學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)路徑研究

鄧美英

摘 要：在教育改革不斷深入的今天，學(xué)生檔案資源的價值更加突出，在服務(wù)學(xué)生與教學(xué)方面凸顯重要性。立足當(dāng)前，學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在諸多問題與不足，在管理思維模式以及機制等方面都不盡如人意。基于此，要以新時期信息時代為背景，結(jié)合當(dāng)前學(xué)生檔案管理實踐，剖析制約學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的因素，形成解決策略，切實提升現(xiàn)代化管理水平，為學(xué)校的穩(wěn)定與可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案管理;現(xiàn)代化;路徑

對于學(xué)生檔案而言，其收錄的信息與學(xué)生未來息息相關(guān)，因此，學(xué)生檔案管理工作至關(guān)重要。學(xué)生檔案涵蓋學(xué)生全部個人重要信息，其管理水平事關(guān)其應(yīng)用效果。面對科技的飛速發(fā)展，檔案管理也要以時代為指引，加快現(xiàn)代化管理建設(shè)步伐，對管理實踐進(jìn)行健全與完善，切實提升學(xué)生檔案管理質(zhì)量與效率，更好服務(wù)于學(xué)生的成長。

1 新時期學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的特征

1.1 檔案管理設(shè)備更具信息化與數(shù)字化優(yōu)勢

立足學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理模式，其所應(yīng)用的設(shè)備凸顯先進(jìn)性，以數(shù)字化與信息化為主要特征，計算機、打印機等成為必不可少的設(shè)備類型，是科技成果的體現(xiàn)，擁有較高的運行效率。另外，在檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)的支持必不可少，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，將各項工作落實到位。具體講，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐下，能夠更加高效與系統(tǒng)地進(jìn)行學(xué)生檔案資料的錄入、管理以及查詢。另外，不同設(shè)備之間以網(wǎng)絡(luò)形式實現(xiàn)連接。在現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用下，檔案管理工作效率更高，工作強度與壓力大大降低。

1.2 檔案管理人員融專業(yè)能力與信息素養(yǎng)于一體

對于學(xué)生檔案的現(xiàn)代化管理模式，高素質(zhì)與能力的檔案管理人員不可缺少。也就是說，基于新形勢下，檔案管理人員面臨更高的要求，專業(yè)素養(yǎng)必須達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)。首先，檔案管理人員要掌握并熟練使用現(xiàn)代化設(shè)備，明確其操作流程與相關(guān)使用規(guī)范，以便有效發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的功能，保障現(xiàn)代化的檔案管理工作能夠有序開展，為工作效率的提升奠定堅實的基礎(chǔ)。另外，檔案管理人員也要重視提升自身業(yè)務(wù)能力，勇于接受新事物，學(xué)習(xí)先進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備，增強業(yè)務(wù)專業(yè)性，以更加專業(yè)的狀態(tài)投入新時期檔案管理工作。

1.3 學(xué)生檔案資源共享性較強，利用更顯便捷性

對于學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理，主要工作內(nèi)容是將學(xué)生的檔案信息錄入網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲，涵蓋學(xué)生的學(xué)歷、過往的成績以及家庭信息，實現(xiàn)對學(xué)生基本情況的全面呈現(xiàn)。學(xué)生檔案與學(xué)生未來發(fā)展息息相關(guān)。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐下，網(wǎng)絡(luò)成為檔案存儲的載體，可以借助網(wǎng)絡(luò)手段，全面了解學(xué)生的信息，強化資源高度共享，學(xué)生檔案資源的利用更顯便捷性與高效性。

2 學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案管理觀念滯后，信息化思維嚴(yán)重不足

基于新階段，面對科技的飛速發(fā)展，學(xué)生檔案管理朝著現(xiàn)代化、智能化與信息化方向發(fā)展。但是，很多檔案管理者的認(rèn)識存在滯后性，在忽視學(xué)生檔案重要性的同時，缺乏對學(xué)生檔案信息完善工作的主動性，檔案管理缺乏創(chuàng)新性，很難準(zhǔn)確與全面地收錄學(xué)生的全部信息，為未來信息使用埋下隱患，很難更好服務(wù)于學(xué)生需求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式很難適應(yīng)信息時代的需求，尤其是與檢索、調(diào)用等需求相差甚遠(yuǎn)。很多學(xué)校引進(jìn)了智能化檔案管理系統(tǒng)，但是，數(shù)字環(huán)境不佳，學(xué)生檔案管理服務(wù)模式未跟上節(jié)奏，影響學(xué)生檔案信息的傳遞，精準(zhǔn)性不高，很難發(fā)揮學(xué)生檔案的真正價值。

