基于檔案信息化建設(shè)及檔案管理淺析

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)和科技的高速發(fā)展，檔案事業(yè)也在不斷改革進(jìn)步，新技術(shù)和新手段的應(yīng)用促使檔案信息化水平得到了顯著提升。在檔案信息化建設(shè)中，依托于現(xiàn)代化信息技術(shù)，改善傳統(tǒng)檔案管理模式不足，降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度同時(shí)，提升檔案管理效率和質(zhì)量，對(duì)于后續(xù)檔案資源高效開發(fā)和利用具有積極意義。本文就檔案信息化建設(shè)進(jìn)行探究，明確具體意義所在，提出有效檔案管理措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;信息安全;管理體系

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，技術(shù)發(fā)展下，促使社會(huì)生產(chǎn)生活發(fā)生了不同程度上的變革。面對(duì)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展需要，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)是主流趨勢(shì)，可以為檔案事業(yè)發(fā)展指明新的方向，提供持久動(dòng)力。由于檔案管理涉及到眾多內(nèi)容，工作量較大，采用信息化技術(shù)輔助工作開展，可以降低工作強(qiáng)度，改善以往人為因素帶來的不良影響，實(shí)現(xiàn)檔案資源共建共享，更加便捷的尋找檔案資料。更為重要的是，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，可以深入挖掘檔案資料潛在價(jià)值，提升檔案管理效率，帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1 檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)，依托于現(xiàn)代化信息技術(shù)和手段，分析現(xiàn)有的檔案管理情況，在前沿理論指導(dǎo)下提升檔案管理信息化水平。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，尋求合理的檔案管理方法，提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息社會(huì)化服務(wù)，賦予檔案事業(yè)持久發(fā)展動(dòng)力。

推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，有助于降低共走人員的工作量，充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，輔助檔案管理工作高效展開，以便于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效開發(fā)和利用，便于工作人員查找檔案信息。提升檔案查閱便捷性和可控性，相較于以往手工檔案管理方式而言，可以減少時(shí)間的損耗，最大程度上規(guī)避人為主觀因素帶來的不良影響[1]。推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，使用計(jì)算機(jī)查閱檔案資料，提升檔案信息記錄準(zhǔn)確率;推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，輔助工作人員收集檔案信息，提升檔案管理效率和質(zhì)量，推動(dòng)新時(shí)期檔案事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

2 檔案信息化建設(shè)和檔案管理的問題剖析

2.1 檔案信息化認(rèn)知水平偏低

縱觀檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀來看，檔案管理工作受到客觀因素影響，暴露出很多不足，極大的影響檔案信息化水平。檔案管理的相關(guān)工作人員觀念滯后，未能從根本上正確認(rèn)識(shí)和看待檔案管理重要性，檔案信息資源挖掘深度不足，致使檔案管理流于表面，停留在查檔和建檔方面，很多有價(jià)值檔案信息被遺漏，不利于檔案信息資源充分發(fā)揮和利用。

2.2 信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在檔案管理工作中，如何實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享，應(yīng)該明確統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，致使后續(xù)工作高效展開。面對(duì)檔案信息化建設(shè)要求，需要配備專門的檔案信息硬件設(shè)備和軟件，促使設(shè)備功能符合信息化標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，推行數(shù)字化檔案管理，優(yōu)化工作流程，促使檔案管理規(guī)范化，深入挖掘和利用檔案信息資源[2]。但是，當(dāng)前我國(guó)尚未形成系統(tǒng)化的檔案信息化管理體系，檔案信息化建設(shè)呈現(xiàn)多樣化特點(diǎn)，存在很多不足，阻礙檔案信息共享平臺(tái)建設(shè)和發(fā)展，還有待進(jìn)一步完善。

2.3 信息化建設(shè)進(jìn)程滯后

在檔案信息化建設(shè)中，需要檔案管理人員整合日常管理信息和業(yè)務(wù)信息，通過電子文件形式將數(shù)據(jù)信息傳遞到數(shù)據(jù)庫中，可以實(shí)現(xiàn)信息便捷查閱，有助于提升檔案管理效率和質(zhì)量。不同檔案信息有所差異，傳統(tǒng)檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案資料記錄和保存，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，建立統(tǒng)一檔案管理數(shù)據(jù)庫，工作難度大，不可避免的浪費(fèi)大量時(shí)間和精力，阻礙檔案信息化建設(shè)和發(fā)展。

