芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

王國良

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作主要是指對單位人員的基本信息和單位日常開展的工作活動進(jìn)行記錄。檔案管理工作十分重要，隨著社會經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，檔案管理正在逐步向信息化的進(jìn)程過渡，但一些企業(yè)由于發(fā)展資金不足或管理觀念陳舊等原因，還在延續(xù)著人工管理和紙質(zhì)管理的辦法，使一些資料的保存和更新變得十分麻煩，不能緊跟時代發(fā)展的腳步。因此，本文將系統(tǒng)性地介紹事業(yè)單位檔案管理的重要性和目前存在的問題，并有針對性地提出解決辦法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;問題與對策

檔案是事業(yè)單位日常工作和發(fā)展的一種記錄，包括了工作檔案、財務(wù)檔案和人事檔案等。檔案管理是十分重要的，能夠體現(xiàn)記錄周期內(nèi)單位的發(fā)展情況、人員變動情況、工作內(nèi)容和財務(wù)收支情況，事業(yè)單位的管理者應(yīng)該對此有深刻認(rèn)識。檔案管理是一種帶有服務(wù)性質(zhì)的工作，在管理過程中要按照利于單位發(fā)展的思路進(jìn)行管理，重要資料及時保存。由于事業(yè)單位性質(zhì)的特殊性，保存檔案時要進(jìn)行分類，提高對保密文件的管理程度，嚴(yán)格遵守國家的相關(guān)規(guī)定。

1 檔案管理的重要性

1）為人員管理提供依據(jù)。事業(yè)單位的檔案管理工作十分重要，記錄了每一年單位具體開展的每項工作具體內(nèi)容和落實情況，對于單位的管理有較大幫助。首先，在對單位員工的年度考核中，通過對工作檔案的審查，可以明確得知每個人的工作量、完成程度和落實情況。單位管理人員能夠依據(jù)這些內(nèi)容對員工進(jìn)行有效篩選，為員工的獎勵和晉升提供可靠的參考依據(jù)。其次，在單位的年終總結(jié)中，能夠按照檔案中的工作內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，防止錯報、漏報，提高單位的服務(wù)效率[1]。再次，在事業(yè)單位的檔案中留有辦理業(yè)務(wù)人員的簽名和文件簽發(fā)的負(fù)責(zé)人，在工作開展的過程中可以具體落實相關(guān)責(zé)任，確保落實的有效性。最后，當(dāng)單位要開展某項工作時，能夠參考以前的工作資料，保證了決策的科學(xué)性和合理性。

2）有助于單位工作落實。事業(yè)單位是帶有政府工作性質(zhì)、以公益性為主的單位，因此，也肩負(fù)著為政府樹立正面形象的義務(wù)。首先，在進(jìn)行工作交接和分派時，文字性的資料是更加直觀和有力的信息，能夠為單位提供具有法律效力的憑證，避免了不必要的矛盾和爭端，當(dāng)需要依法進(jìn)行訴訟處理時，檔案資料能夠提供佐證。其次，事業(yè)單位具有一定的特殊性，在國家檔案管理中，事業(yè)單位的檔案管理能夠很好地彌補(bǔ)其他機(jī)關(guān)部門的不足之處，形成一套完整的工作實施記錄，能夠有效反應(yīng)政策的開展和落實情況。最后，事業(yè)單位的檔案管理可以為社會提供可靠的查詢依據(jù)。由于事業(yè)單位的檔案帶有客觀性和真實性，當(dāng)市民想要查詢某項工作或政策的具體內(nèi)容時，可以根據(jù)保存的檔案予以回復(fù)，為社會提供必要信息。

2 檔案管理存在的問題

就目前事業(yè)單位的檔案管理工作落實情況來看，還存在著一些比較明顯的問題，主要集中在管理不重視和硬件設(shè)施配套不完善上。

1）管理不重視。一方面，事業(yè)單位的管理者對檔案管理和保存工作的重視程度不夠，導(dǎo)致工作人員管理工作落實不到位，存在敷衍拖延的現(xiàn)象，使許多檔案堆積在一起，無法進(jìn)行有效的分類，給檔案查閱帶來了很大的麻煩。另一方面，受事業(yè)單位改革工作的影響，事業(yè)單位的員工數(shù)目在不斷減小，員工工作量加大，有時還存在兼職管理的現(xiàn)象，使檔案管理工作不能很好地落實。沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)，員工往往只認(rèn)為檔案管理工作就是檔案的保存，不能很好地利用檔案資源為單位的發(fā)展做保障。

2）硬件設(shè)施配套不完善。一般的事業(yè)單位沒有配備專門的檔案室進(jìn)行檔案的存儲的管理，保存的隨意性較大。而檔案資料是十分重要的，尤其是一些紙質(zhì)的原件材料，很容易因為潮濕、不衛(wèi)生的存儲環(huán)境發(fā)生氧化，使字跡變得模糊，失去了原有的價值。另外，對一些查閱度較高的檔案資料不能做到信息化管理，在反復(fù)翻閱和查詢過程中，發(fā)生較大的磨損或毀壞。許多單位在檔案管理上投入的資金比例很小，無法實現(xiàn)有效的現(xiàn)代化管理。

