淺析城建聲像檔案的數(shù)字化管理

彭璐

在城市建設(shè)迅猛發(fā)展的今天，城建聲像檔案以其形象直觀，形式多樣，內(nèi)容豐富的特點(diǎn)，在城建檔案諸多種類中占有重要地位，不僅可以作為城市發(fā)展的歷史見證，同時(shí)還是珍貴的文化信息資源，在城市規(guī)劃、建設(shè)過程中起著十分重要的作用。

1 聲像檔案數(shù)字化勢(shì)在必行

隨著城市歷史變遷和社會(huì)經(jīng)濟(jì)科技的迅速發(fā)展，城建聲像檔案的數(shù)量迅速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的聲像檔案管理模式已無法滿足城市建設(shè)工作的需求，錄像帶、光盤、磁帶等存儲(chǔ)載體經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的存放和利用，磁介質(zhì)已發(fā)生退變老化、信號(hào)衰減，從而影響畫面和聲音質(zhì)量，甚至無法正常播放。存在年限較長(zhǎng)的磁帶所配套的錄音錄放機(jī)陸續(xù)淘汰，以往保存在磁帶上的大量有價(jià)值的視頻資料，急需搶救。并且這些載體存儲(chǔ)量小，不便于查找，不便于統(tǒng)一管理，其對(duì)于保管環(huán)境和保管條件也有嚴(yán)格的要求，因此將館藏聲像檔案數(shù)字化，轉(zhuǎn)換成可存儲(chǔ)于任何數(shù)字媒體的電子文件，是安全保管和有效利用這些重要檔案的唯一出路。這些都要求我們?cè)诼曄駲n案管理方面，采取新的管理模式，聲像檔案數(shù)字化工作勢(shì)在必行。

2 數(shù)字聲像檔案的存儲(chǔ)與管理

通過將聲像檔案的內(nèi)容信息從原存儲(chǔ)載體轉(zhuǎn)換到新的或穩(wěn)定性更高的同類載體上，是避免因存儲(chǔ)載體的老化或損壞造成檔案內(nèi)容信息損失的基本方法。我館錄像檔案載體主要有VO錄像帶、數(shù)字Batacam錄像帶、Batacam錄像帶、DVCAM錄像帶、DVD光盤等。首先，選擇模擬視頻信號(hào)的輸出放像設(shè)備，因?yàn)椴煌剖讲煌放频匿浄旁O(shè)備及其錄像帶的性能不同，相互之間并不兼容，因此必須針對(duì)所用錄像帶的類型來準(zhǔn)備相應(yīng)的放像設(shè)備。VO錄像帶配套的編輯機(jī)已停產(chǎn)，一旦發(fā)生機(jī)器故障，后果不堪設(shè)想，我館已將館藏VO錄像帶全部采集完成，刻錄光盤，使這部分錄像資料得以保全。其次，通過非線性編輯功能采集、并對(duì)其進(jìn)行視音頻編輯，字幕編輯和編碼生成，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件。視音頻文件轉(zhuǎn)化過程中要注意格式的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，視頻檔案數(shù)字化文件我們采用avi格式或mpeg格式，音頻一般采用mp3格式。照片檔案通過掃描數(shù)字化，采用TIFF或JPEG格式，掃描分辨率不低于600 DPI為宜。數(shù)字化轉(zhuǎn)換完成后，刻錄光盤兩份，以做備份。光盤可采用DVD光盤或藍(lán)光盤，藍(lán)光盤存儲(chǔ)量大，適合存儲(chǔ)視頻資料?？啼洉r(shí)采用數(shù)據(jù)模式，防止信息丟失。最后，經(jīng)過編輯生成，將有保存價(jià)值的數(shù)字聲像資料存儲(chǔ)到媒體資源管理系統(tǒng)永久存檔。

