科研檔案開發(fā)利用存在的問題及對策

文·邢麗芹

據(jù)筆者了解，在全國范圍內，幾乎每個醫(yī)療衛(wèi)生單位都擁有一定數(shù)量的科研檔案，條件好的還建有專門的科研檔案室。但圍繞著對這些檔案資料的管理使用，卻普遍存在著管理水平低下，以及重常規(guī)管理，輕開發(fā)利用的問題。須知，管理是基礎，開發(fā)利用是關鍵、根本。沒有有效地管理，也就談不上更好地開發(fā)利用；而沒有開發(fā)利用，所謂的管理也就變成了保管和收藏，不但科研因此失去實際價值，就是推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展和造福廣大患者也往往變成了一句空話。因此，不斷提高科研檔案管理水平，并最大限度搞好科研檔案開發(fā)利用，應成為醫(yī)療衛(wèi)生單位有關人員之間的重要共識。

一、科研檔案管理與開發(fā)利用存在的問題

當前，各醫(yī)療衛(wèi)生單位都十分重視檔案室的標準化、規(guī)范化建設。表現(xiàn)之一是大部分檔案室都安裝了溫度、濕度控制設備，也都有防火、防盜、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施；表現(xiàn)之二是數(shù)字化管理的成分在日益增加。但存在的問題也顯而易見。

（一）檔案機構設置不合理，人員整體素質不夠高。目前，大多數(shù)醫(yī)療衛(wèi)生單位把檔案管理工作看做一份“閑差”，不但檔案室不是一個單獨的部門機構（比如掛靠在辦公室或信息中心），而且配備的專職檔案員以女職工居多，且具有人數(shù)少、年齡大、專業(yè)化程度低的特點。更有甚者，有些單位所謂的專職檔案員，由辦公室的行政人員擔任，除了管理檔案資料以外，平常還有一些其他的行政工作需要處理，因而存在著名義上“專”，實際上“兼”的情況。而人數(shù)眾多的兼職檔案員，往往有檔案員之名，無檔案員之實。他們通常分散在各業(yè)務科室中，多由科室的年輕人組成，雖然相對固定，但由于沒有受過正規(guī)培訓，專業(yè)理論不足，再加上各人有各人的本職工作以及缺乏激勵機制，就使他們在基礎資料的收集和初步整理上存在先天不足（業(yè)務工作的“專”不能代替檔案資料收集、整理的“專”）。須知，基礎工作至關重要，“基礎不牢，地動山搖”。如果基礎工作存在缺陷，是后期工作無論如何努力都難以彌補的。

（二）科研人員檔案意識淡薄。當前，科研檔案主要來源于科研課題。原則上，每個科研課題（包括中斷或取得負結果的課題）完成或部分結束后，科研人員都要對形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，經(jīng)審查驗收后及時歸檔。但由于很多科研人員認為歸檔工作費時費力，影響工作進度；文件材料歸到檔案室以后，使用起來也沒有留在各人手中方便；再加上在很多單位歸檔工作對績效考核也沒有多少影響，因此，科研人員普遍不重視歸檔工作，導致歸檔工作嚴重滯后，也難以做到歸檔文件材料的完整、準確和系統(tǒng)。還有一種情況不得不提，即一個科研課題往往有多個科研人員參與其中，這些科研人員可能都不在一個科室，甚至不在一個單位，再加上推脫責任、推諉扯皮的現(xiàn)象時有發(fā)生，就為兼職檔案員收集分散在各位科研人員手中的文件資料增加了難度。

（三）檔案管理手段落后。近幾年來，適應形勢發(fā)展需要，一些單位的檔案室積極推進數(shù)字化建設，引進電子文件檔案綜合管理系統(tǒng)，并購買相關社會化服務，一定程度上實現(xiàn)了檔案資源數(shù)字化和檔案檢索網(wǎng)絡化。但在檔案管理過程信息化方面還存在短板，與檔案資源數(shù)字化和檔案檢索網(wǎng)絡化的現(xiàn)狀不相匹配。這些“看似簡單，實則繁瑣”的工作占用了檔案管理人員很多時間和精力，極大地影響到了對檔案資源開發(fā)利用的投入。

（四）檔案資源開發(fā)利用得不到應有重視?？茖W研究的終極目標是推廣利用研究成果。但現(xiàn)實情況是，檔案管理人員多數(shù)認為開發(fā)利用檔案資源是科研管理部門和科研人員的事情，自己并沒有這項職責。比如現(xiàn)在，一些單位基本不再把檔案編研列入檔案工作年度計劃。雖然有些時候，為了工作量考核、各類先進的評比和職稱評聘的需要而完成一些編研成果，但編研層次依然不深，編研成果以匯編、手冊類為主，都是一次、二次文獻成果，運用定量分析方法進行數(shù)據(jù)對比，分析和預測或總結研究過程中經(jīng)驗教訓的三次文獻成果很少。另外，編研工作與科研實際相脫節(jié)，檔案管理人員自行確定選題，未考慮科研人員的需求，導致編研成果利用率低。

