淺析人力資源檔案管理

徐芳

四川省渠縣人力資源和社會(huì)保障局 四川達(dá)州 635200

1 人力資源檔案管理現(xiàn)狀

1.1 紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，中小企業(yè)檔案管理認(rèn)識(shí)欠缺

在我國(guó)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)運(yùn)用了幾十年，所以很多企事業(yè)單位都積累了大量的紙質(zhì)檔案；如果將這些檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，需要投入大量的人力物力；另外，由于部分中小企業(yè)自身?xiàng)l件較差，很難拿出足夠的資金建立起完善的人力資源檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，企業(yè)缺少數(shù)字化的設(shè)備也沒(méi)有對(duì)數(shù)字化檔案管理形成一定的認(rèn)識(shí)，這些企業(yè)只能利用人工管理的模式開(kāi)展人事管理工作[1]。

1.2 檔案管理系統(tǒng)各項(xiàng)設(shè)施不完善

目前，我國(guó)企事業(yè)單位采用的人力資源檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)尚不完善，軟件設(shè)計(jì)存在漏洞，容易被黑客作為攻擊的目標(biāo)，從而導(dǎo)致信息的損毀、流失、被惡意盜取。另外，客觀環(huán)境也會(huì)對(duì)信息的傳輸產(chǎn)生影響，從而導(dǎo)致“丟包”等問(wèn)題的出現(xiàn)，為信息傳輸埋下隱患。很多企事業(yè)單位信息傳輸以及信息存儲(chǔ)采用開(kāi)放性系統(tǒng)或開(kāi)放性網(wǎng)絡(luò)，這就給網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵提供了便利條件。很多企業(yè)并不重視網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施建設(shè)，采購(gòu)的設(shè)備以及建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)質(zhì)量偏低，也沒(méi)有引進(jìn)安全性較高的管理系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)安全軟件，這些問(wèn)題都導(dǎo)致信息安全環(huán)境不斷惡化。

1.3 檔案管理人員信息技術(shù)水平欠佳

目前，我國(guó)仍有很多老一輩的檔案管理人員在崗，這些檔案管理人員信息技術(shù)水平欠佳，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)難以得到有效推廣。另外，還有部分年輕的檔案管理人員同樣也沒(méi)有掌握足夠的信息技術(shù)，操作仍然不夠熟練。由于操作失誤而導(dǎo)致的信息丟失的事件頻發(fā)。并且，很少有企業(yè)能組織人事管理人員學(xué)習(xí)檔案管理信息技術(shù)，工作人員養(yǎng)成的不良操作習(xí)慣也得不到及時(shí)的矯正。及時(shí)企業(yè)引進(jìn)了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備與系統(tǒng)，由于這些問(wèn)題的存在，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)也很難充分發(fā)揮其作用，并降低了檔案管理系統(tǒng)整體的安全性[2]。

2 做好檔案的篩查工作，做好檔案分類(lèi)

對(duì)檔案進(jìn)行審查和分類(lèi)是做好檔案管理的安全性和保密性的重要工作。在目前的檔案管理中，主要存在兩種類(lèi)型的檔案，分別是普通檔案和保機(jī)密檔案，保密檔案有根據(jù)其保密性的要求，可以分為秘密和絕密的區(qū)分。由于不同級(jí)別的檔案針對(duì)的對(duì)象不同，所以在檔案管理過(guò)程中，需要對(duì)所接受和管理的檔案進(jìn)行細(xì)致的審查，對(duì)其機(jī)密性進(jìn)行區(qū)別，按照機(jī)密性的程度按照相關(guān)要求進(jìn)行管理，通過(guò)這樣的方式會(huì)提升檔案管理的安全性和保密性。

