淺談事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

田娥 田萍

摘 要：基于社會不斷發(fā)展的背景下，人們的各項工作都不能離開數(shù)字化與信息化。計算機技術也給事業(yè)單位的檔案管理工作提出了一定的方便，不僅能夠有效提高檔案的利用率，還能夠使工作效率得到顯著的提升。但是在事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理過程中，數(shù)字化技術還有待推廣?；诖?，本文從事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀與意義進行分析，并提出幾個方面的措施，希望能夠為事業(yè)單位的檔案管理人員提供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位;數(shù)字化;檔案管理;優(yōu)化對策

隨著信息化時代的到來，不管是工作還是生活都與數(shù)字化技術有著直接的關系。利用先進的辦公設備與科技技術，能夠不斷提升工作效率，還能夠保證工作質(zhì)量。所以，事業(yè)單位的檔案管理應當從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變成數(shù)字化管控模式。通過建立完善的數(shù)據(jù)庫，對資源進行優(yōu)化配置，還能夠解決檔案的安全性不高的問題。在完善數(shù)字化管控系統(tǒng)的基礎上，構建高素質(zhì)的人才隊伍，加強對全過程的管控，促進事業(yè)單位的健康長遠發(fā)展。但是，從我國當前事業(yè)單位檔案管理情況來看，依然存在一定的不足與問題，缺乏較大的安全保密性以及規(guī)范性，為實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化以及信息化目標奠定良好基礎，進一步提高檔案管理利用率，最終推動我國事業(yè)單位更加快速持續(xù)的發(fā)展進步。

1 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀與意義

1.1 提升單位的經(jīng)濟效益

由于事業(yè)單位內(nèi)部的信息量越來越大，需要進行管理的檔案也越來越多。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，數(shù)據(jù)的檔案與管理工作變得越來越復雜，容易造成工作質(zhì)量與效率低下的問題，對單位的社會形象產(chǎn)生了直接的影響[1]。另外，事業(yè)單位與數(shù)字化模式脫軌，需要大量的使用紙張，導致了資源的浪費，而工作量的加大也需要更多的人力投入，導致成本增加。因此，實現(xiàn)檔案的信息化管理，不僅能節(jié)約資源的支出，還能夠有效提高工作效率，將經(jīng)費投入到實處。

1.2 提高工作效率

檔案的收集需要消耗掉更多的人力、財力與物力，信息的準確性也不夠高。檔案的管理與歸納工作則需要投入更多的精力。如果在工作中出現(xiàn)錯誤的話，就表示需要消耗更多的時間彌補，不僅工作效率低下，也會影響工作人員的積極性。檔案的查詢工作更加復雜，由于檔案大多會以紙質(zhì)的形式進行保存，除了會占用更多的場地之外，工作人員查詢檔案十分困難，有的檔案可能會由于存儲不當導致丟失與損毀。

1.3 進一步提高檔案利用率

現(xiàn)階段，科學技術的快速發(fā)展，日常工作以及學習過程中更加廣泛的應用檔案信息，大部分社會活動的開展都同檔案活動之間具有密切關聯(lián)。如果在此過程中，使用傳統(tǒng)檔案管理方式，就會很大程度上浪費人力以及物力資源，并不利于檔案管理效率的提高，而且在此過程中發(fā)，檔案管理方式也具有一定復雜性，不利于檔案管理工作的開展。而采用數(shù)字化檔案管理方法，則可以便于用戶將數(shù)據(jù)信息存儲到計算機當中，當人們使用檔案時，就可以通過計算機技術的利用，上網(wǎng)查閱相關數(shù)據(jù)檔案信息，具有較大的便利性。在此過程中，事業(yè)單位相關工作人員為群眾調(diào)取檔案信息時，僅僅需要群眾提供基本信息，就能夠及時調(diào)取到相應的信息內(nèi)容，不需要在浪費人力查找信息內(nèi)容，進一步提高了檔案利用效率。

2 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化對策

2.1 創(chuàng)新現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)與辦公系統(tǒng)的銜接

