于洪翊
摘 要:安監(jiān)檔案是執(zhí)法單位日常檔案管理的重要內(nèi)容,對促進執(zhí)法工作水平的提升具有重要的意義。加強安監(jiān)執(zhí)法檔案管理,不僅可以規(guī)范本單位的工作職能,而且還可以為其他相關單位提供重要的安監(jiān)檔案資料與信息。結(jié)合本單位的工作經(jīng)驗與體會,從檔案管理理念、檔案管理模式、檔案管理人員素質(zhì)等方面,對新時期安監(jiān)檔案管理進行創(chuàng)新性分析。
關鍵詞:新時期;安監(jiān)檔案;管理;創(chuàng)新
近年來,隨著我國機構改革工作的全面展開,單位對執(zhí)法安監(jiān)檔案管理工作也提出了更高的要求。傳統(tǒng)的安監(jiān)檔案管理模式與方法已經(jīng)不再適應如今工作的需求[1]。在安監(jiān)檔案管理中應當樹立優(yōu)良的創(chuàng)新理念,不斷創(chuàng)新安監(jiān)檔案管理模式與體系,并提高安監(jiān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
1 新時期安監(jiān)檔案管理存在的主要問題
1.1 缺乏良好的檔案管理理念
對于安監(jiān)檔案管理工作而言,確保安監(jiān)檔案完整性、真實性等,成為彰顯檔案管理工作價值的重要標準。檔案管理者是否可以根據(jù)有關程序?qū)Π脖O(jiān)檔案進行歸納與編排,并讓安監(jiān)檔案成為待查的重要寶典,是安監(jiān)檔案管理工作的重中之重。而在目前我國街道辦事處基層單位中,部分檔案管理人員缺乏良好的檔案管理理念,對檔案管理認識不全面,例如,參與安監(jiān)檔案管理的工作人員缺乏優(yōu)質(zhì)的文化素質(zhì),自身專業(yè)知識不到位。因為個人知識匱乏,導致在安監(jiān)檔案整理與管理中對于檔案歸屬、分類與編排不科學,最終影響到安監(jiān)檔案管理的合理性,在查找中相對困難,直接降低了有關部門和機構的工作效率。另外,在新時期的安監(jiān)檔案管理工作中,存在基礎設施不完善、硬件設施不健全的問題。眾所周知,安監(jiān)檔案管理的環(huán)境要求比較高,檔案周圍的溫度、濕度、通風、檔案管理設備的材質(zhì)等,倘若不能達到相關標準容易導致安監(jiān)檔案保存期縮短,不能讓安監(jiān)檔案得到完整地保存。而因為管理者缺乏優(yōu)良的檔案管理意識,對檔案管理工作存在著不全面的認識,從而降低其在檔案管理中的積極性與創(chuàng)新能力。
1.2 安監(jiān)檔案管理的模式滯后
目前,隨著信息技術的不斷發(fā)展,越來越多的單位在工作中對效率給予了高度的重視。而在我國部分執(zhí)法單位的安監(jiān)檔案管理中,其因為資金投入不足無法保證優(yōu)良工作環(huán)境,而不得不應用紙質(zhì)目錄管理與手動卡片檢索方法,其工作效率非常低。為更好地順應時代發(fā)展,并滿足有關部門的安監(jiān)檔案查閱需求,在安監(jiān)檔案管理中應當積極實施電子化策略。這是因為通過電子化功能的實現(xiàn),可以在電腦當中輸入原始信息,從而更好利用電腦優(yōu)質(zhì)的管理性能與儲存功能。通過電腦查閱并管理安監(jiān)檔案資料,不僅可以節(jié)約時間而且還可以達到省力效果,查準率比較高,充分提升了安監(jiān)檔案管理的科學性與有效性,便于充分利用安監(jiān)檔案資料。另外,因為不需要查找原始憑證,可以更好地保護安監(jiān)檔案,并延長安監(jiān)檔案的使用年限。
1.3 安監(jiān)檔案管理者素養(yǎng)不足
檔案管理工作者作為直接管理人員,一方面,需要具備很高的科學文化素養(yǎng);另一方面,還要在安監(jiān)檔案管理方面具備很強的專業(yè)基礎知識。真正的檔案管理工作并非簡單、單一的文件材料整理,而是需要立足于科學依據(jù)條件下進行安監(jiān)檔案的分類、收集、整合、編目等。安監(jiān)檔案資料有時候比較混亂,需要檔案管理者積極做好分門別類工作并將檔案裝訂成冊,在檔案盒中妥善放置,以便于相關機構的檔案查閱。雖然從表面上看,安監(jiān)檔案管理的工作比較簡單,但是其中蘊含著深厚的專業(yè)基礎知識。部分街道辦事處在檔案管理中缺乏專業(yè)化人才,這些檔案管理者尚未接受全面的培訓與考核工作,在安監(jiān)檔案管理中容易引發(fā)漏洞。