3 加強(qiáng)約束，專(zhuān)人專(zhuān)管

目前對(duì)于檔案管理中的制度還不是很完善，造成了檔案管理中安全性和保密性程度不強(qiáng)。所以要提升檔案管理的安全性和保密性，就需要對(duì)相應(yīng)的管理制度進(jìn)行完善。在制度建設(shè)方面，首先要完善責(zé)任制度，對(duì)于檔案的管理需要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人員來(lái)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，明確責(zé)任范圍。其次需要對(duì)監(jiān)管制度進(jìn)行完善。在對(duì)檔案管理進(jìn)行監(jiān)管的過(guò)程中，監(jiān)管人員要發(fā)揮監(jiān)管的作用，對(duì)檔案的一系列過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，在檔案，促進(jìn)檔案管理工作的提升，加強(qiáng)檔案管理工作的安全性和保密性。

4 重新制定檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度

每個(gè)管理活動(dòng)，都必須有管理規(guī)章制度的制約。所以，重新制定檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，是非常有必要的。當(dāng)然，如果想要有效的開(kāi)展檔案管理工作，有一系列嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度，是必不可少的。以便于來(lái)保證檔案的收集、甄別、移交、查詢(xún)等工作的運(yùn)行。怎樣才能提高檔案的質(zhì)量？一個(gè)檔案長(zhǎng)久不更新，那么這個(gè)檔案和本人的實(shí)際情況，肯定相差甚遠(yuǎn)。甚至，可能會(huì)有檔案作廢的情況出現(xiàn)。所以，為了杜絕這種現(xiàn)象，提高檔案的質(zhì)量，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)的與時(shí)俱進(jìn)的收集并更新，職工的個(gè)人信息檔案[3]。

當(dāng)然只收集信息也不行。得看這些信息哪些是有用的，哪些是無(wú)用的。以免編寫(xiě)的檔案過(guò)于冗長(zhǎng)繁雜，不能及時(shí)地找到關(guān)鍵信息。所以應(yīng)該刪繁就簡(jiǎn)，讓人一目了然。檔案管理人員，不僅要具備能夠篩選有用信息的能力，還要火眼金睛，辨別這些消息是否屬實(shí)。準(zhǔn)確明了的檔案要注意歸納。不符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案，要退回到有關(guān)部門(mén)，讓其及時(shí)糾正后再歸檔。檔案管理有關(guān)部門(mén)要保持不遺失、不積壓的工作態(tài)度。所以檔案管理有關(guān)部門(mén)，應(yīng)該制定并完善規(guī)章制度。依照規(guī)章制度去工作，才能夠，保證檔案管理工作的具體實(shí)施。

5 加強(qiáng)硬件軟件建設(shè)，實(shí)行規(guī)范化管理

對(duì)于軟硬件的建設(shè)是加強(qiáng)檔案管理中安全性和保密性的另一重要措施，是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要保證。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，目前檔案管理中數(shù)字化形式所占比例越來(lái)越大，這種形式的管理需要依靠計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)進(jìn)行。從目前的情況來(lái)看，計(jì)算機(jī)的軟件和硬件都存在受到病毒攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，如果計(jì)算機(jī)一旦受到病毒的入侵，檔案的安全性和保密性就會(huì)受到很大的影響。所以應(yīng)該及時(shí)消除存在的隱患，對(duì)計(jì)算機(jī)的軟件和硬件進(jìn)行提升并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，使得檔案管理工作在安全性和保密性的前提下安全運(yùn)行[4]。

6 提高服務(wù)質(zhì)量，保證利用需求的實(shí)現(xiàn)

檔案工作人員作為滿(mǎn)足用戶(hù)需求的直接參與者，責(zé)任重大，檔案部門(mén)要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)機(jī)能，健全服務(wù)制度，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的先進(jìn)技術(shù)，拓寬服務(wù)渠道，改變單一的服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化管理；此外，檔案人員要樹(shù)立良好的職業(yè)道德，不斷提升自身的綜合素質(zhì)，更新業(yè)務(wù)知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，才能將服務(wù)水平和質(zhì)量提上一個(gè)新的臺(tái)階。