基于新時代背景下，網(wǎng)絡信息化技術的廣泛運用，給事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理提供了許多方便之處，對人們的日常工作產(chǎn)生的直接的影響，屬于未來檔案管理的趨勢。事業(yè)單位在開展數(shù)字化檔案管理工作的時候，逐步開展了綜合性的管理，因為其中涉及的內(nèi)容比較多，因此，事業(yè)單位通過建立完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，結合單位的實際情況，創(chuàng)建現(xiàn)代化的數(shù)字檔案系統(tǒng)，對檔案與系統(tǒng)進行嚴格的處理，逐步營造出良好環(huán)境，促進事業(yè)單位后續(xù)工作的順利開展。另外，為了保證數(shù)字化檔案管理工作的順利開展，就要加強辦公系統(tǒng)與檔案管理之間的銜接。在進行方案設計的過程中，增加與資料相關的查詢功能，還要搭建良好的銜接基礎，結合數(shù)字化檔案的實際情況，制定完善的歸檔管理制度。由于事業(yè)單位的檔案具有一定的特殊性，大都是需要進行保密的，僅僅是有一小部分是需要公開的[2]。因此在事業(yè)單位的檔案管理工作中，利用有效的措施保證信息資源的完整性，將檔案管理的價值體現(xiàn)出來。最后，在融入軟件方面需要選擇有多級權限與密碼管理的控制手段，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或是被破壞的問題，進而在一定程度上保證數(shù)據(jù)的完整性與安全性。

2.2 提高檔案的利用率，降低管理成本的支出

就傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作進行分析，大部分單位都沿用了粗放型的管理模式，也就是說配備了專門的檔案工作人員，還更新了檔案管理軟硬件的設備，增加了財政的預算工作，將其作為基礎的解決方式。但是這種解決方案會導致單位的檔案管理工作成本大幅度增加。利用現(xiàn)代化的信息技術轉存到電腦當中，利用數(shù)字化管控的優(yōu)勢，不僅能有效的節(jié)約大量的成本支出，還能夠轉變?yōu)闄C讀檔案，使管理者查閱資料也比較方便，進而避免了資源的浪費與消耗問題。數(shù)字化檔案管理利用掃描、錄入等技術，將重要的信息檔案進行歸集，并盡快的提供與利用。在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案資料的應用十分廣泛與及時，崗位的調(diào)動與安排都需要準確的檔案信息[3]。而數(shù)據(jù)庫能夠提供更加準確的數(shù)據(jù)信息，還能夠為領導的經(jīng)營決策提供依據(jù)。采取數(shù)字化管理的大平臺，真正突破空間與時間的限制，有效提高了工作效率。

2.3 完善檔案管理安全保證制度，構建高素質(zhì)人才隊伍

不管是對于員工的信息還是組織的信息，都有一定的保密要求。如果出現(xiàn)了信息資料泄露的問題，就可能會被不法分子所利用，為檔案的擁有者帶來許多不便之處。因此，事業(yè)單位要建立健全的檔案管理安全保密制度，對不同級別的檔案采取不同的保管方式，使用的權限也要有明確的規(guī)定，才能夠保證事業(yè)單位檔案信息的安全性。在開展日常工作時，事業(yè)單位的相關工作人員要本著嚴謹?shù)膽B(tài)度，需要使用的時候才能夠打開需要的信息，使用完畢要將數(shù)據(jù)庫關閉。單位還要配備安保人員，對重要的資料保存場所進行保護。另外，事業(yè)單位還要采取多元化的方式，不斷提升員工的綜合能力，以不斷提高工質(zhì)量。通過定期開展考核與培訓工作的方式，掌握更多的工作技巧。在提升員工服務意識的基礎上，使其能夠意識到數(shù)字化檔案管理的重要意義。創(chuàng)新管理方法的思想，積極的學習先進的基礎與理念，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化。

3 結束語

總而言之，在現(xiàn)代社會的發(fā)展中信息化技術得到了廣泛的運用，使事業(yè)單位的檔案管理需要走上數(shù)字化的道路，不但提高管理質(zhì)量與效率。從信息化管理、采集與服務等功能的轉變，進而不斷提升工作人員的綜合能力。通過樹立正確的科學化的管理機制，使檔案管理人員能夠更加積極的投入到工作中。采取規(guī)范性的管理目標，合理融入信息化技術，避免出現(xiàn)信息丟失的問題。在加快事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化步伐的基礎上，推動單位的戰(zhàn)略性發(fā)展。

參考文獻

[1]夏巍.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].科技創(chuàng)新導報，2018，v.15;No.437（05）：224+226.

[2]劉雨，王中菲.淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及應對措施[J].長江叢刊，2017（3）：152-152.

[3]張其龍.新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施分析[J].辦公室業(yè)務，2018，No.293（12）：122.