大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化管理問題分析

鄭戩

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化是檔案工作的必然趨勢。檔案數(shù)字化的實現(xiàn)有效地保證了原始紙質(zhì)檔案的原始性、安全性及完整性，有利于提供高效優(yōu)質(zhì)的利用服務。本文論述了目前檔案管理數(shù)字化中存在的問題及其策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案數(shù)字化;問題;策略

隨著科技的不斷發(fā)展與深化，人們對信息獲取的及時性、范圍、深度和廣度的要求不斷提高。傳統(tǒng)的檔案利用服務模式已不能滿足人們對檔案信息的需求，這就要求相應地提高檔案管理的效率與質(zhì)量，以及相應改善檔案管理的物質(zhì)技術(shù)條件。因此，大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案數(shù)字化管理已然成為檔案工作者順應時代發(fā)展需要探索的必然問題。

1 大數(shù)據(jù)概述

1）概念。大數(shù)據(jù)是指在一定時間范圍內(nèi)，常規(guī)軟件工具無法捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，它是一種海量、高增長率、多樣化的信息資產(chǎn)，需要新的處理模式來增強其決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力。而且它是統(tǒng)計學中用來指導人們的商業(yè)行為、戰(zhàn)略決策和未來預期的一種分析方法。

2）作用。（1）大數(shù)據(jù)的處理分析正成為新一代信息技術(shù)融合應用的結(jié)點。移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等是新一代信息技術(shù)的應用形式，這些應用不斷產(chǎn)生大數(shù)據(jù)。云計算為這些海量多樣的大數(shù)據(jù)提供存儲與運算平臺。通過對不同來源的數(shù)據(jù)進行管理、處理、分析及優(yōu)化，將結(jié)果反饋給上述應用，創(chuàng)造出巨大的經(jīng)濟及社會價值。（2）大數(shù)據(jù)是信息產(chǎn)業(yè)持續(xù)快速發(fā)展的新引擎。大數(shù)據(jù)市場的新技術(shù)、新產(chǎn)品、新服務和新業(yè)態(tài)將不斷涌現(xiàn)。在硬件與集成設備領域，大數(shù)據(jù)將對芯片和存儲行業(yè)產(chǎn)生重要影響，也將促進集成數(shù)據(jù)存儲處理服務器、內(nèi)存計算等市場的發(fā)展。在軟件與服務領域，大數(shù)據(jù)將導致數(shù)據(jù)快速處理分析、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)及軟件產(chǎn)品的發(fā)展。（3）大數(shù)據(jù)利用將是提高核心競爭力的關(guān)鍵因素。各行各業(yè)的決策正從“業(yè)務驅(qū)動”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)據(jù)驅(qū)動”。大數(shù)據(jù)是大量、高速、多變的信息，它需要新的處理方法來提高決策能力、洞察力和優(yōu)化處理能力。大數(shù)據(jù)為企業(yè)獲得更深刻、更全面的洞察力提供了前所未有的空間和潛力。

2 大數(shù)據(jù)與檔案的關(guān)系

《檔案法》規(guī)定：檔案是指過去和現(xiàn)在國家機構(gòu)、社會組織和個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。從檔案的定義來看，除電子檔案外，其他形式的檔案與大數(shù)據(jù)無關(guān)，只有檔案中記錄的信息可稱為數(shù)據(jù)。從檔案的特征看，檔案具有社會性、歷史性、確定性和原始記錄性。大數(shù)據(jù)具有相似的特征，它也是人類社會活動的原始記錄，其內(nèi)容也具有確定性，其記錄的內(nèi)容只反映事物的完整狀態(tài)，同樣具有原始記錄性。因此，檔案與大數(shù)據(jù)的關(guān)系僅具有相似的特征，大數(shù)據(jù)是具有明顯檔案特征的數(shù)據(jù)集合。但從數(shù)據(jù)保存價值而言，有些數(shù)據(jù)集合對國家和社會沒有永久的保存價值，無需永久保存。真正與大數(shù)據(jù)有直接聯(lián)系的只有電子檔案一種形式，電子檔案與大數(shù)據(jù)的關(guān)系是種概念和屬概念關(guān)系。

3 目前檔案管理數(shù)字化中存在的問題

1）檔案管理數(shù)字化重視度不夠。檔案數(shù)字化管理是檔案管理的信息化改革，涉及東西方方面面。而且這些工作在專業(yè)要求、人員配置和財務支持方面均有很大的需求。但當前各級檔案部門對數(shù)字化管理的重視不夠，在人員配置、技能培訓、財務支持等方面都沒有得到應有的支持，管理工作發(fā)展緩慢，導致檔案數(shù)字化和真實性問題。

2）檔案管理人員的信息化水平不夠。檔案的數(shù)字化和信息化管理必然涉及到計算機軟硬件的內(nèi)容，尤其是一些掃描、存儲、數(shù)字圖像處理等信息化技術(shù)，不是僅掌握一些計算機技術(shù)的人員就能勝任。但檔案部門的工作人員在檔案整理編研方面具有一定的專業(yè)水平，但他們沒有上述的信息化技術(shù)水平，這給檔案的數(shù)字化管理帶來了一定的障礙。

