電子政務(wù)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理探析

蔣璀 羅嬌 張銳 婁小永 甘利濤

摘 要：近年來，隨著信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛使用，電子政務(wù)成為機(jī)關(guān)單位辦公的一種重要手段，對(duì)傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理模式提出了一定的挑戰(zhàn)。文章分析了電子檔案管理的現(xiàn)狀，提出解決當(dāng)前存在問題的路徑。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù);機(jī)關(guān)檔案;管理

伴隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，機(jī)關(guān)工作已基本實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，政務(wù)工作中形成了越來越多的電子文件。電子政務(wù)環(huán)境下的電子檔案，進(jìn)一步豐富了機(jī)關(guān)檔案的保存形式，便捷了調(diào)閱利用，使檔案與電子政務(wù)運(yùn)行緊密關(guān)系起來，使得重要政務(wù)資料得以留存和記錄。隨著電子政務(wù)的深化和發(fā)展，急需有更順暢科學(xué)的歸檔程序、更安全的電子文件保存環(huán)境、更優(yōu)化的檔案安全管理制度來管理檔案。

1 電子檔案的特點(diǎn)

使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案主要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其載體形式較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案豐富，存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)檔案在同一時(shí)間只能現(xiàn)場(chǎng)為一人提供查詢利用，電子檔案可以不受時(shí)間和空間和人數(shù)的限制，由多人同時(shí)共享同一信息。

2 電子政務(wù)環(huán)境下檔案工作現(xiàn)狀

從全球范圍來看，文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型已是必然之勢(shì)。美國、加拿大、澳大利亞、英國、新西蘭等發(fā)達(dá)國家相繼實(shí)施“數(shù)字連續(xù)性”計(jì)劃或與之類似的數(shù)字轉(zhuǎn)型規(guī)劃，逐步推進(jìn)或已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理“單軌制”與“單套制”模式。

近年來，我國對(duì)電子檔案資源的管理進(jìn)行了積極的探索與研究，電子政務(wù)及檔案管理信息化進(jìn)程不斷推進(jìn)，辦公自動(dòng)化應(yīng)用逐漸成為一種普遍的現(xiàn)象。在電子檔案管理工作中開發(fā)了一系列辦公自動(dòng)化軟件，輔助文件的收發(fā)文處理和電子歸檔等工作，基本上實(shí)現(xiàn)公文的網(wǎng)上傳遞、辦理和內(nèi)網(wǎng)的移動(dòng)辦公。通過相關(guān)的培訓(xùn)教育，檔案工作者的信息化應(yīng)用水平有所提升，這些都為機(jī)關(guān)檔案電子化管理工作的開展打下了基礎(chǔ)。

3 電子檔案存在的問題分析

電子檔案資源的管理是一個(gè)復(fù)雜的體系。它需要針對(duì)性的政策支持、協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)以及復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持。就當(dāng)前機(jī)關(guān)電子檔案資源保存現(xiàn)狀來看，在政策、管理標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)支持等方面仍存在著不少問題。

1）管理方式有待加強(qiáng)。近年來，辦公自動(dòng)化主要在我國的很多部門的事務(wù)級(jí)階段，電子文檔只能被稱為電子文檔的草稿的形式。電子文件的多用途快速檢索，傳遞及同時(shí)滿足多用戶等功能得不到發(fā)揮，電子文件常常自生自滅，各種信息被逐漸忘卻，隨時(shí)間的流失逐漸丟失，造成很大的資源浪費(fèi)。文件管理中，也主要是將電子文件打印成紙質(zhì)文件后，對(duì)紙質(zhì)文件管理，電子文件的優(yōu)越性得不到充分體現(xiàn)。

2）規(guī)范性有待加強(qiáng)。電子檔案管理涉及面廣：從使用的傳輸，長期儲(chǔ)存到真實(shí)、完整的捕獲歸檔文件的內(nèi)容，從管理的各個(gè)環(huán)節(jié)到全過程，技術(shù)交流從數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，其中，每個(gè)活動(dòng)的每個(gè)方面可能需要具有適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)來支持。近年來，有關(guān)電子文件管理的國家、地方標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范相繼出臺(tái)，但在具體管理實(shí)踐中，電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，加上我國幅員遼闊，發(fā)展不平衡，還存在一些問題：首先，相關(guān)性標(biāo)準(zhǔn)多，有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)亟待提高;其次，內(nèi)容覆蓋，引進(jìn)核心標(biāo)準(zhǔn)待定;第三，系統(tǒng)性得到加強(qiáng)，協(xié)調(diào)有待提高;第四，出臺(tái)推廣應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量應(yīng)得到加強(qiáng)。

