新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

陳慧召

摘 要：傳統(tǒng)檔案管理是以紙質(zhì)檔案為依托，以檔案室為主要場(chǎng)地的實(shí)體化管理模式，雖然真實(shí)性更強(qiáng)，但是隨著時(shí)間的不斷發(fā)展與自然條件的不斷變化，風(fēng)化、丟失等問(wèn)題頻繁發(fā)生。隨著第三次科技革命的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代到來(lái)，方便溝通的同時(shí)也為檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展。當(dāng)前在我國(guó)國(guó)內(nèi)，專業(yè)化電子檔案儲(chǔ)存、制作平臺(tái)如雨后春筍般投入市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)中，但是電子檔案管理工作有優(yōu)又有劣。本文從電子檔案這一研究主題出發(fā)，對(duì)電子檔案及其在管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行解剖，找出解決問(wèn)題的方法。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理;問(wèn)題

1 電子檔案的特點(diǎn)分析

1.1 便捷性

傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)版書(shū)籍、報(bào)紙為主要載體，受時(shí)間、空間、儲(chǔ)存量的影響較大，與之相比，電子檔案以云端數(shù)據(jù)、光盤、硬盤等方式儲(chǔ)存，對(duì)空間的需求較小;在儲(chǔ)存內(nèi)容的轉(zhuǎn)移上，紙質(zhì)檔案更容易在轉(zhuǎn)移、借閱、瀏覽時(shí)出現(xiàn)污損現(xiàn)象，不利于檔案的保存，而電子檔案完全不受這些限制，不必?fù)?dān)心其轉(zhuǎn)移及污損問(wèn)題。

1.2 科學(xué)性

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案是完全數(shù)字化的，其載體也有以前的書(shū)本變成了系統(tǒng)光盤，文字也被數(shù)字化處理了，而且連檔案的生成過(guò)程都是一個(gè)數(shù)字化的過(guò)程，屬于完完全全的數(shù)字化管理;其次，電子檔案的信息實(shí)際上是完善獨(dú)立存在的一個(gè)個(gè)體，其能夠自由的進(jìn)行變化傳輸，形態(tài)也比較多樣，并且可以轉(zhuǎn)移到所有的存儲(chǔ)盤里面去，而且其內(nèi)部信息完全不會(huì)有變化產(chǎn)生。[1]

1.3 易操作性

電子檔案的操作與傳統(tǒng)檔案相比，更易操作。一般在紙質(zhì)檔案的查閱時(shí)，需要對(duì)各類型目錄、相關(guān)指導(dǎo)手冊(cè)進(jìn)行研究，如在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借閱時(shí)，首先需要翻越大科目目錄，然后再在小目錄中翻閱具體管理位置，最后在目錄指引下查找檔案，而電子檔案管理中的搜索功能，只需要簡(jiǎn)單輸入相關(guān)信息或重點(diǎn)信息，就會(huì)根據(jù)信息提示篩選出需要查找的所有信息，操作簡(jiǎn)單且速度快，節(jié)省了大量工作時(shí)間。

2 電子檔案管理中存在的問(wèn)題

電子檔案與原始紙質(zhì)檔案之間的關(guān)聯(lián)度與準(zhǔn)確性。雖然我國(guó)當(dāng)前很多地區(qū)的辦公實(shí)現(xiàn)了電子自動(dòng)化辦公，但是受工作類型及制度要求，需要在信息傳播中使用甚至留存紙質(zhì)版資料，電子檔案就需要在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行電子化操作，掃描、刻錄是最直接的，對(duì)原有信息的復(fù)制性較高，而有些信息的保存如錄音轉(zhuǎn)化為文字類信息時(shí)，語(yǔ)調(diào)與語(yǔ)音在文本化過(guò)程中容易出現(xiàn)信息失真現(xiàn)象，導(dǎo)致電子檔案可能存在信息真實(shí)性精準(zhǔn)性有待進(jìn)一步核查的現(xiàn)象。

2.1 電子檔案管理平臺(tái)的多樣化對(duì)檔案安全性的威脅

從大的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)說(shuō)，在電腦終端系統(tǒng)使用上，當(dāng)前大部分機(jī)關(guān)企事業(yè)單位還是以windows 系統(tǒng)為主，國(guó)產(chǎn)系統(tǒng)使用率占比較小，這在大數(shù)據(jù)的安全上就需要斟酌，在小的檔案管理平臺(tái)來(lái)看，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，很多信息公司、企業(yè)也開(kāi)始參與到檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中來(lái)，各單位的電子檔案管理信息系統(tǒng)可以根據(jù)本單位業(yè)務(wù)工作重點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)選擇，而平臺(tái)背后的安全問(wèn)題、信息保密問(wèn)題就需要謹(jǐn)慎考慮。

