淺談檔案管理發(fā)展策略與電子信息化管理

摘 要：隨著當(dāng)今社會的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化時代的到來，傳統(tǒng)的圖書檔案管理已明顯跟不上時代的步伐，不斷發(fā)展檔案管理模式是必要的，電子信息化管理能夠進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理模式的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子信息化管理;現(xiàn)代化

1 引言

檔案管理電子信息化有利于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的圖書管理歸檔和管理方式，更為快速和及時準(zhǔn)確的獲取相關(guān)檔案信息，同時，也可以更方便的進(jìn)行資料查詢、調(diào)閱、歸檔、整理，提高檔案管理工作效率與質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理模式的現(xiàn)代化。

2 檔案電子信息化管理的必要性

檔案是每個公司、單位及企業(yè)的歷史，也是未來發(fā)展的重要參考。檔案的傳統(tǒng)管理、調(diào)閱和歸檔不僅需要花費大量的時間和精力，同時，還具有一些較為繁瑣的流程。伴隨著檔案查閱人員和信息的不斷增加，也會給檔案管理工作帶來一定的難度，在檔案管理工作中容易出現(xiàn)差錯，管理的效率降低。傳統(tǒng)的檔案管理模式已很難滿足時代的需求。所以，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式并加強(qiáng)檔案電子信息化管理是有必要的。檔案電子信息化管理模式不僅可以減少工作失誤，優(yōu)化管理流程，提高管理效率，也有利于促進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量提升。

由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存時間有一定的限制，在對其遷移過程中難免會出現(xiàn)相應(yīng)的問題，并且需要花費較大的人力和物力來對其進(jìn)行存放與管理，這對檔案管理工作效率的提升造成了阻礙。因此，為進(jìn)一步減少檔案管理的人力和物力以及避免出現(xiàn)檔案損耗和丟失的問題，需要加強(qiáng)對檔案電子信息化管理模式的推進(jìn)和落實，不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量，進(jìn)行更好的保存和利用，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，保障檔案的完好程度，促進(jìn)檔案管理工作的有效發(fā)展。

3 當(dāng)前檔案管理中存在的問題

3.1 管理人員保守傳統(tǒng)檔案管理方式

由于長期受傳統(tǒng)檔案管理理念的限制，檔案管理工作人員在工作中缺乏開放性意識和創(chuàng)新意識，不重視電子信息化管理帶來的優(yōu)勢，對檔案電子信息化管理相關(guān)專業(yè)知識和理念的學(xué)習(xí)積極性不高，將檔案管理工作停留在傳統(tǒng)模式的資料搜集、整理和歸檔上，從而造成管理人員理念難以更好的滿足新時期的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，這種落后的思想會影響到檔案電子信息化管理工作的展開。

3.2 檔案電子信息化管理系統(tǒng)不夠完善

當(dāng)前檔案管理工作中，由于技術(shù)或者出于安全問題的原因，造成檔案電子信息化管理系統(tǒng)還不夠完善，將檔案電子信息化管理工作僅僅應(yīng)用于公眾平臺或系統(tǒng)平臺上，而這兩種平臺未建成健全的系統(tǒng)，導(dǎo)致平臺信息不全面，難以更好的推進(jìn)電子信息化服務(wù)，最終造成檔案電子信息化平臺利用率低下、檔案管理工作效率低下，在對檔案進(jìn)行電子信息化管理的過程中，未通過信息技術(shù)對檔案資料進(jìn)行充分挖掘，沒有充分發(fā)揮檔案資料在電子信息化管理中的使用價值。同時，部分單位在檔案管理工作中存在不及時、不完整的問題，沒有有效的把相關(guān)資源和信息與電子信息化管理相結(jié)合，其管理方式依然存在被動服務(wù)的舊模式上，從而導(dǎo)致檔案管理電子信息化工作難以達(dá)到理想的工作狀態(tài)。

4 檔案管理工作創(chuàng)新策略

4.1 提高管理人員電子信息化管理意識

首先，管理人員要加強(qiáng)對電子信息化管理和電子信息化管理模式建設(shè)相關(guān)技術(shù)的學(xué)習(xí)與了解，在深入學(xué)習(xí)過程中不斷提高電子信息化管理意識，明確檔案管理工作創(chuàng)新的必要性和檔案管理電子信息化的重要性。其次，積極學(xué)習(xí)和掌握檔案電子信息化管理的業(yè)務(wù)知識，有效增強(qiáng)自身檔案管理工作能力，加強(qiáng)保密意識和保密手段，不斷提高檔案電子信息化管理工作的質(zhì)量。最后，檔案管理人員需要加大對檔案電子信息化的宣傳，擴(kuò)大檔案管理工作人員電子信息化管理意識的提升和電子信息化管理工作的開展。

4.2 完善檔案電子信息化系統(tǒng)

檔案管理要健全相應(yīng)的管理制度，需規(guī)范和完善相應(yīng)的法律法規(guī)，使各檔案管理部門在合法合理的前提下有效開展電子信息化管理工作。此外，建立績效評價系統(tǒng)是完善檔案電子信息化工作系統(tǒng)的主要部分，通過績效評價系統(tǒng)，有利于檔案電子信息化管理的監(jiān)督與檢查，及時找出存在問題并加以解決，從而為檔案電子信息化管理工作提供重要保障。

5 結(jié)語

在信息化和網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的當(dāng)今社會，傳統(tǒng)的檔案管理模式已很難跟上時代的步伐，建立檔案電子信息化系統(tǒng)和創(chuàng)新檔案管理模式成為新時代下的必然趨勢。檔案管理工作在創(chuàng)新過程中，最主要的是提高管理人員的電子信息化管理意識，完善電子信息化系統(tǒng)，不斷推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，才能更有效、更合理的開展檔案管理工作。

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作者簡介

金紅華（1970-），女，吉林省/延邊州延吉市，會計/檔案管理初級。