3）數(shù)字檔案的法律效力問題。檔案作為最原始的記憶，具有一定的憑證功能和法律效力。然而，隨著數(shù)字檔案的實現(xiàn)，電子檔案容易被修改，修改后難以利用現(xiàn)有的技術(shù)手段進行甄別，造成檔案真實性出現(xiàn)漏洞。此外，檔案的內(nèi)容和載體易分離，分離后檔案的內(nèi)容也涉及保密問題，數(shù)字化管理給檔案帶來了“信任危機”。

4）檔案管理數(shù)字化存在安全隱患。數(shù)字檔案管理雖有許多優(yōu)勢，但也存在許多安全隱患。（1）硬件設備故障。硬件故障對檔案安全管理的最大威脅是存儲設備的物理故障，如磁道損壞、消磁等，可能造成檔案丟失。（2）軟件系統(tǒng)故障。當前，在檔案數(shù)字化管理中將會建立相應的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫軟件的穩(wěn)定性也會影響數(shù)字檔案的安全性。（3）黑客和病毒侵襲。這是當前檔案數(shù)字化管理面臨的最大威脅，涉及到檔案的保密性和真實性問題。

4 檔案管理數(shù)字化問題的策略

1）重視檔案管理的數(shù)字化。首先要重視檔案的數(shù)字化管理程度，加強檔案信息基礎設施建設是各級檔案部門的重要任務。購置必要的現(xiàn)代化信息設備，提高檔案收集、存儲、加工、傳輸?shù)炔煌?jié)點的工作效率。同時建立檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度，優(yōu)化檔案管理部門的人員配置。從多方面提高檔案管理部門的業(yè)務能力，努力實現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化管理應用的轉(zhuǎn)變。

2）加強對檔案管理人員的素質(zhì)復合型培訓。檔案數(shù)字化管理的應用需要建設新的管理團隊，鑒于檔案數(shù)字化管理的應用涉及多個專業(yè)技術(shù)領域，因此，檔案管理人員應是復合型人才。檔案管理隊伍的建設需要組織和單位的高度重視，投資進行專業(yè)培訓和人才引進。對符合條件的檔案工作人員要給予一定的政治、經(jīng)濟待遇，提高他們做好工作的積極性，激發(fā)其創(chuàng)造性。加強對各企業(yè)檔案管理人員的相互交流學習，互相借鑒，促進數(shù)字檔案管理應用的普及與推廣，進而推進我國檔案事業(yè)的發(fā)展及進步。

3）加強信息技術(shù)在檔案工作中的應用。面對數(shù)字檔案的“信任危機”，如檔案內(nèi)易分離、檔案內(nèi)易修改等，單憑檔案管理人員的技術(shù)水平無法杜絕。因此，要加強檔案管理信息化的實施，雖取得了階段性成果，但與檔案管理信息化的真正意義仍存在一定差距。然而，通過企業(yè)所有檔案工作者的共同努力，能提高信息技術(shù)在檔案中的應用水平。為了保證檔案的真實性及保密性，檔案管理必須采用一系列的檔案安全信息技術(shù)，以保證檔案的信息安全。比如，在數(shù)字檔案的訪問中設置嚴格的身份認證和權(quán)限機制，對易于修改的數(shù)字檔案采取軟硬件相結(jié)合的加密措施。特別是應用一些能進行數(shù)據(jù)改寫的特殊存儲介質(zhì)來保存機密檔案。此外，還應加強對木馬和病毒的預防和控制，對必要的數(shù)字檔案可采取物理隔離的方式杜絕網(wǎng)絡危險。

4）做好數(shù)字檔案的安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理對數(shù)字檔案信息安全保障體系的建設和數(shù)字檔案信息安全的維護具有重要意義。首先做好硬件設備的安全管理工作，依據(jù)需求選擇合理的硬件設備，并周期性保養(yǎng)。其次完善信息安全管理體系，包括建立數(shù)字文檔管理體系和人員安全管理體系。最后打造一個先進的信息安全系統(tǒng)。比如可設置嚴格的訪問身份認證和防病毒系統(tǒng)，對相對保密的數(shù)據(jù)進行加密操作。在數(shù)字檔案安全管理中，應根據(jù)數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的實際特點，采取必要的安全策略，并將數(shù)字檔案管理實施制度化管理。

5 結(jié)束語

檔案數(shù)字化是一項龐大的系統(tǒng)工程，做好檔案數(shù)字化工作需結(jié)合本單位實際情況，對現(xiàn)有檔案進行深入調(diào)查分析后，制定科學有效的規(guī)劃，在安全保密的前提下，來實現(xiàn)信息資源最大程度的共享與增值。而大數(shù)據(jù)時代是信息化時代，各基層檔案部門要順應社會發(fā)展趨勢，積極應對，利用云計算、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，提高檔案工作的現(xiàn)代化水平。積極探索前沿技術(shù)在檔案領域的應用，尋求多方面合作，逐步引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強檔案數(shù)據(jù)的分析及利用，加快推進信息技術(shù)與檔案工作的融合進程，為最終實現(xiàn)全國檔案大數(shù)據(jù)格局打下堅實的基礎。

參考文獻

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