2.4 網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全問題嚴(yán)峻

檔案信息化建設(shè)是主要趨勢(shì)，由于檔案行業(yè)特性，檔案管理人員在信息處理中需要協(xié)調(diào)處理知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)與檔案信息之間的關(guān)系，在深入挖掘檔案資料信息潛在價(jià)值的同時(shí)，與合理開放結(jié)合。信息化背景下，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，促使檔案部門與其他部門積極溝通交流，降低檔案管理成本的同時(shí)，有效提升檔案管理效率。但是，由于檔案信息化建設(shè)需要?jiǎng)?chuàng)設(shè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，而網(wǎng)絡(luò)開放性特點(diǎn)，不可避免的遭遇網(wǎng)絡(luò)安全問題，如電腦病毒、木馬和非法入侵等。

3 檔案信息化建設(shè)和檔案管理的有效措施

3.1 提升檔案信息化認(rèn)知水平

面對(duì)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展挑戰(zhàn)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作理念，加深對(duì)電子檔案的認(rèn)知和重視。以往檔案管理主要是以手工操作和管理，未能正確看待檔案信息化建設(shè)重要性，實(shí)際工作中存在很多問題。故此，無論是領(lǐng)導(dǎo)干部還是管理人員，應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)管理理念，完善配套軟硬件設(shè)施，逐步推進(jìn)檔案自動(dòng)化管理，深入挖掘檔案信息潛在價(jià)值的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息化手段動(dòng)態(tài)化傳播，對(duì)于檔案管理效率提升具有積極意義。

3.2 推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

面對(duì)信息時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，一個(gè)重要內(nèi)容則是檔案標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。這就需要明確檔案管理制度和要求，積極踐行檔案管理信息化建設(shè)理念，選擇切實(shí)可行的方法來制定檔案收集管理標(biāo)準(zhǔn)、庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)用語標(biāo)準(zhǔn)，逐步推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。推動(dòng)檔案管理硬件和軟件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)格式，優(yōu)化硬件和軟件配置，定期更新和維護(hù)電子產(chǎn)品，結(jié)合實(shí)際情況引入信息化設(shè)備，輔助檔案信息化工作開展。增加資金投入力度，加強(qiáng)檔案管理軟件開發(fā)和研究，建立檔案信息化管理平臺(tái)，促使檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。統(tǒng)一電子檔案格式，在檔案信息平臺(tái)上傳輸和共享檔案資源。與此同時(shí)，推動(dòng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)定期和升級(jí)，及時(shí)改善滯后設(shè)備，提升檔案管理效率和質(zhì)量。

3.3 建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

推動(dòng)檔案資源建設(shè)，對(duì)于檔案信息化水平提升具有積極作用，所以各項(xiàng)工作應(yīng)該緊緊圍繞資源建設(shè)展開。這就需要檔案管理工作中，增加投入力度推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，編制合理的工作計(jì)劃，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)全過程監(jiān)管和控制，更好的滿足用戶客觀需求。檔案管理部門應(yīng)該兼顧紙質(zhì)檔案和電子檔案資料，試下檔案資料的檢索和利用。建立統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、整理和利用規(guī)范化操作。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案信息化建設(shè)背景下，如何有效提升檔案管理效率，一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)則是增加投入力度，不斷更新和完善檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效開發(fā)和利用，推動(dòng)檔案事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]蓋峻梅，王蘇軍.江蘇省衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理及檔案信息化建設(shè)現(xiàn)況與分析[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2019，30（04）：485-489.

[2]梁秀麗.加快檔案信息化建設(shè) 全面推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理模式改革探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（07）：50.

作者簡(jiǎn)介

翟會(huì)英（1972-），女，漢，河北省故城縣，大專，館員，研究方向：檔案管理，從事的工作：檔案管理。