淺議重點工程檔案管理的角色定位

摘 要：隨著鐵路跨越式發(fā)展理念的提出，鐵路重點工程建設(shè)項目接二連三，各級檔案館在重點工程項目建設(shè)中機遇和挑戰(zhàn)并存。工程建設(shè)項目檔案是檔案館檔案信息資源建設(shè)的重點，通常也是個難點，即收集難、歸檔難、整編難、數(shù)字化難等等。我局檔案館工程建設(shè)檔案管理始終被作為一項重要工作，與工程建設(shè)同步進(jìn)行、同步發(fā)展，要建一流工程、創(chuàng)一流檔案，除有賴于各級檔案部門的關(guān)心指導(dǎo)外，更需要各建設(shè)單位在重點工程檔案管理中的準(zhǔn)確角色定位。角色定位的成功，帶來觀念的改變，引發(fā)主動服務(wù)，開創(chuàng)出重點工程檔案管理的全新局面。

關(guān)鍵詞：工程檔案;制度化;程序化;數(shù)字化

當(dāng)前，全國鐵路在建設(shè)項目正如火如荼進(jìn)行，擬建的鐵路建設(shè)項目正進(jìn)一步擴(kuò)大，已超過以前各個建設(shè)時期。面對建設(shè)任務(wù)重、建設(shè)周期短，建設(shè)進(jìn)度快、建設(shè)工作量大的新情況，工程項目檔案的質(zhì)量把關(guān)和驗收交接已顯得十分重要，表現(xiàn)為：一條線未接收完，另一條線跟著接收，有時多條線同時接收，加上檔案部門人員少、施工單位移交檔案專業(yè)數(shù)量多的特點，使得交接顯得顧此失彼，困難重重。特別是檔案驗收階段，建設(shè)單位對檔案部門參與驗收在認(rèn)識、管理上的不確定性，極大影響了檔案驗收和交接。

1 做制度化管理的推動者

制度是做好工程項目檔案管理的有力保證。在工程建設(shè)過程中應(yīng)始終注重項目檔案管理制度的建立和完善。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《國家重點建設(shè)項目檔案驗收辦法》等國家檔案工作法律法規(guī)精神，建立文件材料歸檔制度、為做好工程項目檔案管理工作提供制度保障。重點工程建設(shè)單位工作重點一般在工程建設(shè)本身，檔案工作“說起來重要、忙起來不要”的情況或多或少存在，能在工程建設(shè)過程中主動建立和完善檔案管理制度的還不多見。另外，建設(shè)單位相關(guān)人員在檔案專業(yè)知識方面一般比較欠缺，局檔案部門與重點工程建設(shè)單位可能分屬不同的法人，即便同屬同一企業(yè)但一般沒有直接的隸屬關(guān)系。為使工程建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位能明確各自平時收集歸檔工作中所承擔(dān)的職責(zé)，實事求是，確保一流的工程，一流的竣工檔案，這就要求建設(shè)單位自建設(shè)伊始，就應(yīng)在檔案管理部門的指導(dǎo)下制定適合該工程的檔案歸檔方案，明確范圍和職責(zé)，下發(fā)給工程各口子的管理人員，從而對該項工作的正常操作進(jìn)行規(guī)范。要避免平時重視工程的質(zhì)量和進(jìn)度，而忽視基建檔案工作，工程竣工時檔案資料往往不齊全，這時才將資料突擊整理，費工、費時、費力只。有將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款，以法律文書的形式規(guī)定下來，才會把它放在議事日程上，引起足夠的重視，實踐證實這一做法是促進(jìn)工程項目歸檔工作的一項有效措施。

2 做程序化管理的堅持者

工程項目檔案管理是工程建設(shè)的重要組成部分，將檔案工作與建設(shè)程序有機地結(jié)合起來并與時俱進(jìn)對工程項目檔案的規(guī)范管理起著重要作用。要積極宣傳建檔的意義，確立基建檔案的重要地位。工程項目涉及的相關(guān)部門廣，造成了資料來源多。作為工程建設(shè)單位，除了在單位內(nèi)部加強學(xué)習(xí)，確立建檔重要性外，還需向各參建單位及部門宣傳建檔的意義，在各單位、部門間形成建檔共識，使建檔工作引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，僅靠建設(shè)單位自己是不夠的。只有各單位、部門明確了建檔的重要意義，才能真正確立基建檔案工作的重要地位，還要靠相關(guān)部門的重視和配合，為建檔工作的順利展開，創(chuàng)造一個積極、和諧、良好的外部環(huán)境。同時要針對新情況，及時在相關(guān)程序中增加環(huán)節(jié)，為工程質(zhì)量和檔案的準(zhǔn)確性提供有力保證。