3）歸檔意識(shí)有待加強(qiáng)。一些單位采用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，主要為政務(wù)活動(dòng)服務(wù)，辦理結(jié)束的電子公文就停留在辦公網(wǎng)絡(luò)中，由于管理者不熟悉的電子文檔技術(shù)和歸檔產(chǎn)生畏難情緒。也有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)在運(yùn)作的一些單位，已經(jīng)產(chǎn)生了大量的電子文檔，但電子文件歸檔與電子檔案管理功能并沒有納入這些系統(tǒng)。也一些單位政務(wù)系統(tǒng)缺少監(jiān)督功能，文件管理部門缺乏保存電子公文的意識(shí)而未能保存，檔案部門則無法收集到電子公文。

4 電子檔案管理對(duì)策分析

1）建立健全電子政務(wù)及檔案管理制度。電子檔案資源的長期保存需要多方面因素共同作用。檔案管理部門要能夠充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)階段的檔案管理發(fā)展情況，建立健全電子政務(wù)及檔案管理制度，完善統(tǒng)一的檔案管理體系。同時(shí)，掌握相關(guān)的工作內(nèi)容和實(shí)施流程，保證電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性。管理部門還應(yīng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案類別匯總，厘清電子政務(wù)環(huán)境下電子文件的分類和辦公流程，將檔案分門別類，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，給電子政務(wù)環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理工作提供統(tǒng)一的判斷標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于電子檔案的真實(shí)性和完整性，可以運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)來解決。文件、檔案、信息化等部門在日常工作中要加強(qiáng)合作和共同管理，注意與基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的相互關(guān)系，同步有機(jī)運(yùn)行，協(xié)調(diào)發(fā)展。

2）完善電子政務(wù)檔案管理技術(shù)。為確保電子文件歸檔流程的科學(xué)合理，檔案部門應(yīng)主動(dòng)參與電子政務(wù)建設(shè)，自覺參與電子文件的歸檔管理，從電子文檔生成之初就進(jìn)行相關(guān)控制，如元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性和完整性，確保電子文件的可持續(xù)使用。此外，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中檔案信息安全也是檔案工作者和技術(shù)人員必須要考慮的核心問題。在電子政務(wù)檔案接收、判定、儲(chǔ)存、運(yùn)用等環(huán)節(jié)，管理者們要隨時(shí)做好防范措施，這主要是因?yàn)闄n案整合與共享過程中形成的電子檔案賴以生存的電腦與網(wǎng)絡(luò)空間充滿了不安全因素。應(yīng)有效地防范電腦黑客和病毒，防止人為破壞，造成數(shù)據(jù)的丟失等等。這些安全隱患會(huì)破壞檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，那檔案獨(dú)有的原始記錄性也將無從談起。

3）規(guī)范移交流程。電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理作，檔案移交是重要的環(huán)節(jié)之一，在文件移交的過程中，應(yīng)當(dāng)采取一定的管理措施，有效減少移交問題的發(fā)生。一是對(duì)電子檔案管理移交工作中可能出現(xiàn)的問題要及時(shí)總結(jié)，制定針對(duì)性的解決方案來應(yīng)對(duì)出現(xiàn)的問題，以保證移交工作的有效開展。二是針對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)采取不同的移交方式以確保有效的歸檔。三是檔案產(chǎn)生部門應(yīng)避免檔案移交環(huán)節(jié)出現(xiàn)內(nèi)容丟失和損壞的情況，確保移交的檔案是原始檔案。

4）提高檔案管理工作者業(yè)務(wù)水平。檔案管理工作想要進(jìn)一步的發(fā)展不僅僅需要完善的體系，還需要能夠?qū)⑦@項(xiàng)工作良好完成的人才?？墒菍?shí)際的情況是一些機(jī)關(guān)單位仍然缺少掌握著專業(yè)知識(shí)的人才。要想推動(dòng)電子檔案管理工作的開展，就需要加強(qiáng)人才管理和培訓(xùn)工作。首先，為檔案管理工作積極引進(jìn)專業(yè)性人才，更新部門的人才結(jié)構(gòu)。再者，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部員工的領(lǐng)導(dǎo)和培訓(xùn)工作，定期傳授一些檔案管理、信息技術(shù)基礎(chǔ)技能、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識(shí)，提高他們的整體素質(zhì)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

5 結(jié)語

隨著電子政務(wù)系統(tǒng)的改革，政府部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)不斷革新，工作流程不斷變化，電子政務(wù)環(huán)境下電子檔案的有效管理和利用還有相當(dāng)長的路要走，既需要具備好的外部環(huán)境條件，即人們對(duì)電電子檔案的正確認(rèn)識(shí)，國家的各項(xiàng)支持，還需要檔案管理者對(duì)信息化技術(shù)的知識(shí)儲(chǔ)備。因此，在日常的檔案管理中，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握檔案管理中存在的問題，采取針對(duì)性的解決措施，做好每個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作，有效提高電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

蔣璀（1985-），女，甘肅，檔案館員，本科，重慶市地震局，研究方向：檔案管理、圖書資料管理。