計算機(jī)信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

馬書群

（河南信息工程學(xué)校，鄭州 450003）

引 言

現(xiàn)階段，隨著我國科技水平的不斷提升，很大程度上促進(jìn)著計算機(jī)信息技術(shù)的進(jìn)步，實現(xiàn)了生產(chǎn)及生活中的廣泛應(yīng)用，為人類及社會發(fā)展帶來了極大的便利。將計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理工作當(dāng)中，其工作效率及工作質(zhì)量將會得到明顯的提升，使得人事檔案的價值作用得到充分發(fā)揮，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展?；诖?，本文首先概述了計算機(jī)信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用意義；其次分析了當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀；最后探討了企業(yè)人事檔案管理中計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用對策。

人事檔案管理作為企業(yè)的一項重要工作，以往的傳統(tǒng)人事檔案管理模式所存在的弊端日益突出，已經(jīng)無法滿足人事檔案管理工作需求，降低了管理水平。而在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，計算機(jī)信息技術(shù)在企業(yè)人事檔案管理中的應(yīng)用成為發(fā)展的必然趨勢，這是提升企業(yè)人事檔案管理水平，保障企業(yè)穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員及管理人員要提起足夠的重視。

一、計算機(jī)信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用意義概述

（一）有助于提高人事檔案管理效率

企業(yè)人事檔案完整地記錄著企業(yè)員工的個人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)狀況、社會關(guān)系以及獎懲等方面的信息，這是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員重要的查閱資料。通過將計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理工作當(dāng)中，構(gòu)建數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)平臺，不僅能夠更加快速及時地查閱到企業(yè)員工的相關(guān)資料，并且檔案管理效率得到了明顯的提升。

（二）有助于降低人事檔案管理成本

企業(yè)人事檔案管理工作是一項長期性工作，企業(yè)發(fā)展必須要重視起該項工作。在過去的一段時間里，企業(yè)在人事檔案管理的過程當(dāng)中主要以紙質(zhì)檔案為主，需要較大的儲存空間，并且需要配備專業(yè)的隊伍進(jìn)行管理以確保人事檔案的完整性與安全性。與此同時，在翻閱紙質(zhì)檔案后，會導(dǎo)致其出現(xiàn)一定的磨損，降低檔案信息的儲存效果。然而將計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理工作當(dāng)中，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠達(dá)到信息快速傳輸與共享的目的，而且云存儲的出現(xiàn)，能夠?qū)崿F(xiàn)對超大容量電子檔案信息資料的存儲，管理成本明顯降低。

（三）有助于豐富人事檔案管理形式

傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案信息主要以紙質(zhì)形式為主，然后通過文件和照片來實現(xiàn)對人事信息的保存，不難看出其形式是非常單一的。然而將先進(jìn)的計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理工作當(dāng)中，能夠借助多種形式來儲存人事信息，甚至實現(xiàn)了文字、圖像以及音視頻的混合儲存管理，極大地豐富了人事檔案管理形式。

（四）有利于開發(fā)和利用檔案資源

計算機(jī)信息技術(shù)在企業(yè)人事檔案管理中的應(yīng)用，在更好開發(fā)檔案信息資源的同時，提升了其利用效率，在人事檔案管理工作當(dāng)中所起到的作用也越來越重要。企業(yè)人事檔案主要是為人事工作提供服務(wù)的，應(yīng)用計先進(jìn)的計算機(jī)軟件，構(gòu)建立體化人事檔案資源集成管理模式，在充分開發(fā)并利用檔案資源的同時，更好地滿足檔案管理工作需求，為企業(yè)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）對人事檔案管理工作不夠重視

現(xiàn)階段，我們發(fā)現(xiàn)部分企業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中，往往忽略了人事檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)不重視導(dǎo)致員工缺乏管理責(zé)任心，對于人事檔案管理處于應(yīng)付狀態(tài)。與此同時，當(dāng)前部分管理人員對于人事檔案管理存在錯誤的認(rèn)識，將其是作為保管的事務(wù)性工作，只需要做好對個人材料的保管，確保其不丟失，并沒有意識到企業(yè)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)提升和人事檔案管理之間的密切聯(lián)系，導(dǎo)致很多企業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中缺乏對檔案管理工作的規(guī)劃與安排，再加上人員配置及經(jīng)費(fèi)投入的不足，極大地降低了企業(yè)人事檔案管理水平。