3 做數(shù)字化管理的耕耘者

檔案管理數(shù)字化是信息時代檔案工作的一個重要特點，工程項目檔案數(shù)字化是工程檔案管理的一項重要內(nèi)容。當(dāng)前，紙質(zhì)檔案依然是工程項目檔案的主體。工程項目檔案在建設(shè)單位停留時間較長，工程項目建設(shè)單位要逐步開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。建設(shè)單位檔案管理部門自然成了項目檔案數(shù)字化管理主體。在管理好工程建設(shè)項目紙質(zhì)檔案的同時，將工程項目檔案電子化作為檔案信息資源建設(shè)的一項重要工作，配置設(shè)備，配置軟件，建成完整的檔案信息系統(tǒng)。在開展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的同時、不斷加強檔案管理，對工程紙質(zhì)檔案采取一系列優(yōu)化管理措施。工程檔案管理要實現(xiàn)紙質(zhì)檔案整編與檔案網(wǎng)絡(luò)化管理有機結(jié)合，改變?nèi)藢懯殖膫鹘y(tǒng)管理方式，工作效率大幅提高，紙質(zhì)檔案案卷質(zhì)量得到大幅度優(yōu)化。

4 做關(guān)口前移式管理的創(chuàng)新者

按照《國家重大工程建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，建設(shè)單位負(fù)責(zé)工程在建過程中的檔案管理，工程使用單位檔案部門是工程項目經(jīng)國家驗收后檔案移交的接收單位。工程使用單位檔案部門是坐等移交接收還是主動出擊對項目檔案管理具有重要的意義。建設(shè)單位與工程使用單位檔案部門溝通少，很多問題就可能得不到及時發(fā)現(xiàn)，等發(fā)現(xiàn)后又錯過了最佳補救時機，將會造成無法估量的損失。要做好工程項目檔案工作，工程使用單位檔案部門關(guān)口前移非常重要。所謂關(guān)口前移也就是工程使用單位的檔案管理部門摒棄坐等移交接收的思想，主動介入工程建設(shè)全過程，將重點工程檔案意識強化、制度化管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理、收集整編等控制關(guān)口前移到工程設(shè)計、施工、建設(shè)、監(jiān)理等工程建設(shè)整個過程之中。

工程項目開工初期，組織制定工程檔案管理細(xì)則，對工程檔案管理工作提出原則性要求，將為工程項目文件材料的形成、積累、整理、編目提供制度保證的工作前移到項目文件材料形成之初。工程建設(shè)過程中，就工程項目竣工圖、竣工文件中容易出現(xiàn)的問題開展研究，搶在竣工圖和竣工文件編制之前向有關(guān)單位提出質(zhì)量要求，指導(dǎo)各施工部門按照檔案管理規(guī)范形成積累項目文件材料。針對工程建設(shè)部門檔案人力不足的情況，派出經(jīng)驗豐富的檔案管理人員深入工程建設(shè)部門一邊整理工程檔案，一邊主動提供優(yōu)質(zhì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，直接控制歸檔文件的質(zhì)量，對不符合質(zhì)量要求的檔案提出整改意見并敦促及時整改，工程檔案質(zhì)量控制關(guān)口前移到工程建設(shè)部門，進(jìn)館工程檔案質(zhì)量才能在源頭上得到控制。

項目建設(shè)單位在重點工程檔案管理中進(jìn)行準(zhǔn)確的角色定位，不僅需要智慧，更多是需要奉獻(xiàn)。各級項目建設(shè)單位將自身定為工程檔案“制度化管理的推動者、程序化管理的堅持者，數(shù)字化管理的耕耘者、關(guān)口前移式管理的創(chuàng)新者”，檔部門從中需要付出更多的勞動和努力，偶爾還可能會因為不理解而被建設(shè)施工單位誤會，但這種角色定位對推動和改善工程項目檔案管理具有非常重要的作用，是使工程檔案管理擺脫“說起來重要，忙起來不要”誤區(qū)，增添檔案部門活力的一劑良方。

作者簡介

孫小涵（1982-），女，漢族，云南昆明人，在中國鐵路昆明局集團(tuán)有限公司辦公室檔案史志室工作，先任檔案系列（中級）館員職稱，研究方向：檔案信息化、檔案信息資源開發(fā)與利用、檔案學(xué)基礎(chǔ)理論與發(fā)展。