二、加強科研檔案資源開發(fā)利用的現(xiàn)實途徑

現(xiàn)階段，不斷研究檔案開發(fā)利用工作中的新特點和新問題，最大限度挖掘科研檔案的價值，加強對科研成果的推廣利用，應作為一項重要工作引起單位上下的高度重視。

（一）建立專門檔案管理機構，配齊配強專兼職檔案管理人員。要明確檔案管理機構的職責任務，即除了保管現(xiàn)有檔案資料、對現(xiàn)有檔案資料進行數(shù)字化處理以及提供查詢服務以外，就是對現(xiàn)有檔案資料進行深度開發(fā)利用。該機構要配備一定數(shù)量具有檔案管理專業(yè)知識的專門人員。這些專職檔案員既要重視對檔案管理知識的學習，也要重視對科研領域、學科的專業(yè)知識的學習，還要重視對信息技術的學習，讓更多的先進知識補充到自身的知識網(wǎng)絡中，既能完成傳統(tǒng)檔案工作，又能快速適應檔案信息化工作的新任務、新要求。同時，要從科研一線挖掘和培養(yǎng)一定數(shù)量的研究人員做兼職檔案員。這些兼職檔案員除了年富力強，有較強的事業(yè)心責任心以外，還應具備一定的檔案資料收集、整理的能力。盡管如此，也要采用多種方式定期對兼職檔案員進行業(yè)務培訓。

（二）建立有利于科研檔案資源開發(fā)利用的體制機制。將科研檔案資源開發(fā)利用工作提上重要議事日程，整合現(xiàn)有資源，發(fā)揮檔案管理人員、信息中心情報人員、科研管理人員和一線科研人員的主觀能動性和自身優(yōu)勢。一是制定激勵措施。要通過激勵措施，最大限度地鼓勵上述人員加強聯(lián)合，發(fā)揮各自優(yōu)勢，將科研成果產(chǎn)業(yè)化。須知，沒有科研成果的產(chǎn)業(yè)化，就不能使現(xiàn)有科研成果轉化為生產(chǎn)力，進而產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益和社會效益。二是開展深層次編研?？蒲袡n案編研工作有助于系統(tǒng)掌握當前科學技術發(fā)展水平與動態(tài)，預測科學技術的發(fā)展遠景，為制訂科學研究計劃，確定研究課題，開發(fā)新產(chǎn)品提供決策依據(jù)。由于現(xiàn)階段多數(shù)單位的編研成果多是一次、二次文獻編研成果，深層次編研成果往往少之又少，這導致編研工作并未發(fā)揮應有作用，是影響各單位進一步發(fā)展的重要短板。下一步，要結合科研工作需要，針對一定課題對科研檔案信息進行重新融合，形成綜述報告、述評報告、專題研究報告、技術預測等三次文獻編研成果。

（三）加大數(shù)字化檔案館建設力度。數(shù)字檔案館建設包括基礎設施建設、信息資源庫建設、檔案管理系統(tǒng)建設、標準規(guī)范制度建設、安全保障體系建設等五方面，其目的是實現(xiàn)資源管理數(shù)字化、檔案管理信息化、服務利用網(wǎng)絡化。在這方面，一些單位已進行了有益探索，也取得了初步成效。但還有很大不足，主要是電子文件的在線歸檔、檔案管理過程信息化和行業(yè)內資源共享。特別是行業(yè)內資源共享，有利于開闊視野，發(fā)揮檔案資源的最大效用。當然，實現(xiàn)行業(yè)內資源共享，光靠一個單位的努力是不行的，需要衛(wèi)生管理行政部門的協(xié)調與干預，必要時，還要投入一定的人力、物力和財力。下一步，要以檔案館數(shù)字化建設為契機，以檔案資源開發(fā)利用為主攻方向，攻堅克難，努力開創(chuàng)單位科研工作新局面。

（四）充分考慮科研管理人員和科研一線人員需要，不斷創(chuàng)新科研檔案信息服務模式。一是研究用戶行為，設計符合用戶檢索習慣的檔案管理系統(tǒng)。不同用戶具有不同信息需求、信息素養(yǎng)和信息習慣，產(chǎn)生不同信息行為。要加強與檔案軟件開發(fā)企業(yè)的溝通協(xié)調，通過分析用戶的搜索方式和習慣，掌握用戶的基本情況，不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)檢索界面和功能設計。二是建立圖書、情報、檔案信息一體化管理機制。即將圖書、情報、檔案各自獨立的系統(tǒng)整合為一個整體，加強橫向聯(lián)系和互相配合，通過網(wǎng)絡共建、資源共享、分布式收藏、遠程存取等手段，為用戶提供一站式服務。

總之，科研檔案資源的開發(fā)與利用是造福億萬大眾的大事，務必上下同心，解放思想，轉變觀念，通過提高全員素質，采用現(xiàn)代化的信息技術手段，讓檔案信息走出“故紙堆”的束縛，創(chuàng)造效益，產(chǎn)生價值。