分析如何做好新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作

葉壽康

摘 要：隨著事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，其文書(shū)檔案資料也越來(lái)越多，這就對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出了更高的要求，只有順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，不斷改進(jìn)和完善文書(shū)檔案管理工作，才能促進(jìn)事業(yè)單位健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。本文筆者就針對(duì)如何做好新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書(shū)檔案管理

事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中必然會(huì)形成一些具有重要價(jià)值的文書(shū)檔案，文書(shū)檔案作為事業(yè)單位檔案管理體系的關(guān)鍵組成部分，必須得到高度重視。在新時(shí)代、新背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷更新檔案管理理念與管理模式，采取更具針對(duì)性的管理措施，進(jìn)而從根本上提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量。

1 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的重要作用

1）有助于完善國(guó)家檔案體系。事業(yè)單位在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化、政治等領(lǐng)域都扮演著十分重要的角色，其發(fā)展?fàn)顩r的好壞將直接影響到整個(gè)社會(huì)方方面面的發(fā)展。文書(shū)檔案資料作為記錄事業(yè)單位發(fā)展變化歷程的權(quán)威性資料，只有做好對(duì)其的保存與管理工作，才能為我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供全面、真實(shí)的歷史材料，并促進(jìn)國(guó)家檔案庫(kù)的進(jìn)一步完善。

2）有助于充分發(fā)揮法律憑證的綜合效力。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其文書(shū)檔案資料往往真實(shí)記錄了單位創(chuàng)建、變更、注銷(xiāo)等多方面的情況，而且涉及面非常廣泛，內(nèi)容細(xì)致，基本囊括了事業(yè)單位各個(gè)時(shí)期所舉辦的各類(lèi)活動(dòng)，可以全面而真實(shí)地展示出事業(yè)單位的所有相關(guān)信息。不僅如此，這些檔案信息還能為各級(jí)管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)評(píng)判事業(yè)單位是否存在違規(guī)違紀(jì)行為提供科學(xué)的參考依據(jù)，其本身可作為一種法律憑證而存在，具有一定的法律效力。通過(guò)切實(shí)有效地開(kāi)展事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作，可使文書(shū)檔案資料作為一種法律憑證的綜合效力得到充分發(fā)揮。

3）為社會(huì)相關(guān)工作的開(kāi)展提供檢索服務(wù)。我國(guó)是社會(huì)主義性質(zhì)的國(guó)家，經(jīng)濟(jì)體制的主體為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制?，F(xiàn)階段，我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制正處于不斷發(fā)展和完善的過(guò)程中。事業(yè)單位作為我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中不可或缺的一大重要主體，其在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展中扮演著非常關(guān)鍵的角色。文書(shū)檔案是記錄事業(yè)單位各分支部門(mén)、業(yè)務(wù)范圍、法人代表、銀行賬戶(hù)等多方面信息的重要載體。若能對(duì)這些檔案資料進(jìn)行合理利用和有效管理，不但能推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位的健康持續(xù)發(fā)展，同時(shí)也能使其對(duì)社會(huì)工作的檢索服務(wù)功能得到全面發(fā)揮。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1）對(duì)管理工作的重視度偏低。從當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)不少事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作都還存在諸多問(wèn)題，其中一個(gè)典型問(wèn)題就是不夠重視此項(xiàng)工作。通常來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案管理中最為關(guān)鍵的工作主要是對(duì)文書(shū)檔案的分類(lèi)整理和歸檔。但在事業(yè)單位不斷發(fā)展的背景下，不同類(lèi)型的文件數(shù)量越來(lái)越多，內(nèi)容也越來(lái)越細(xì)致，這就給文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了更大的難度，但由于對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視度不夠，許多事業(yè)單位并沒(méi)有意識(shí)到當(dāng)下文書(shū)檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)和困境，也沒(méi)有結(jié)合時(shí)代發(fā)展的需求對(duì)其管理體系、管理模式等進(jìn)行改進(jìn)和完善，最終導(dǎo)致事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量很難得到真正改善。

2）文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升。相關(guān)部門(mén)的權(quán)威調(diào)查資料顯示，現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位中負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理的人員大都屬于非專(zhuān)業(yè)性人員，這些人員由于不具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景，再加上實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)有限，往往對(duì)文書(shū)檔案的歸類(lèi)、整理、保存管理等工作缺乏了解，在實(shí)際開(kāi)展這些工作的時(shí)候難免會(huì)遇到諸多困難。另外，一些事業(yè)單位還存在大量聘用兼職人員進(jìn)行文書(shū)檔案管理的情況，毫無(wú)疑問(wèn)，這些兼職人員不僅在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)上無(wú)法得到保證，同時(shí)也可能存在時(shí)間精力不夠、對(duì)工作不負(fù)責(zé)的現(xiàn)象，若這一現(xiàn)狀無(wú)法得到根本改變，必定會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展受到嚴(yán)重的負(fù)面影響。

