關(guān)于城建檔案管理工作的信息化建設(shè)的探討

趙建亞

摘 要：隨著社會的進(jìn)步以及城市化進(jìn)程的加快，使得城建檔案管理工作的重要性也日益凸顯，因為城建檔案記錄了城市在不同階段的發(fā)展?fàn)顩r，對城市的歷史發(fā)展具有重要的參考價值，因此，必須加強(qiáng)對城建檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)而為推動城市化發(fā)展水平奠定結(jié)實的基礎(chǔ)。本文基于加強(qiáng)城建檔案管理的信息化建設(shè)的意義，進(jìn)而提出了提高城建檔案管理水平的措施，以促進(jìn)城市更好地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理;信息化建設(shè);措施

城建檔案指的是依托于文字、圖表以及聲像等為載體的關(guān)于城鄉(xiāng)規(guī)劃和管理中的具有研究和保存價值的材料，它記錄了城鄉(xiāng)建設(shè)與管理的全過程，包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、用地管理、地質(zhì)勘探、抗災(zāi)防災(zāi)等內(nèi)容，城建檔案的產(chǎn)生、形成以及編制都是與這些內(nèi)容同步發(fā)展的，因此，對于研究一個城市的發(fā)展過程具有重要的作用和價值。

1 加強(qiáng)城建檔案管理工作的信息化建設(shè)的意義

1）有利于城建檔案管理的工作效率。加強(qiáng)城建檔案管理的信息化建設(shè)不僅能為城建檔案的查閱與建立提供了很大的便利，而且也使得城建檔案的管理人員在處理檔案工作時減少錯誤幾率，從而提高檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量。因為傳統(tǒng)的城建檔案大多都是紙質(zhì)版的，檔案管理人員面臨繁重的紙質(zhì)資料和壓力之下出錯的概率是很高的，但是，如果是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來對這些檔案進(jìn)行掃描就可保存下來，這在很大程度上不僅減輕了工作量，而且也降低了出錯率，從而有效地提高了城建檔案管理水平。

2）有利于完善城建檔案的管理模式。城建檔案管理的信息化建設(shè)使其由傳統(tǒng)的封閉式管理逐漸轉(zhuǎn)化為開放式的管理，這也從根本上轉(zhuǎn)變了城建檔案的管理模式，使其在發(fā)展中更加地完善，它不僅實現(xiàn)了城建檔案管理的一體化，不斷優(yōu)化城建檔案資源的合理配置，而且也在一定程度上促進(jìn)了城市經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，逐漸完善了城建檔案管理的內(nèi)容，推動著城建的整體管理水平，維護(hù)了城建檔案的完整性和真實性。

3）有利于城建檔案管理的查閱工作的進(jìn)行。隨著時代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，改變了傳統(tǒng)城建檔案管理查閱工作的形式，這在很大程度上為城建檔案管理人員帶來了便利。傳統(tǒng)檔案查閱工作主要是通過審查所有關(guān)于城建的資料及信息從而進(jìn)行有效的分類后在放置到規(guī)定的位置，當(dāng)需要時就必須翻閱目錄來查找資料，再加上大多是紙質(zhì)版的，空間有限，使得保存時間也會有所限制，超過時間就很難查詢，這種檔案管理方式不僅浪費(fèi)人力資源和物力資源，而且在很大程度上也不能保全資料的完整性。但是隨著城建檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展，很好地解決了傳統(tǒng)查閱形式的弊端，資料只需上傳到電腦中就很難丟失，而且只需要通過檢索就可以查閱到相關(guān)信息，這為城建檔案管理工作的進(jìn)行帶來了很大的便利。

2 加強(qiáng)城建檔案管理的信息化建設(shè)的措施

1）提高城建檔案管理的信息化建設(shè)水平。隨著城建檔案管理工作的信息化建設(shè)開展以來，為檔案管理工作的進(jìn)行帶來了很多的便利，這也要求城建檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理要進(jìn)行改進(jìn)，積極運(yùn)用新的設(shè)備及技術(shù)，從而推動城建檔案管理的信息化建設(shè)更加完善，進(jìn)而提高管理水平。因此，各個地區(qū)需要加強(qiáng)對信息化平臺的建設(shè)，將自身與其他地區(qū)的城建檔案管有機(jī)聯(lián)合起來，從而實現(xiàn)資源的共享，為人們提供信息化的檔案質(zhì)資料的運(yùn)用奠定基礎(chǔ)，進(jìn)而為大眾帶來便利，提高城建檔案運(yùn)用效率的同時，也能推動檔案管理人員的服務(wù)水平的提升。