2 新時期安監(jiān)檔案管理的創(chuàng)新思路
2.1 更新管理理念,轉(zhuǎn)變檔案管理思路
意識形態(tài)決定行動,為充分滿足現(xiàn)階段工作發(fā)展的需求和要求,在街道辦事處安監(jiān)檔案管理中應當積極更新管理理念并轉(zhuǎn)變安監(jiān)檔案管理思路。安監(jiān)檔案管理人員應當深刻意識到,傳統(tǒng)管理思路已經(jīng)不再適應目前工作體制發(fā)展需求,只有不斷更新安監(jiān)檔案管理的思路與理念,才能充分提高新時期安監(jiān)檔案管理的創(chuàng)新性[2]。所以,單位要立足于安監(jiān)檔案管理的實際需求,積極更新管理理念與轉(zhuǎn)變管理思路,在安監(jiān)檔案管理中不斷投入更多的資金,完善安監(jiān)檔案管理基礎設施,為安監(jiān)檔案管理創(chuàng)設優(yōu)質(zhì)的條件,將安監(jiān)檔案管理工作放在街道辦事處的重要工作位置上來。
2.2 優(yōu)化管理模式,實現(xiàn)管理的信息化
不斷提高安監(jiān)檔案管理的信息化水平,是現(xiàn)階段安監(jiān)檔案管理中的重要內(nèi)容,也是新時期創(chuàng)新安監(jiān)檔案管理工作的硬性要求。為達到優(yōu)化安監(jiān)檔案管理的現(xiàn)代化要求,行政范圍應當投入更多的資金購置電子化設備與管理系統(tǒng),并在安監(jiān)檔案管理中配備現(xiàn)代化電腦裝置,對每一位檔案管理者實施科學的工作培訓,促進新時期安監(jiān)檔案管理的創(chuàng)新性與信息化發(fā)展。安監(jiān)檔案管理實現(xiàn)信息化,是對傳統(tǒng)管理模式的創(chuàng)新和改進,也是引導檔案管理科學發(fā)展的必然選擇。在信息化管理下,不僅有助于實現(xiàn)全方位的信息共享,而且還可以提高查閱的工作效率。
2.3 加強培訓管理,提高管理者的素質(zhì)
安監(jiān)檔案管理對于單位工作的影響較大,而要想提升安監(jiān)檔案管理效率,首先要提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。單位在檔案管理者的聘用中應當提高要求,充分考察每一位檔案管理人員的專業(yè)基礎知識與素質(zhì)情況。安監(jiān)檔案管理工作對從業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)要求比較高,不僅要確保安監(jiān)檔案管理工作的保密性,而且還要將所有安監(jiān)檔案資料進行充分的處理和整合[3]。單位應加強從業(yè)人員的工作培訓,應用現(xiàn)代化科學管理理念與思路,創(chuàng)新安監(jiān)檔案管理工作,從提高從業(yè)人員綜合素養(yǎng)出發(fā),引導安監(jiān)檔案管理工作的良好發(fā)展。
綜上所述,在新時期,安監(jiān)檔案管理作為執(zhí)法單位的重要工作內(nèi)容,要通過更新管理理念、優(yōu)化管理模式、培養(yǎng)人員綜合素養(yǎng)等措施,充分提高安監(jiān)檔案管理工作的創(chuàng)新性與時效性,以更好的適應社會發(fā)展的需求。
參考文獻
[1]原旭沛.淺談新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法[J].城市建設理論研究,2015(23):156-156.
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[3]張利萍.新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的分析[J].辦公室業(yè)務,2018(26):171-173.