關(guān)于人事檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的 問題及優(yōu)化策略

文/劉興萍，長江瀘州航道局

1 人事檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題

1.1 標(biāo)準(zhǔn)化管理程度不足

人事檔案現(xiàn)代化管理過程中，標(biāo)準(zhǔn)化管理并沒有得到足夠的重視，甚至在部分人事檔案管理中，仍然存在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與現(xiàn)行信息化管理并存的現(xiàn)象。標(biāo)準(zhǔn)化管理沒有得到足夠重視，導(dǎo)致管理工作進(jìn)行期間任務(wù)分配以及制度完善都不能達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案管理工作任務(wù)也難以落實(shí)到具體的個(gè)人，面對人事檔案管理中存在的種種問題，重視程度不足直接導(dǎo)致基層檔案管理人員在執(zhí)行任務(wù)中存在相互推脫的現(xiàn)象。關(guān)鍵任務(wù)并不能直接落實(shí)在個(gè)人，檔案管理完成質(zhì)量也并不理想。人事檔案現(xiàn)代化管理是基于傳統(tǒng)管理體系基礎(chǔ)上進(jìn)行的技術(shù)整合，人事檔案管理中工作人員過于依賴傳統(tǒng)工作經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致對現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)應(yīng)用不徹底，引發(fā)一系列管理過程中的制度體系問題。

1.2 現(xiàn)代化建設(shè)投入不足

現(xiàn)代化建設(shè)投入不足主要表現(xiàn)在信息系統(tǒng)構(gòu)建中，軟件與硬件并不能保證先進(jìn)程度。硬件設(shè)備使用過程中需要維護(hù)與更新，頻繁使用所造成的磨損會(huì)影響到人事檔案管理功能，由于現(xiàn)代化建設(shè)中的資金投入不足，導(dǎo)致大量硬件設(shè)備投入使用后并不能第一時(shí)間維護(hù)管理，應(yīng)該設(shè)備逐漸出現(xiàn)磨損嚴(yán)重甚至故障的現(xiàn)象。針對這一問題信息化檔案管理系統(tǒng)使用過程中，也并沒有開展及時(shí)的設(shè)備更新?lián)Q置，信息化管理系統(tǒng)的軟件維護(hù)更新缺乏，現(xiàn)代化建設(shè)資金投入不足，不僅會(huì)影響到信息管理系統(tǒng)的功能體現(xiàn)。還會(huì)導(dǎo)致管理過程中，人事檔案由于管理模式混亂而出現(xiàn)丟失的問題?，F(xiàn)在化建設(shè)投入需要持續(xù)進(jìn)行，雖然當(dāng)前人事檔案管理中，在初級(jí)也會(huì)投入信息系統(tǒng)建設(shè)資金，往往卻由于缺乏后續(xù)資金持續(xù)性支持，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)工功能落后。

2 人事檔案現(xiàn)代化管理現(xiàn)存問題的優(yōu)化措施

2.1 將標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為前提

人事檔案全面落實(shí)現(xiàn)代化管理體系，首先需要將標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為前提，提升管理人員對現(xiàn)代化建設(shè)的重視程度。對傳統(tǒng)人事檔案管理模式全面更新，為現(xiàn)在化管理流程落實(shí)使用營造有利環(huán)境。標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，需要配合嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?，針對管理過程中可能會(huì)出現(xiàn)的問題，進(jìn)行各個(gè)環(huán)節(jié)的約束。人事檔案管理建設(shè)中，還應(yīng)該充分考慮管理系統(tǒng)與實(shí)際工作環(huán)境之間是否會(huì)存在沖突。對工作人員的工作態(tài)度進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行為前提，對現(xiàn)行人事檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。人事檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還需要總結(jié)傳統(tǒng)管理經(jīng)驗(yàn)，與現(xiàn)代化人事檔案管理環(huán)境相結(jié)合。對人事檔案管理中存在的問題第一時(shí)間解決，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)后還需要投入持續(xù)監(jiān)管力量，確保標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案管理系統(tǒng)能夠正常發(fā)揮使用功能。

2.2 加大信息管理建設(shè)投入

加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)性投入，定期對信息管理系統(tǒng)中的硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，發(fā)現(xiàn)硬件設(shè)備磨損并且已經(jīng)超出安全使用范圍時(shí)，要及時(shí)對其維修以及更換，確保硬件設(shè)備使用功能能夠正常實(shí)現(xiàn)，并且在現(xiàn)今程度上能夠與現(xiàn)代化人事檔案管理需求相一致，在此基礎(chǔ)上，開展軟件管理系統(tǒng)更新維護(hù)，軟件管理系統(tǒng)建設(shè)并投入使用后，需要根據(jù)人事檔案管理對技術(shù)的需求及時(shí)更新，確保管理軟件在先進(jìn)程度上能夠保持技術(shù)發(fā)展平均水平。信息化管理系統(tǒng)投入使用后，維護(hù)資金也需要進(jìn)行專項(xiàng)管理，確保信息管理系統(tǒng)使用的任何階段，一旦產(chǎn)生問題，都能擁有足夠的資金支持用以解決。

2.3 開展專業(yè)人才培訓(xùn)

信息管理系統(tǒng)建設(shè)中，還需要加強(qiáng)專業(yè)人才培訓(xùn)，能夠?qū)π畔⒐芾硐到y(tǒng)進(jìn)行合理的操作使用，并在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)，第一時(shí)間解決。人才是提升人事檔案管理質(zhì)量的必要前提，加強(qiáng)專業(yè)人才培訓(xùn)等同于為人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度落實(shí)創(chuàng)造環(huán)境。關(guān)于人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的現(xiàn)存問題，重點(diǎn)從以上三個(gè)方向加以解決，未來技術(shù)發(fā)展也將能夠得到進(jìn)一步突破。針對目前檔案管理人員的缺陷，擬定適當(dāng)?shù)呐囵B(yǎng)計(jì)劃與方案，重點(diǎn)放在提高檔案管理人才的技術(shù)知識(shí)和知識(shí)結(jié)構(gòu)等方面，保證其能夠充分快速地適應(yīng)行業(yè)的發(fā)展需求。

3 結(jié)語

在科學(xué)技術(shù)水平快速發(fā)展的時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。但在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中，只有充分了解認(rèn)識(shí)到其發(fā)展中存在的問題，并根據(jù)工作實(shí)際需求采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，才能更好地完善檔案管理現(xiàn)代化手段、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化、提高檔案管理質(zhì)量和工作效率。

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