3 改善解決辦法

1）加強(qiáng)檔案管理的重視。為解決目前事業(yè)單位在檔案管理中的不足之處，單位的管理層首先需要加強(qiáng)重視，加大管理的力度，相關(guān)工作人員才能加以改進(jìn)。第一，管理者應(yīng)該把單位的檔案管理納入日常工作的范疇，從平時做起，及時歸納整理檔案，避免資料的堆積導(dǎo)致工作混亂。管理人員應(yīng)該定期對檔案的管理工作進(jìn)行檢查，提高工作人員的工作認(rèn)真程度，保證單位檔案管理的及時性和有效性[2]。第二，管理者應(yīng)該給予單位檔案管理必要的支持，添置檔案管理所需要的辦公用具，如檔案袋、文件夾等，便于對不同內(nèi)容的檔案資料進(jìn)行分類整理。儲存檔案的資料室要有嚴(yán)格的安全措施和管理辦法，保證檔案存儲的安全性。第三，提高單位檔案管理人員的素質(zhì)，以先進(jìn)的管理理念和管理辦法開展工作，培養(yǎng)單位的儲備人才。針對保密性的文件資料，要有高度的存儲意識，保證資料信息能夠妥善保存。

2）推行現(xiàn)代化管理辦法。在單位檔案的管理過程中，要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，實行現(xiàn)代化、科技化的管理辦法，幫助單位做好檔案管理工作。首先，針對不同內(nèi)容的檔案應(yīng)該由專門的管理人員進(jìn)行分類，判斷檔案的價值性。對于價值一般的檔案可以通過掃描的方式進(jìn)行集成化存儲，有效節(jié)約了檔案存儲的空間，也便于后續(xù)進(jìn)行查閱[3]。而對于一些重要文件或機(jī)密文件，應(yīng)該既做好電子檔的存儲工作，也要妥善保管好文件原件，還可以對保存信息進(jìn)行記錄，以防后續(xù)工作中需要提取原件。另外，要注意保存好單位工作人員的人事信息，一方面，隨著工作年限的增加，人事檔案中的資料會不斷增加，單位應(yīng)該妥善保存工作人員的信息，便于人員的晉升。另一方面，當(dāng)出現(xiàn)人事變動時，需要嚴(yán)格按照國家的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行調(diào)檔、提檔的工作，保證檔案資料的完整性。

3）健全管理制度。事業(yè)單位中有時不一定會安排專門的檔案管理人員進(jìn)行單位檔案的管理和存儲工作，而檔案管理是一項較為繁瑣的工作，非專業(yè)人員進(jìn)行兼職工作時很容易出現(xiàn)紕漏，因此，更需要有完善的管理制度，便于檔案管理工作的開展。首先，要嚴(yán)格確保檔案信息的真實性。檔案代表著最真實客觀的信息，有很強(qiáng)的參考價值，管理人員要嚴(yán)把檔案的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出程序，保證單位檔案能夠在管理和工作開展中起重要作用[4]。另外，要拓展檔案的涉及面。過去，事業(yè)單位的檔案管理只注重于工作檔案和人事檔案，忽略了財務(wù)檔案的重要性。財務(wù)檔案能夠反映單位的每一項收入和支出，對單位安排員工進(jìn)行提升培訓(xùn)有重要的影響。因此，在管理和保存檔案時，要注意擴(kuò)展檔案的涉及面，以更全面性的管理態(tài)度進(jìn)行管理工作。

4 結(jié)束語

總之，檔案管理工作十分重要，是對單位內(nèi)工作人員進(jìn)行工作考核的主要依據(jù)，也有利于單位進(jìn)行管理和宣傳工作?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步為檔案管理開來了許多新的思考，無紙化辦公和管理的理念使檔案管理工作更加便捷。針對目前事業(yè)單位在檔案管理過程中存在的問題，事業(yè)單位的管理人員，應(yīng)該有前瞻性和發(fā)展性的目光，為單位的檔案管理工作的開展配置充足的資源，完善目前不健全的管理辦法，努力解決目前的不足，為單位發(fā)展留下更多宣傳資料。

參考文獻(xiàn)

[1]李萌.探究機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點及解決對策[J].學(xué)術(shù)研究，2018（21）：247-248.

[2]付冰.電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險控制的措施[J].黑龍江科技信息，2016（21）：186.

[3]高春雷.財務(wù)共享模式在機(jī)關(guān)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中的應(yīng)用[J]行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2018（05）：70-71.

[4]黃鴻輝.事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理探究[J].文化創(chuàng)新比較研究，2017（24）：127-128.