅可以提高用戶工作效率，還可以促使用戶更好地支持合同類檔案前期的歸檔收集工作，從而進一步提升合同類檔案的管理水平。

三、結(jié)語

企業(yè)可根據(jù)自身管理模式確定合同類檔案的管理模式，但合同的歸口管理部門是必不可少的，只有從源頭上規(guī)范合同管理工作，才能為后續(xù)的檔案工作奠定基礎(chǔ)。合同歸口管理部門和檔案歸口管理部門一起參與的預(yù)立卷管理模式，可確保合同類檔案的完整、規(guī)范，信息化管理手段可為用戶提供便捷、高效的利用途徑，為企業(yè)發(fā)展提供信息資源保障。