媒體資源管理系統(tǒng)，以下簡(jiǎn)稱媒資系統(tǒng)，它使用無帶化的數(shù)據(jù)管理模式，主要的功能包括聲像素材導(dǎo)入，編目，檢索，預(yù)覽，在線素材管理，支持本地文件上載以及其他支持的視音頻和圖片文件等，并進(jìn)行在線和離線素材管理。系統(tǒng)可以架設(shè)在任意網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，局域辦公網(wǎng)、域環(huán)境和因特網(wǎng)等等，使用靈活多樣，部署簡(jiǎn)單。中心管理單元可根據(jù)實(shí)際需要分別部署在一臺(tái)到三臺(tái)服務(wù)器上。

作為新興的存儲(chǔ)載體，媒資系統(tǒng)具有海量存儲(chǔ)，快捷查找，在線預(yù)覽，可以進(jìn)行大規(guī)模的資源統(tǒng)一管理等優(yōu)點(diǎn)。大量聲像資料錄入系統(tǒng)，紛繁復(fù)雜，分類編目顯得尤為重要。分類編目的目的和作用主要體現(xiàn)在使信息有序化和系統(tǒng)化，對(duì)日后的檢索和提供利用起著重要的作用。

根據(jù)國家現(xiàn)行的聲像檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，聲像檔案沒有制定二級(jí)分類，因此我館根據(jù)日常工作范圍和館藏聲像資料，對(duì)聲像檔案進(jìn)行如下分類：重點(diǎn)工程、市容市貌、市政設(shè)施、各類建筑，專題素材等。分類不宜過細(xì)，因?yàn)閭€(gè)人理解不同，如果類別過細(xì)，有可能造成不同的工作人員會(huì)將素材歸入不同的類別，不便于查找。錄入時(shí)，在題名一欄描述信息盡可能詳盡，包括時(shí)間，地點(diǎn)，拍攝內(nèi)容，參加人員等，概括了素材的全部信息及需要說明的事項(xiàng)，以便在檢索時(shí)輸入任意相關(guān)關(guān)鍵詞，都可以快速搜索到所需要的資料。

通過媒資系統(tǒng)對(duì)聲像資料及其相關(guān)文字資料進(jìn)行整理，并分類歸檔，集中管理，既可以做好聲像檔案的搶救和保存工作，又便于檢索和利用。通過網(wǎng)絡(luò)手段讓各個(gè)非編站點(diǎn)共享庫內(nèi)資源進(jìn)行在線編輯，方便了專題片的制作。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，云存儲(chǔ)技術(shù)逐漸應(yīng)用到數(shù)字檔案管理工作中。云計(jì)算是計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)概念的延伸，側(cè)重于數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與管理，云存儲(chǔ)是集數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理為核心的云計(jì)算系統(tǒng)，在檔案管理上帶來了重要的變化，使檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化成為可能。數(shù)字檔案的存儲(chǔ)能力大大增強(qiáng)并可不斷擴(kuò)展，不但能夠滿足數(shù)字聲像檔案海量增長(zhǎng)的存儲(chǔ)需求還能解決傳統(tǒng)聲像檔案管理中的搜索困難，調(diào)用不及時(shí)，受時(shí)間、空間的限制等難題。數(shù)字化聲像檔案的管理也會(huì)越來越先進(jìn)，越來越完善，對(duì)社會(huì)提供利用也將越來越便捷，滿足各部門與廣大群眾對(duì)聲像檔案管理的要求。

3 數(shù)字聲像檔案的安全

聲像檔案數(shù)字化不代表原始聲像檔案就沒有用了，而是要將原始聲像檔案封存，減少磨損老化，更大限度的保護(hù)原始聲像檔案。在實(shí)際工作中，我們應(yīng)當(dāng)做到歸檔前嚴(yán)格檢查，歸檔后定期抽查，對(duì)一些重要的檔案采用適時(shí)轉(zhuǎn)換載體的方式來避免存儲(chǔ)介質(zhì)丟失數(shù)據(jù)現(xiàn)象。聲像檔案數(shù)字化之后均是以電子文件形式存儲(chǔ)，一旦遺失，無法恢復(fù)。

