徐新琴

摘 要：近年來(lái)，信息化技術(shù)在檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用，為檔案管理與檔案資源的開(kāi)發(fā)利用提供了有力的支持。文中，對(duì)交通基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的信息化應(yīng)用進(jìn)行探討，為進(jìn)一步改善交通基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：交通基本建設(shè)項(xiàng)目檔案;檔案管理;交通管理

交通基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是交通管理的重要組成部分。近些年，信息化技術(shù)越來(lái)越多被應(yīng)用在基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，大大提高了檔案管理的效率和管理質(zhì)量，這給新時(shí)期的交通基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作提出了更多的要求。本文以交通基本建設(shè)項(xiàng)目為例，對(duì)信息化的技術(shù)在信息檔案管理方面的應(yīng)用等問(wèn)題做以下探討。

1 推進(jìn)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化的必要性

當(dāng)前，將基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理融入現(xiàn)代化信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為基本平臺(tái)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和開(kāi)發(fā)，是適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的必然途徑，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。我們應(yīng)從“三個(gè)需要”上認(rèn)清和重視推進(jìn)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化的必要性。

1）適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的需要?，F(xiàn)代信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代正改變傳統(tǒng)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式，這就要求我們檔案管理工作者要適應(yīng)信息時(shí)代下對(duì)于檔案信息管理發(fā)展需求。要實(shí)現(xiàn)將檔案資源為社會(huì)共享。 比如，公路工程基本建設(shè)在環(huán)境影響評(píng)價(jià)、文物調(diào)查、地震安全性評(píng)價(jià)、防洪影響評(píng)價(jià)、水土保持方案論證等各項(xiàng)要素測(cè)量、分析、計(jì)算、評(píng)價(jià)、整理、成圖至項(xiàng)目全套成果錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，就為檔案信息資源積累了豐富的數(shù)字化信息。也可為社會(huì)提供基本建設(shè)項(xiàng)目檔案高價(jià)值性資源共享。

2）提升檔案管理水平的需要。在進(jìn)行基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)中，既要依靠科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，更需要有一支高素質(zhì)管理的人才隊(duì)伍。在調(diào)研中，我們發(fā)現(xiàn)凡是檔案管理中存在問(wèn)題的部門(mén)都與沒(méi)有建立一支高素質(zhì)管理的人才隊(duì)伍有關(guān)。因?yàn)?，基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理具有內(nèi)容涉及面廣，專業(yè)性強(qiáng)、保存周期長(zhǎng)、檔案整理復(fù)雜、綜合性強(qiáng)、對(duì)保存環(huán)境要求高等特殊性，特別是對(duì)數(shù)據(jù)、圖表、影像等分門(mén)別類錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，沒(méi)有專業(yè)的管理人才是無(wú)法勝任的。非檔案專業(yè)普通人員檔案管理不僅效率低，而且對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的損害較大。將影響檔案信息化建設(shè)工作的效率和檔案信息化成果的利用。

3）有效發(fā)揮基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理效果的需要?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理中人們往往忽視發(fā)揮其決策、歷史數(shù)據(jù)、管理成本的效果，不能真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為交通基本建設(shè)最大化服務(wù)。發(fā)揮檔案管理達(dá)到事半功倍的效果。比如，浙江省開(kāi)化縣有“九山半水半分田”之稱。很多基本建設(shè)項(xiàng)目建在大山上，在項(xiàng)目建設(shè)中，難度很大，常常有不可預(yù)見(jiàn)的突發(fā)因素?；n案不能孤立存在，是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中積累的原始材料，這就需要保存的基建檔案中真實(shí)記錄的文字、數(shù)據(jù)、圖紙、照片、聲像等資料提供科學(xué)依據(jù)，作為鑒往知來(lái)的依據(jù)，能啟發(fā)公路建設(shè)者，從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為項(xiàng)目的圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、項(xiàng)目的總體管理提供重要的參考意義和指導(dǎo)作用。使基建項(xiàng)目在施工過(guò)程中更加精確，節(jié)約勞力、財(cái)力和時(shí)間，降低管理成本。

2 當(dāng)前基建檔案管理存在的問(wèn)題

1）對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足。一些部門(mén)認(rèn)為交通基建檔案管理僅僅是一個(gè)接收、保管檔案的輔助性部門(mén)。沒(méi)意識(shí)到信息化時(shí)代下，基建檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理的重要性。不愿投入必要的人力物力財(cái)力，信息化基礎(chǔ)建設(shè)落后，僅是將紙質(zhì)檔案通過(guò)電腦轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。有的部門(mén)對(duì)基建檔案管理滿足于不丟失，不泄密，能應(yīng)付查檔就行了，不注重信息資源價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用，使信息化程度不盡人意，造成檔案管理模式和信息服務(wù)水平不適應(yīng)信息化時(shí)代。

