淺談外經(jīng)貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)

文/姜雪媛，西安向陽航天材料股份有限公司

1 培養(yǎng)優(yōu)秀的企業(yè)文化和團結(jié)協(xié)作精神

培養(yǎng)優(yōu)秀的企業(yè)文化,才能為企業(yè)提供一個更高層次的內(nèi)部控制環(huán)境。企業(yè)的管理層有責任培養(yǎng)積極向上的企業(yè)價值觀,有責任讓每個員工看到美好的企業(yè)愿景,培養(yǎng)員工的社會責任感和遵紀守法的意識,倡導(dǎo)愛崗敬業(yè),進取創(chuàng)新,團隊協(xié)作的精神。同時做好員工的效績考核,評價,激勵工作,從制度上讓每個員工認識到有付出就有回報,有舞弊就有懲罰。基于舞弊的特點,要讓員工知道,企業(yè)加強和完善內(nèi)部控制制度,是為了從制度上更好地保護員工的職業(yè)生涯,更好地完成企業(yè)的目標,而不是為了控制和監(jiān)督員工個人,控制和監(jiān)督的是具體的崗位。

加強企業(yè)的團結(jié)協(xié)作精神是現(xiàn)代內(nèi)部控制思想的創(chuàng)新。它不僅有利于提高員工的工作積極性,而且也能避免產(chǎn)生舞弊。由于個別銷售業(yè)務(wù)員包辦了公司整個流程的業(yè)務(wù),導(dǎo)致企業(yè)的業(yè)務(wù)資源載體個人化。企業(yè)可把其中的經(jīng)常性業(yè)務(wù)獨立出來,派專人或部門來負責辦理。如配載發(fā)運可由專門的貨運部門負責,而采購商品可另設(shè)助理,提供貨源。這樣銷售業(yè)務(wù)員可以把大部分精力集中在銷售上,并且在制度上限制個別崗位放權(quán)過大,避免個人包辦所有業(yè)務(wù)管理,反對個人主義的風氣。此外,還可以建立有效的績效考核和激勵機制,加強業(yè)務(wù)員間的合作和競爭,逐步弱化個人壟斷對企業(yè)業(yè)務(wù)資源的制約作用,使業(yè)務(wù)資源的安全性建立在有效的內(nèi)部控制制度的基礎(chǔ)上。重視“以人為本”的集體主義精神文明建設(shè),建立良好的企業(yè)文化氣氛。

2 不相容職務(wù)相分離

進出口企業(yè)由于業(yè)務(wù)流程長,不相容崗位多,容易由于信息的不對稱產(chǎn)生舞弊行為。這種舞弊可分為直接舞弊和間接舞弊。直接舞弊就是在發(fā)盤、詢盤過程中直接要求外商或國內(nèi)供應(yīng)商給予回扣。這種舞弊容易被發(fā)現(xiàn)和識別,經(jīng)辦人的風險高。與此相對應(yīng)的間接舞弊主要表現(xiàn)在當和外商建立起信任關(guān)系后,經(jīng)辦人把本該由公司做的業(yè)務(wù)介紹給其他公司,或者干脆自己注冊一家新公司自立門戶。這種舞弊行為在過去的進出口業(yè)務(wù)中屢見不鮮,其行為更隱蔽更難以被發(fā)現(xiàn),對企業(yè)造成的傷害也更嚴重,往往會失去一個地區(qū)或一個板塊的業(yè)務(wù),甚至造成連鎖反應(yīng),整個企業(yè)就此解體。

結(jié)合內(nèi)部控制的理論框架和管理舞弊的理論基礎(chǔ)及進出口業(yè)務(wù)本身的特點,要比較好的解決進出口業(yè)務(wù)的舞弊行為,特別是間接舞弊行為,首先是要嚴格做好崗位輪崗和不相容職務(wù)的分離。特別是在接觸外商和國內(nèi)供應(yīng)商的崗位上一定要定期輪換。為了使得崗位輪換順利和高效,在平時的工作中一定要按照內(nèi)部控制基本規(guī)范的信息傳遞要求,做到業(yè)務(wù)崗位手中的客戶資料等信息共享以及流程的標準化,使得與客戶打交道的是公司而不是具體某個業(yè)務(wù)員個人。

3 應(yīng)收賬款的系統(tǒng)化管理

應(yīng)收賬款對于企業(yè)的價值在于支撐銷售規(guī)模的擴大。一般說來,應(yīng)收賬款與銷售收入規(guī)模存在一定的正相關(guān),當企業(yè)放寬信用限制時,往往會刺激銷售,但同時也增加了應(yīng)收賬款;而企業(yè)緊縮信用,在減少應(yīng)收賬款時又會影響銷售。