3.1 做好基礎(chǔ)備份

對(duì)于數(shù)字聲像檔案，首先要做好基礎(chǔ)備份。檔案資料備份應(yīng)選用可靠性高的硬件，以減少損壞幾率，同時(shí)應(yīng)減少數(shù)據(jù)遷移的頻率，以降低數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。其次，每年均應(yīng)對(duì)聲像文件的存儲(chǔ)、讀取、錄入信息進(jìn)行檢查，并建立長(zhǎng)效監(jiān)督機(jī)制，以保證存儲(chǔ)系統(tǒng)內(nèi)聲像檔案的準(zhǔn)確和完整。

由于目前聲像檔案文件一般都是保存在相應(yīng)存儲(chǔ)介質(zhì)上的，如磁盤陣列或服務(wù)器，而常用的硬盤的使用壽命是有限的，因此我們要對(duì)相應(yīng)的硬件設(shè)備進(jìn)行適時(shí)更新。硬件設(shè)備更新或增加時(shí)應(yīng)檢查硬件的兼容性，從而保證檔案文件不會(huì)因?yàn)橛布募嫒菪詥栴}出現(xiàn)無法保存或無法讀取等情況。

數(shù)字聲像檔案必須在一定的系統(tǒng)環(huán)境中才能正常播放和編輯，因而軟件與硬件的迅速更新常常導(dǎo)致音頻或視頻文件無法正常采編，從而影響聲像檔案的長(zhǎng)期保存。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T 18894-2002）的規(guī)定：“對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集?！?/p>

3.2 做好系統(tǒng)使用者的權(quán)限管理

出于安全考慮，應(yīng)做好系統(tǒng)使用者的權(quán)限管理。管理員擁有高級(jí)權(quán)限，他們掌握系統(tǒng)管理密碼，能夠?qū)λ新曄駲n案進(jìn)行查閱、調(diào)用、修改、刪除，能夠獨(dú)立分配普通權(quán)限。擁有普通權(quán)限的工作人員僅可進(jìn)行聲像檔案的查閱和利用。任何查詢利用者均應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密等相關(guān)規(guī)定，這樣不僅能夠保證聲像檔案的統(tǒng)一管理，也能保證聲像檔案的安全。

3.3 做到內(nèi)外網(wǎng)分開

內(nèi)外網(wǎng)分開訪問，檔案館通過本部門局域網(wǎng)進(jìn)行檔案管理工作的訪問，我館非線性編輯系統(tǒng)和媒資系統(tǒng)就是通過內(nèi)網(wǎng)傳輸數(shù)據(jù)，采集、編輯、存儲(chǔ)、下載都是在相對(duì)安全的內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下進(jìn)行。其他對(duì)外聯(lián)系工作通過公開網(wǎng)絡(luò)訪問，這樣可以防止出現(xiàn)災(zāi)難性的數(shù)據(jù)丟失。

聲像檔案電子文件的保密問題、著作權(quán)問題和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全問題應(yīng)該引起我們的重視。城建檔案館根據(jù)相關(guān)法規(guī)和實(shí)際工作需要應(yīng)該對(duì)數(shù)字化聲像檔案進(jìn)行相關(guān)鑒定。對(duì)不能開放、限制開放、受著作權(quán)法保護(hù)的數(shù)字化聲像檔案分別采取信息加密、訪問權(quán)限控制等手段進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)處理。

檔案自古以來就是社會(huì)的寶貴財(cái)富和歷史的真實(shí)記錄，而城建聲像檔案最能直觀地反映城鄉(xiāng)發(fā)展的變遷，充分發(fā)揮聲像檔案在城市建設(shè)和社會(huì)發(fā)展過程中的作用，實(shí)現(xiàn)聲像檔案應(yīng)有的價(jià)值尤為重要。城建聲像檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加快對(duì)聲像檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，為城市建設(shè)工作提供更好的服務(wù)。