2.2 現(xiàn)代化管理人員匱乏，整體素質(zhì)亟待提升

隨著學(xué)校教育的不斷發(fā)展，學(xué)生檔案信息規(guī)模增大，檔案管理工作任務(wù)繁重。很多學(xué)校尚未構(gòu)建專門的學(xué)生檔案管理隊伍，人員不足，信息技術(shù)水平有限，很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下學(xué)生檔案管理工作的要求，影響整個工作的科學(xué)性與有效性。另外，針對學(xué)生的檔案，尚未構(gòu)建全員參與的檔案管理體系，檔案管理工作缺乏指導(dǎo)，影響工作質(zhì)量與效率。對于工作人員，很多人對學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)缺乏足夠的重視，對現(xiàn)代化設(shè)備的學(xué)習(xí)應(yīng)用缺乏主動態(tài)度，不了解操作規(guī)范。

2.3 專業(yè)技術(shù)缺乏創(chuàng)新，制約現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)程

為了加快學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，檔案技術(shù)是關(guān)鍵，更新更是重點。但是，縱觀當(dāng)前實際，技術(shù)更新速度緩慢，尤其是缺乏完善的管理設(shè)施與設(shè)備，不利于學(xué)生檔案管理工作的推進(jìn)。在一些學(xué)校，尚未引用專業(yè)化的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字檔案未得到落實，信息共享度不高，尤其是未建立供師生共同使用與互動的管理平臺。另外，軟件安全性不高，尤其尚未與大數(shù)據(jù)環(huán)境進(jìn)行對接，制約學(xué)生檔案資源的使用。

3 如何加快學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

3.1 創(chuàng)新檔案管理思維，實施數(shù)字化、動態(tài)化學(xué)生檔案管理模式

為了促進(jìn)學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，要端正態(tài)度，構(gòu)建正確的檔案管理思維，正視其信息化發(fā)展方向。首先。貫徹以人為本的思想，以服務(wù)學(xué)生為方向，更好滿足學(xué)生在學(xué)習(xí)、升學(xué)、就業(yè)等多領(lǐng)域?qū)n案的需求，提升檔案信息的共享性。其次，對學(xué)生檔案管理模式進(jìn)行改革與創(chuàng)新，增強互動性，借助多種手段，對學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)行宣傳，形成融學(xué)生、老師以及學(xué)校于一體的信息化檔案管理平臺。再次，重視構(gòu)建動態(tài)化檔案更新機制，實現(xiàn)對檔案信息的完善與調(diào)整，發(fā)揮電子化檔案平臺作用，增強使用的便捷性。除此之外，以數(shù)字化檔案為載體，支持多元化管理目標(biāo)，增強數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與可靠性，提升檔案服務(wù)水平。

3.2 提升檔案管理人員專業(yè)能力與素養(yǎng)，將培訓(xùn)工作落到實處

學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理的實施離不開高素質(zhì)的專業(yè)人員。因此，要注重落實人員培訓(xùn)工作。首先，要重視構(gòu)建專門的學(xué)生檔案管理機構(gòu)，保障責(zé)任清晰，結(jié)合崗位需求，進(jìn)行專業(yè)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。其次，要將培訓(xùn)工作落到實處，保障其明確現(xiàn)代化管理模式，掌握信息化操作手段，能夠以大數(shù)據(jù)為背景，有效開展學(xué)生檔案的錄入、存儲、管理以及使用工作。再次，構(gòu)建科學(xué)合理的人員績效考核機制，鼓勵個性化發(fā)展，借助可行的績效考核方式，找出人員不足與缺陷，增強培訓(xùn)的針對性。除此之外，要重點培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新觀念，重視管理技術(shù)開發(fā)，強化學(xué)生檔案管理的質(zhì)量和效率的提升。

3.3 加快學(xué)生檔案管理技術(shù)的更新、升級與優(yōu)化

新的檔案管理模式需要科學(xué)與先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，因此，將檔案管理技術(shù)更新機制建設(shè)落到實處。首先，要以智能化為目標(biāo)，搭建現(xiàn)代化檔案管理平臺，以共享性的增強為目標(biāo)，構(gòu)建供更多主體使用的綜合性管理平臺，尤其發(fā)揮可視化、直觀化與智慧化的優(yōu)勢。其次。對檔案安全技術(shù)進(jìn)行升級更新，尤其是要以信息化為背景，維護(hù)檔案信息的安全性與保密性，避免檔案數(shù)據(jù)的丟失。再次，發(fā)展多種方式的存儲技術(shù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，豐富學(xué)生檔案資源類型，融圖片、視頻等多種形式于一體，拓展學(xué)生檔案數(shù)據(jù)類型。積極構(gòu)建動態(tài)化檔案數(shù)據(jù)收集機制，實現(xiàn)對學(xué)生信息全方位的收集與檢索。

4 結(jié)束語

綜上，立足新的發(fā)展時期，學(xué)生檔案管理工作成為影響學(xué)校整體管理水平的重要因素。因此，要以信息時代為出發(fā)點，對學(xué)生檔案管理體系進(jìn)行完善，積極轉(zhuǎn)變管理思維，以智能化、數(shù)字化與信息化為方向，提升學(xué)生檔案共享性，構(gòu)建更加科學(xué)與高效的現(xiàn)代化學(xué)生檔案管理機制，更好服務(wù)學(xué)生、教學(xué)以及社會需求。

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