如果企業(yè)沒有有效的銷售信用管理,導(dǎo)致應(yīng)收賬款過多或回款期過長,則企業(yè)的資金循環(huán)和周轉(zhuǎn)就不能順暢地完成,經(jīng)濟效益就不能完全實現(xiàn)。這就形成企業(yè)一個非常大的風險點,因為只有最終能夠轉(zhuǎn)化為現(xiàn)金的應(yīng)收賬款才是有價值的,而那些預(yù)期將無法轉(zhuǎn)化為現(xiàn)金的部分就是無價值的。在會計上,對預(yù)期無法收回的應(yīng)收賬款將通過提取壞賬準備的會計核算方式來反映,這就是用會計方法來管理商業(yè)風險的主要體現(xiàn)。

加強應(yīng)收賬款的管理,應(yīng)把它看成是一個系統(tǒng)工程。這就需要做到在企業(yè)內(nèi)部建立一個獨立的信用管理機構(gòu)或人員;強調(diào)要對企業(yè)信用進行全程跟蹤管理,企業(yè)內(nèi)部應(yīng)建立3個不可分割的應(yīng)收賬款管理機制,分別是前期的資信調(diào)查和評估機制、中期的債權(quán)保障機制以及后期的應(yīng)收賬款管理和追收機制。并且需要各部門之間相互協(xié)調(diào)、相互配合、相互監(jiān)督,形成一個應(yīng)收賬款信用管理的組織體系。

4 完善信息傳遞機制

應(yīng)當對收集的各種內(nèi)部信息和外部信息進行合理篩選、核對、整合,提高信息的有用性。從內(nèi)部信息來講,要求企業(yè)根據(jù)經(jīng)營目標等建立與其經(jīng)營活動相適應(yīng)的信息系統(tǒng),持續(xù)性地收集經(jīng)營活動所生成的各種信息。比如建立起ERP系統(tǒng)對整個企業(yè)進行資源整合,分類匯總,這樣也有利于對企業(yè)整個經(jīng)營狀況的正確反映、確認、計量、披露以及各個節(jié)點上的控制。由于所收集的各種信息來自于不同的渠道和信息源,屬于零散的、非系統(tǒng)的,必須對所收集信息進行必要的篩選、整理和加工,以提供給有關(guān)方面。

信息的最終目標在于為企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)服務(wù),處于內(nèi)部控制之中的信息則必須服務(wù)于內(nèi)部控制,服務(wù)于內(nèi)部控制的有效性。為了提高內(nèi)部控制的有效性,企業(yè)應(yīng)當將相關(guān)信息在企業(yè)內(nèi)部各管理級次、責任單位、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間進行內(nèi)部傳遞。內(nèi)部信息傳遞一方面要完善信息向下傳遞機制,使企業(yè)內(nèi)部參與經(jīng)營活動各個方面和全體人員了解企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營目標方面的信息,明確各自職責,了解自身在內(nèi)部控制體系中的地位和作用;另一方面要完善信息向上傳遞機制,使企業(yè)員工能夠及時將其在企業(yè)經(jīng)營活動中所了解的重要信息向管理層及董事會等方面?zhèn)鬟f。此外,還須建立信息橫向傳遞機制,特別是要使信息在管理層與企業(yè)董事會及其委員會之間進行溝通。企業(yè)應(yīng)當建立良好的外部溝通渠道,加強與外部投資者、客戶、供應(yīng)商、中介機構(gòu)和監(jiān)管部門等有關(guān)方面之間的溝通和反饋。

隨著企業(yè)管理理念的發(fā)展,內(nèi)部控制也需要與時俱進,它不僅僅是一個規(guī)范,更是一個指引,讓管理者在從事經(jīng)營管理活動中,知道干什么和怎么干,它已經(jīng)作為企業(yè)管理的一部分,還涉及了風險控制和預(yù)算管理等方面內(nèi)容,并且它是為企業(yè)的健康發(fā)展和實現(xiàn)最終目標而服務(wù)的。其職責不僅包括保證財產(chǎn)的安全完整,檢查會計資料的準確、可靠,還將促進企業(yè)貫徹經(jīng)營方針以及提高經(jīng)營效率納入其中。

[1]袁春燕.全面風險管理視角下企業(yè)內(nèi)部控制體系構(gòu)建研究[D].甘肅政法學(xué)院，2015

[2]吳靈輝.淺論企業(yè)內(nèi)部控制與全面風險管理的關(guān)系[J].品牌，2015，07：219-220