3）管理方式過(guò)于落后。事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量與其管理方式有著十分密切的聯(lián)系，只有確保管理方式的科學(xué)性、有效性，才能達(dá)到預(yù)期的管理效果。然而，現(xiàn)階段不少事業(yè)單位由于不重視文書(shū)檔案管理工作，也沒(méi)有根據(jù)時(shí)代的發(fā)展對(duì)其管理方式加以改進(jìn)和創(chuàng)新，仍然停留在傳統(tǒng)管理階段，以人工管理方式為主，這不僅導(dǎo)致人工工作量大幅增加，文書(shū)檔案管理工作效率顯著下降，同時(shí)也無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)，因?yàn)樵S多傳統(tǒng)管理手段已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的基本需求了，其在實(shí)際應(yīng)用中表現(xiàn)出的弊端也越來(lái)越明顯，如果無(wú)法改變當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位所面臨的管理方式過(guò)于落后的現(xiàn)狀，必定會(huì)對(duì)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重阻礙。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作對(duì)策

1）建立健全文書(shū)檔案管理制度體系。在新時(shí)期的背景下，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作要得到順利有效開(kāi)展，首先就必須構(gòu)建一個(gè)完善的文書(shū)檔案管理制度體系。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)和管理崗位，并出臺(tái)明確的崗位要求，配備高素質(zhì)的管理人員，從而為文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展提供保障。第二，應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，讓所有員工都能重視自己的工作，嚴(yán)格將文書(shū)檔案管理工作落到實(shí)處，并增強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的責(zé)任感。第三，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)對(duì)工作能力較強(qiáng)、業(yè)績(jī)表現(xiàn)突出的管理人員給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)拓展其晉升空間，從而使所有檔案管理人員都能以更加認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、主動(dòng)的態(tài)度對(duì)待自身的工作，確保文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量達(dá)到應(yīng)有的目標(biāo)。

2）打造一支高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。任何工作的開(kāi)展都離不開(kāi)人才這一關(guān)鍵要素，檔案管理工作也不例外，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，打造一支高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)是非常重要的。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的把關(guān)，制定明確的崗位準(zhǔn)入門(mén)檻，要求所有進(jìn)入到該崗位的人員都必須具備對(duì)應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景，與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)具備一定的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，能靈活應(yīng)對(duì)管理過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題與困難。其次，在管理人員正式上崗之前，應(yīng)做好崗前培訓(xùn)工作，對(duì)管理人員進(jìn)行文書(shū)檔案收集、整理、歸類(lèi)等工作的詳細(xì)講解，從而確保其能有效完成此項(xiàng)工作。再次，應(yīng)定期對(duì)在職管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)，或者邀請(qǐng)一些專(zhuān)家到單位進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的實(shí)地傳授，從而提升文書(shū)檔案管理人員的工作能力，每次培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束之后，必須對(duì)員工的培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核，這樣才能提高員工對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)的重視度，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的培訓(xùn)效果。

3）更新管理方式，加大文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)力度。事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作本身具有一定的復(fù)雜性，涉及到的管理內(nèi)容十分廣泛，傳統(tǒng)的管理方式顯然已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的文書(shū)檔案管理需求了，因此，必須積極更新管理方式，加大文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)力度。首先，應(yīng)構(gòu)建一個(gè)完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，著重對(duì)一些較為零散的檔案文本、錄像等進(jìn)行自動(dòng)歸檔處理，實(shí)現(xiàn)檔案資料的隨時(shí)查詢(xún)和利用。其次，應(yīng)制定完善的文書(shū)檔案信息化管理制度，使檔案管理職責(zé)、要求等得到進(jìn)一步明確，并確保信息化管理責(zé)任的嚴(yán)格落實(shí)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新形勢(shì)下我國(guó)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作正面臨前所未有的挑戰(zhàn)，許多事業(yè)單位在進(jìn)行文書(shū)檔案管理的時(shí)候都存在重視度不夠、管理人員素質(zhì)偏低、管理手段落后等問(wèn)題，要解決這些問(wèn)題，就必須構(gòu)建完善的文書(shū)檔案管理制度，提高所有領(lǐng)導(dǎo)者與管理者對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，打造一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，并及時(shí)更新管理方式，促進(jìn)信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

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