大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理探討

李娟

（德州市園林綠化服務(wù)中心，山東 德州 253000）

引言：檔案管理工作是一項非常繁瑣和復(fù)雜的工作，是事業(yè)單位各項原始資料、檔案材料等等的收集和整理，在我國電子信息技術(shù)越來越發(fā)達(dá)的社會背景下，電子自動化技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案信息化管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用，不但可以減輕大量的人工操作，而且更加快捷和方便。

一、事業(yè)單位電子檔案信息化管理過程中存在的問題

（一）缺乏對電子檔案信息化管理的重視度

在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的管理工作得到了全面的提升，各項現(xiàn)代化建設(shè)也在不斷的進(jìn)行中，事業(yè)單位的基礎(chǔ)設(shè)施也得到了加強(qiáng)，但從其檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍舊存在著很多的問題，雖然事業(yè)單位的檔案管理工作形式和內(nèi)容也在不斷的創(chuàng)新，也已經(jīng)向著電子檔案的方向邁進(jìn)。但是，受傳統(tǒng)思維理念的束縛，管理層對電子檔案管理的不重視，這也是制約著檔案管理工作發(fā)展的主要因素。因為在事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者看來，事業(yè)單位的生存和發(fā)展與檔案管理工作沒有任何的關(guān)系，更認(rèn)識不到檔案管理的重要性，雖然大多數(shù)事業(yè)單位也對檔案工作室進(jìn)行了投資和建設(shè)，但因為思想觀念的制約和傳統(tǒng)工作習(xí)慣的影響，電子化檔案管理并沒有形成規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，再加上事業(yè)單位管理者并沒有提高對檔案工作人員的培養(yǎng)與教育力度，這就使檔案信息化管理工作變成了一個資料儲存的過程，起不到檔案管理的真正作用。

（二）缺乏專業(yè)的管理人員

在大數(shù)人眼中，檔案管理工作是一份非常簡單的差事，所以在事業(yè)單位檔案管理中，在對于工作人員的安排上有著很大的弊端，一些事業(yè)單位根本沒有專門的檔案管理工作人員，進(jìn)行檔案管理的只是兼職人員，而有的事業(yè)單位即使安排了專職的工作人員，從現(xiàn)狀來看，也是一些素質(zhì)較差，或者在別的崗位上調(diào)過來的“關(guān)系戶”，這些工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，也沒有電子檔案管理工作經(jīng)驗，有的甚至不熟悉計算機(jī)操作，他們只是把檔案信息化管理工作當(dāng)作簡單資料存放，這就給大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案信息化管理的創(chuàng)新帶來了很大的困難。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理的辦法和措施

（一）重視人才管理

推進(jìn)檔案信息化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被社會廣泛關(guān)注。檔案信息化系統(tǒng)的骨干力量是計算機(jī)技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響檔案信息化水平。當(dāng)前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計劃有組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)計算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力，例如引入競爭機(jī)制，對某些項目實(shí)行項目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展對社會有償服務(wù)等等。

（二）信息化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

三、建立健全信息化檔案管理制度

（一）建立完善的檔案數(shù)字化管理制度。檔案的數(shù)字化管理應(yīng)由國家檔案局進(jìn)行統(tǒng)一組織與規(guī)劃，建立自上而下的電子檔案管理辦法和電子檔案管理制度，使得各個事業(yè)單位的檔案部門在進(jìn)行管理時能夠做到有法可依。還要完善信息化從業(yè)資格制度。要通過崗前培訓(xùn)和上崗考試，將檔案信息化基礎(chǔ)知識和基本技能作為信息化整體水平提高的必要條件。

（二）構(gòu)建信息化研討和交流平臺。檔案管理工作的技能方面，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和文字處理、數(shù)據(jù)處理等，為進(jìn)一步提高檔案職業(yè)隊伍的信息化素養(yǎng)，需要加強(qiáng)構(gòu)建信息化研討和交流的平臺，加大專題會議、現(xiàn)場觀摩、網(wǎng)絡(luò)討論、聯(lián)合進(jìn)行課題研究等，并通過繼續(xù)教育等多種手段提高從業(yè)人員的工作技能。

（三）建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫。事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，都是著眼于硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，主要是為了滿足基本的檔案信息存儲、網(wǎng)絡(luò)通訊、安全管理、數(shù)字加工和數(shù)字認(rèn)證。要建立一個完善的高效的信息數(shù)據(jù)庫，應(yīng)符合以下幾個標(biāo)準(zhǔn)：第一，數(shù)據(jù)的內(nèi)容和項目必須完整；第二，數(shù)據(jù)信息必須準(zhǔn)確；第三，所提供的信息必須穩(wěn)定；第四，所提供的數(shù)據(jù)應(yīng)該規(guī)范；第五，提高電子檔案信息化管理的安全意識。

四、結(jié)束語

總而言之，文件電子化管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位檔案部門在積極參與電子化管理的同時，應(yīng)和技術(shù)部門、法律界和文件形成部門等各行各業(yè)人士密切配合，增強(qiáng)檔案法制意識，共同推進(jìn)電子文件歸檔的社會化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為檔案信息化建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。