檔案信息化管理對策研究

文/白玉蘭，內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗音德爾鎮(zhèn)人民政府

檔案信息化建設是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要內(nèi)容和形式，也是順應現(xiàn)代時代發(fā)展的一種現(xiàn)代化管理形式。傳統(tǒng)的檔案管理工作由于文本資料整理復雜，受到年限、環(huán)境、資料形式等影響，容易造成丟失，查檔案過程很復雜，嚴重影響檔案資源的有效利用。積極開展檔案信息化建設，能夠及時加強檔案信息資源的歸檔整理，便于進行分類查找，從而更好地加以利用，提高了查閱檔案的時間成本。受到技術等方面的制約，檔案信息化建設在推進過程中整體進度較慢，效果也差，浪費了查閱人和被查閱人的大量時間成本，因此，需要引起高度重視。加強新形勢下檔案信息化建設和檔案管理思考研究，對不斷提升檔案管理質(zhì)量和檔案資源最大化利用水平具有重要的推動意義。

1 檔案信息化建設基本內(nèi)容概述

檔案信息化建設，是指對檔案資源進行信息化管理和利用的一種新方式。檔案信息化建設是一項系統(tǒng)工程，包含的內(nèi)容較多，主要分為檔案信息資源建設、檔案基礎設施建設、檔案標準化建設三個方面的內(nèi)容。檔案資源建設，主要是對檔案信息整理歸檔形式和內(nèi)容等做出的要求。檔案基礎設施建設，主要是開展檔案信息化軟件和硬件設施配置，從而更好地提高檔案信息資源開發(fā)利用效率，實現(xiàn)高度共享。檔案標準化建設，主要是對檔案信息化建設提出的一些具體要求和規(guī)范，從而更好的便于電子檔案規(guī)范化管理。

2 檔案信息化建設存在的問題

2.1 對檔案信息化建設重要性認識不到位，缺乏科學的認知

檔案信息化建設，是對傳統(tǒng)檔案管理方式的一種創(chuàng)新，是新形勢下順應時代發(fā)展的一項重要應用技術，長期受到思維、環(huán)境等影響，檔案管理人員對信息化建設重要程度認識不到位，對信息化建設基本認識缺乏全面的了解，沒有認識到開展檔案信息化建設的優(yōu)勢，從而影響了檔案信息化工作的有序開展。

2.2 對檔案信息化建設方面的錯誤認識

檔案信息化建設最終目的是為了加強檔案信息的利用，提高檔案管理規(guī)范化水平，將有價值的資料進行分類整理，運用電子化的形式進行保存，從而提高保存的規(guī)范性，更好地幫助應用。但是目前在檔案信息化建設方面往往比較注重檔案資料的管理和保存，對檔案資料如何進行深度應用等方面缺乏積極探索，從而影響了檔案信息資源的有效利用，難以體現(xiàn)檔案信息化建設的實質(zhì)意義，還有一些單位，把檔案管理和檔案建設當成是臉面工程，因此，妨礙了檔案信息化建設的進程。

3 加強檔案信息化建設對策分析

為了進一步提高檔案信息化建設水平，更好地發(fā)揮好檔案應有的價值，建議從以下幾個方面進行積極探索：

3.1 完善電子資料管理，加強檔案管理信息化

在對基礎文本資料進行整理的基礎上，要提高對電子文件管理重要性認識，充分利用計算機網(wǎng)絡技術和軟件，對檔案文件進行電子化管理，運用電子文件的形式進行存儲，分類整理，從而便于集中管理和應用。在具體開展過程中，要建立專門的服務管理部門開展檔案信息化建設，加強技術資源配置，同時要加強對電子文件處理管理，對電子檔案保存形式，接收方式，處理和格式等制定明確統(tǒng)一的規(guī)范，在保存方面要結合不同的檔案資料的重要程度設置具體的權限和保存周期，對于需要長期保存的重要資料還要做好備份管理，從而避免出現(xiàn)丟失或者損壞等情形。

3.2 完善網(wǎng)絡檔案，加強檔案管理信息化

要建立相關的檔案網(wǎng)站，發(fā)揮好網(wǎng)站平臺的優(yōu)勢，設置內(nèi)部服務系統(tǒng)和公眾服務平臺，加強后臺建設和管理，從而確保檔案信息化建設運轉(zhuǎn)正常，同時，不斷加強新設備的引進和硬件設施配置，定期進行升級維護等，從而確保網(wǎng)絡檔案實現(xiàn)快速傳輸、交換、應用和共享，提高網(wǎng)絡檔案科學化、安全化管理水平。

3.3 提高培訓質(zhì)量，加強檔案管理人員綜合素質(zhì)

要積極選拔優(yōu)秀的專業(yè)人員從事檔案管理工作，同時要加強專業(yè)技能培訓，對專業(yè)基礎知識、業(yè)務素質(zhì)、計算機網(wǎng)絡知識、軟件知識和職業(yè)道德等方面的知識進行全面培訓，嚴格執(zhí)行職業(yè)上崗制度，定期進行考核評價，從而提高綜合素質(zhì)和服務水平。還要不斷提高檔案管理人員的薪資待遇，改變邊緣化格局，從而提高全員對檔案管理工作的重視程度，積極配合開展做好檔案信息化建設工作，提高檔案利用效能。

總之，檔案信息化建設涉及到多個方面，需要結合檔案管理工作具體要求，在做好基礎規(guī)范工作的前提下進行科學規(guī)劃、有序推進、嚴格監(jiān)督，才能更好地提高檔案信息化建設成效，進而有效發(fā)揮檔案資源的價值，更好地推動經(jīng)濟社會不斷向前發(fā)展。

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