2.2 檔案管理范圍不夠明確，長(zhǎng)久性難以把握

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的管理主要是對(duì)文件及相關(guān)信息的收集整理，在時(shí)間的界定上難以把握?，F(xiàn)在，我國(guó)的很多企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候出現(xiàn)了一個(gè)比較大的問(wèn)題就是沒(méi)有清晰的管理邊界，管理范圍也不夠明確，這種情況也就給電子檔案管理工作留下了巨大的漏洞以及安全隱患。和紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案有一個(gè)和其完全不同的特點(diǎn)就是電子檔案的所有資源都是虛擬化的，不像紙一樣，可以觸摸，屬于有質(zhì)有形的物體。另外，雖然現(xiàn)在很多的信息輸入軟件都有定期自動(dòng)備份的功能，但是其備份功能依舊是有比較大的缺陷存在的，備份信息的范圍也比較模糊。因此，在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候經(jīng)常出現(xiàn)因?yàn)閭浞莨ぷ髦笤斐傻臋n案內(nèi)容不連續(xù)、斷檔的情況出現(xiàn)。而且，電子檔案的信息管理系統(tǒng)也是比較容易遭到木馬病毒的攻擊的，在遭到病毒攻擊之后，不單單會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，甚至相關(guān)的檔案信息還會(huì)被他人所竊取，這種情況也就造成電子檔案出現(xiàn)了持久性以及保密性不足的現(xiàn)象。

3 解決當(dāng)前電子檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 用制度約束檔案的規(guī)范性

檔案管理是一項(xiàng)日常工作，需要科學(xué)的制度約束來(lái)保證檔案的真實(shí)性與科學(xué)性。通過(guò)制度管權(quán)、管事、管人，在電子檔案管理上，堅(jiān)持以制度約束電子檔案工作的管理。首先是在人事制度方面，堅(jiān)決以科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化為主要依據(jù)開(kāi)展電子檔案管理工作，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱、翻閱保密制度，切實(shí)保證秘密檔案不外泄、無(wú)失誤。

3.2 堅(jiān)持上下連接，與上級(jí)檔案管理軟件保持一致

有些單位在其上級(jí)單位或者總公司檔案管理部門會(huì)選擇相對(duì)比較合適的電子檔案管理平臺(tái)，下級(jí)公司也可以與上級(jí)公司保持統(tǒng)一性，或者下級(jí)公司的系統(tǒng)相對(duì)更加安全、更加科學(xué)合理，上級(jí)單位也可以采用，堅(jiān)持上下之間的系統(tǒng)連通，在保證操作一致的情況下還有利于對(duì)檔案管理工作的研究與探討，避免上下之間“兩層皮”的現(xiàn)象，不利于工作的開(kāi)展與溝通。

3.3 定期備份，做好電子檔案保存工作

雖然電子檔案的污損情況很少發(fā)生，但是不排除因系統(tǒng)問(wèn)題、設(shè)備問(wèn)題導(dǎo)致的電子檔案丟失現(xiàn)象。定期對(duì)電子大檔案相關(guān)設(shè)備進(jìn)行維修與保養(yǎng)，切實(shí)增強(qiáng)檔案保存的硬件設(shè)備條件，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份管理，避免因操作失誤導(dǎo)致的信息丟失等情況。

3.4 及時(shí)更新，保證電子檔案的完整性

電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案不同，紙質(zhì)檔案只需要在檔案保存中留存紙質(zhì)原件即可，而電子檔案需要通過(guò)信息電子化，比如掃描、轉(zhuǎn)化等一系列程序，因此，及時(shí)將信息電子化，歸入電子檔案中，就成為電子檔案管理及更新的主要內(nèi)容。堅(jiān)持每天歸檔，每周總結(jié)，切實(shí)保證及時(shí)將相關(guān)信息歸檔保存，避免因時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而遺忘的情況。

3.5 保證檔案管理工作人員的專業(yè)化與全面化發(fā)展

電子檔案的管理，不僅要求有專業(yè)化檔案管理知識(shí)，還需要掌握平臺(tái)操作技能、信息掃描轉(zhuǎn)化技能等。不定期對(duì)電子檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，解決檔案管理工作者的技能發(fā)展問(wèn)題，堅(jiān)持上下聯(lián)動(dòng)，通過(guò)各部門各單位之間電子檔案管理工作者的交流溝通，不斷發(fā)現(xiàn)電子檔案管理中的問(wèn)題，解決問(wèn)題并交流積累經(jīng)驗(yàn)，不斷提升行業(yè)內(nèi)電子檔案管理的整體水平。

4 結(jié)語(yǔ)

電子檔案以其方便、快捷、易于保存等優(yōu)點(diǎn)被廣泛使用，但是在使用的同時(shí)還要注意信息的保密工作、人員的發(fā)展?fàn)顩r、信息的更新工作等一系列相關(guān)工作。只有做好電子檔案管理的其他配套工作，電子檔案管理水平才能有不斷的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]于民.新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].傳媒論壇.2018（13）：150-151.