2）管理滯后性，手段落后。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要檔案管理人員針對(duì)實(shí)際情況來(lái)進(jìn)一步精簡(jiǎn)、優(yōu)化和重組檔案管理業(yè)務(wù)流程，大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。不利于檔案信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展。有的部門(mén)雖然已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化，但是沒(méi)有實(shí)現(xiàn)對(duì)其的充分利用，建成之后，缺乏對(duì)系統(tǒng)的更新補(bǔ)充維護(hù)，使企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)形同虛設(shè)。

3）檔案管理人員素質(zhì)有待于提高?；n案管理具有專業(yè)性強(qiáng)、獨(dú)立性強(qiáng)、保存性強(qiáng)、規(guī)范性強(qiáng)的特點(diǎn)。這就需要檔案管理人員既要能會(huì)檔案管理的實(shí)際操作技能，積極掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)，掌握交通基建法律法規(guī)，又要具有政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作。

4）基建檔案管理體制不完善。在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)不少單位沒(méi)有建立基建檔案管理部門(mén)，基建資料檔案裝訂成冊(cè)后便放在柜內(nèi)，沒(méi)有設(shè)立專職檔案人員，專門(mén)的檔案工作場(chǎng)所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障。

3 如何提升信息技術(shù)在基建項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用

1）逐漸實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)信息化管理?；n案管理應(yīng)推行數(shù)據(jù)管理信息化、信息檢索信息化、安全管理信息化，使得現(xiàn)代化設(shè)備發(fā)揮出應(yīng)有的作用。但是，不少部門(mén)在基建檔案信息數(shù)字化管理中，還處于成長(zhǎng)的初級(jí)階段，在使用計(jì)算機(jī)、基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、檔案管理軟件上，對(duì)設(shè)備操作較為生疏，使得新技術(shù)、新設(shè)備不能夠較好使用。實(shí)現(xiàn)基建檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。基建檔案工作應(yīng)盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提高基建檔案工作的效率和水平。例如，我們要根據(jù)基建工程和單位信息化管理實(shí)際情況，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將基建工程外業(yè)工作的處理情況錄入到電子信息系統(tǒng)中，保證歸檔材料的完整性。使所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

2）從“三化”上進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、熟練化。因?yàn)?，基建檔案工作涵蓋了工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘察、測(cè)繪、初步設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、評(píng)優(yōu)選優(yōu)等階段，基建檔案業(yè)務(wù)工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內(nèi)容。因此，必須始終堅(jiān)持貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》，依照有關(guān)法律和上級(jí)的規(guī)定，制定本單位的《檔案管理制度》，健全完善檔案材料立卷歸檔、檔案查閱、借閱、檔案鑒定銷(xiāo)毀等制度，明確管理人員職責(zé)，嚴(yán)格要求規(guī)范資料的收集和歸檔工作要按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔和保管。保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。還要會(huì)熟練整理文件材料、圖紙、圖像、聲像等各種載體的立卷等內(nèi)容的收集、整理、保存，使基建檔案能形成齊全、完整、準(zhǔn)確、成套系統(tǒng)的資料。

3）提高檔案人員的素質(zhì)和更新觀念。提高檔案人員的素質(zhì)根本的方法還是要以人為本。人事管理好基建檔案工作的核心因素。所以，要通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)、業(yè)務(wù)考核、配備專職檔案人員等方式提高基建檔案管理人員自身的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)知識(shí)。特別是要通過(guò)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)考核，對(duì)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求是否熟悉、檔案管理的好壞來(lái)考核業(yè)績(jī)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和工作效率。

對(duì)基建檔案管理重視不足，有“看攤守點(diǎn)”理念的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員造成基建檔案工作滯后，應(yīng)該采取業(yè)主負(fù)責(zé)制、獎(jiǎng)懲制、崗位責(zé)任制等工作機(jī)制，提升領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感，使他們逐步認(rèn)識(shí)到基建檔案工作的必要性和唯一性。

總之，基建檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想的工作?；n案工作必須要不斷更新觀念，適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值，為交通基建建設(shè)提供檔案服務(wù)。