2）提升城建檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。為了更好地促進(jìn)城建檔案管理的信息化水平，滿足信息化檔案管理工作的要求，就必須意識到加強(qiáng)城建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的重要性，努力提升其專業(yè)素養(yǎng)，從而為城建檔案管理的信息化建設(shè)奠定發(fā)展基礎(chǔ)。因此，必須加強(qiáng)對城建檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，通過定期在單位內(nèi)開展活動，不斷地為城建檔案管理人員灌輸信息化檔案管理的知識與技術(shù)要求，從而有效推動檔案信息化管理工作的開展。另外，單位還需要通過鼓勵的方式，引導(dǎo)檔案管理人員自主的去學(xué)習(xí)和探索，可通過相關(guān)的激勵措施來調(diào)動其學(xué)習(xí)的積極性。除此之外，單位還需要對檔案管理人員的學(xué)習(xí)結(jié)果及程度進(jìn)行必要的考核，針對考核結(jié)果的不同，予以適當(dāng)?shù)莫剟罴疤幜P，以提高管理人員的重視。

3）加強(qiáng)城建檔案信息安全的防護(hù)。促進(jìn)城建檔案管理的信息化水平不僅要加強(qiáng)對其的管理，還需要對檔案信息的安全進(jìn)行必要的防護(hù)，因此，在進(jìn)行檔案管理時，需要檔案管理人員端正心態(tài)，定期檢查城建檔案管理室防盜、防火設(shè)備，盡可能的采用先進(jìn)的設(shè)備，從而有效預(yù)防安全事故的發(fā)生。加強(qiáng)對檔案管理人員的信息安全管理能力的重視，制定安全防護(hù)系統(tǒng)，提高抵御黑客及病毒的能力，保證檔案信息安全?？梢罁?jù)城建檔案保密程度來設(shè)置不同的密級和防護(hù)措施，安裝監(jiān)控系統(tǒng)及防盜報警系統(tǒng)，對于重要的城建檔案要做好備份，以防止不時之需;將管理室內(nèi)的紙質(zhì)版材料要及時轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的形式來加以保存，做好備份登記，從而不斷提高城建檔案信息安全水平。

4）實現(xiàn)檔案信息資源共享。信息資源共享是十分重要的，在檔案管理信息化管理中需要實現(xiàn)資源共享，對數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一整理，為檔案管理工作的健康發(fā)展提供保障。一般情況下，檔案管理工作資源共享需要做到三點：第一，將科學(xué)發(fā)展觀作為檔案資源優(yōu)化的基礎(chǔ)，并將科學(xué)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中;第二，在構(gòu)建檔案管理平臺的過程中要不斷完善檔案管理資料庫，從初級轉(zhuǎn)變?yōu)楦呒?，實現(xiàn)檔案資源的分層次共享;第三，構(gòu)建完善的檔案資源共享平臺，摒棄傳統(tǒng)的設(shè)計理念，減少各類因素造成的影響，對相關(guān)問題進(jìn)行反饋，為實現(xiàn)檔案管理資源共享奠定基礎(chǔ)。

5）加強(qiáng)城建檔案管理，優(yōu)化檔案服務(wù)。加強(qiáng)對城建檔案管理的同時，也要加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，從而提升檔案服務(wù)水平。例如，可將城建檔案信息化納入到法律法規(guī)中，通過充分考慮城鄉(xiāng)規(guī)劃體制，實現(xiàn)城建檔案的法制建設(shè);不斷提高城建檔案管理人員的法律意識，并定期聘請檔案專家傳授檔案知識或遠(yuǎn)程培訓(xùn)，為城鄉(xiāng)建設(shè)的重點項目單位提供服務(wù)，從而有效保證檔案資料內(nèi)容和檔案工作步驟的完整性。另外，需要在城建檔案管理中結(jié)合市場經(jīng)濟(jì)狀況來設(shè)置城建檔案服務(wù)價格，提高對城建檔案信息的開發(fā)與利用，體現(xiàn)社會價值，不斷優(yōu)化城建檔案服務(wù)，從而提升城建檔案管理的綜合效益。隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的不斷加快，檔案數(shù)量急劇增加，因此，在檔案管理中要不斷擴(kuò)大檔案收集范圍，做好檔案信息的安全防護(hù)，不斷提高工作質(zhì)量的同時，也要充分發(fā)揮城建檔案對城鄉(xiāng)建設(shè)的作重要作用，促進(jìn)城鄉(xiāng)建設(shè)的不斷發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)城建檔案管理的信息化建設(shè)是時代發(fā)展的要求，也是促進(jìn)城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)發(fā)展的必然要求，因此，在加強(qiáng)城建檔案管理的信息化建設(shè)時就必須意識到城建檔案管理的重要性，從而不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升檔案服務(wù)水平。加強(qiáng)對管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)能力和專業(yè)技能，完善檔案管理工作制度，從而有效發(fā)揮檔案管理的社會價值，促進(jìn)城鄉(xiāng)建設(shè)水平的不斷提高。

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