（二）人事檔案管理硬件設(shè)施投入不足

要想更好地儲存管理人事檔案，建立完善的檔案室至關(guān)重要。但是，當(dāng)前我們發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)檔案管理室較為陳舊，設(shè)施設(shè)備落后，并不愿意在這一方面投入過多的資金，忽略了對先進(jìn)硬件設(shè)施設(shè)備的配置。還有的企業(yè)存在文書、科技檔案公用檔案室的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理非?；靵y，久而久之會導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)破損，影響到人事檔案資料的利用。

（三）專職人事檔案管理人員配備不到位

眾所周知，企業(yè)人事檔案管理工作量較大，但是部分企業(yè)為了節(jié)省成本，往往存在一人身兼多職的現(xiàn)象：工作人員不僅要做好人事檔案資料收集、整理、分類、歸檔等工作，同時也要完成文書、科技等方面的檔案管理工作。這進(jìn)一步加大了工作人員的工作壓力及工作量，久而久之導(dǎo)致其身心疲憊，降低了企業(yè)人事檔案管理水平。

（四）人事檔案管理人員管理綜合能力不高

企業(yè)人事檔案管理工作的開展，離不開專業(yè)人員的支撐，工作人員自身的水平能力及綜合素質(zhì)在很大程度上影響著人事檔案管理水平。當(dāng)前我們發(fā)現(xiàn)部分企業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平參差不齊，綜合素質(zhì)亟待提升，并不具備良好的計算機(jī)應(yīng)用水平，缺乏良好的工作責(zé)任心和積極性，不熟悉業(yè)務(wù)流程，在實際的工作當(dāng)中存在敷衍了事的現(xiàn)象，極大地降低了企業(yè)人事檔案的完整性與安全性。

（五）人事檔案管理的信息化程度不高

現(xiàn)階段，隨著我國計算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展與進(jìn)步，在各個領(lǐng)域中均實現(xiàn)了廣泛應(yīng)用。在企業(yè)中的應(yīng)用，為辦公工作的開展帶來了極大的便利。通過構(gòu)建計算機(jī)信息化管理系統(tǒng)，能夠有效提升企業(yè)人事檔案管理效率及質(zhì)量。但是，當(dāng)前我們發(fā)現(xiàn)部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員并不注重對先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，傳統(tǒng)管理思想根深蒂固，雖然也有部分企業(yè)逐漸應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)展開檔案管理工作，但是卻并沒有完全實現(xiàn)信息化、自動化人事檔案管理。

三、企業(yè)人事檔案管理中計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用對策探討

（一）建立人事檔案管理框架

1.加強(qiáng)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代的帶來，計算機(jī)信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用成為必然。將其應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理工作當(dāng)中，構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)，能夠為接下來人事檔案數(shù)據(jù)信息的管理和維護(hù)工作的開展帶來更大的便利，并且能夠極大地提升數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)陌踩耘c穩(wěn)定性。新形勢下，企業(yè)以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足人事檔案管理工作需求，影響著檔案管理及維護(hù)工作的開展。因此企業(yè)管理人員要充分意識到計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢與價值，借助其優(yōu)勢構(gòu)建認(rèn)識檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，并建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，為接下來檔案管理工作的開展打下良好的基礎(chǔ)。

2.強(qiáng)化人事檔案管理人員的信息化水平

新形勢下，借助計算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)一步加快信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，并建立更加規(guī)范的企業(yè)人事檔案信息管理系統(tǒng)機(jī)構(gòu)，更好的保障了檔案管理工作的開展。為了最大限度的發(fā)揮出檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的功能作用，企業(yè)要充分重視起對人事檔案管理人員信息化水平的強(qiáng)化，促使其掌握良好的計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用能力，更好的完成人事檔案管理工作，保障企業(yè)良好發(fā)展。

3.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動

企業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)人員是否重視計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，是否支持人事檔案管理信息化建設(shè)，直接影響著企業(yè)人事檔案管理信息化水平?；诖耍滦蝿菹缕髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員要充分意識到計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用重要性，加大對人事檔案管理工作的支持力度，加大資金、設(shè)備以及人才方面的配置與投入，將人事檔案管理信息化建設(shè)提上議程，充分結(jié)合企業(yè)實際狀況提出人事檔案管理要求，確保規(guī)范化、高效化完成人事檔案管理工作。

（二）做好信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)工作

1.提升網(wǎng)絡(luò)化硬件設(shè)計和軟件設(shè)施的建設(shè)力度

企業(yè)人事檔案管理工作量巨大，為了更好的保障人事檔案管理工作的開展，要重視起對網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)施設(shè)備的建設(shè)力度，配備先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備，為檔案信息化管理打下基礎(chǔ)，同時也能夠更好的保障企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，確保人事檔案信息數(shù)據(jù)安全。

2.確保網(wǎng)絡(luò)化檔案信息數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定

在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，檔案數(shù)據(jù)資料安全問題引發(fā)了社會各界的關(guān)注。基于此，企業(yè)要積極應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)構(gòu)建人事檔案管理信息化系統(tǒng)，提升人事檔案信息在輸入、傳遞以及處理等方面的安全性。以某企業(yè)為例，新形勢下人事檔案管理工作得到了領(lǐng)導(dǎo)人員的高度重視，通過實時化監(jiān)控人事檔案數(shù)據(jù)信息，有效確保了其安全性，實現(xiàn)了更加長久的應(yīng)用。不僅如此，通過構(gòu)建人事檔案信息化系統(tǒng)，有效解決了當(dāng)前人事檔案信息量大和信息采集困難等方面的難題，使得企業(yè)人事檔案管理水平得到了顯著提升。

（三）人事檔案材料的收集

在人事檔案管理的過程當(dāng)中，資料收集是一項重要工作。為了更好地完成該項工作，有必要建立健全完善的人事檔案管理制度，明確資料收集工作內(nèi)容、流程以及方式方法，確保做到有章可循，以此來確保所收集到檔案資料的完整性。與此同時，為了提升檔案真實性，在收集資料時應(yīng)做好調(diào)查工作，掌握最原始資料，并及時做好資料更新工作，進(jìn)而更好地保障檔案資料的真實性與全面性。

（四）檔案信息的信息化處理

在過去的一段時間里，企業(yè)所采用的檔案管理模式需要耗費(fèi)大量的時間與精力，并且工作效率低下。新形勢下，要借助計算機(jī)信息技術(shù)來展開對檔案信息的數(shù)字化加工，實現(xiàn)動態(tài)信息化錄入人事檔案資料。目前檔案信息處理主要是通過兩種方式完成的，一種是手動查詢并錄入信息數(shù)據(jù)庫，在這一過程當(dāng)中首先需要按照資料做好對職工信息的分類錄入工作，在數(shù)據(jù)庫中直觀展示員工資料信息，使得管理人員能夠及時的查詢到所需要的信息資料，這不僅降低了時間與精力的損耗，并且資料查詢效率明顯提升；另一種是對現(xiàn)有電子檔案以及數(shù)字化檔案的歸納與整理，近年來隨著計算機(jī)信息技術(shù)在各個城市、行業(yè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，很多企業(yè)均實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)信息化發(fā)展。企業(yè)在人事檔案管理的過程當(dāng)中，針對這些重要的個人檔案信息，在紙質(zhì)文件保存的同時，應(yīng)形成電子文檔，并做好備份工作，有效避免信息檔案出現(xiàn)丟失、失真以及老化現(xiàn)象。

（五）人事檔案信息的安全管理

計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，為人們的生產(chǎn)生活以及工作帶來了極大的便利。但是在這一過程當(dāng)中卻也引發(fā)了一系列的風(fēng)險問題。因此必須要重視起人事檔案信息的安全管理工作，進(jìn)一步加大對檔案信息化管理監(jiān)控力度，尤其是對于電子檔案，要積極應(yīng)用當(dāng)前先進(jìn)的加密技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、訪問控制技術(shù)等等，最大限度的降低遭受病毒、黑客的入侵幾率，避免檔案資料出現(xiàn)丟失、泄露，保障企業(yè)人事檔案資料安全。

結(jié) 語

當(dāng)前隨著計算機(jī)信息技術(shù)憑借自身的諸多優(yōu)勢，在各個領(lǐng)域中實現(xiàn)了廣泛的應(yīng)用，取得了良好的應(yīng)用成果。人事檔案管理作為企業(yè)的一項重要工作，針對當(dāng)前所存在的一系列的問題，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員及管理人員要引起足夠的重視，加強(qiáng)對計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，在應(yīng)用的過程當(dāng)中要重點(diǎn)做好上述幾個方面的工作，最大限度地發(fā)揮出計算機(jī)信息技術(shù)的價值作用，在促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展的同時，促進(jìn)其認(rèn)識檔案管理水平的提升，保障企業(yè)的長遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展。