探析高校財(cái)務(wù)檔案管理存在的主要問(wèn)題及其措施

摘 要：改革開放以來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，高校對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理也越來(lái)越重視。財(cái)務(wù)檔案管理是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要部分，財(cái)務(wù)檔案管理能直接體現(xiàn)一所高校的財(cái)政收支問(wèn)題。本文會(huì)對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題和解決措施進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：高校;財(cái)務(wù)檔案;探析問(wèn)題;措施

高校的財(cái)務(wù)檔案是學(xué)校重要的一部分，它可以對(duì)學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行記錄和反饋。財(cái)務(wù)檔案管理的水平也會(huì)影響到高校在以后的發(fā)展情況。因此，提高管理水平是高?，F(xiàn)今適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的一個(gè)基礎(chǔ)條件。

1 基本屬性

不同地方的高校對(duì)財(cái)務(wù)管理都是采用不同的管理方式。高校財(cái)務(wù)檔案的整體格式體現(xiàn)于：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表，從這三點(diǎn)就能看出財(cái)務(wù)檔案和其他檔案的不同之處。財(cái)務(wù)檔案主要是用來(lái)記錄大量數(shù)字內(nèi)容的，這些數(shù)字可以直觀的體現(xiàn)高校的財(cái)政發(fā)展情況。用高校財(cái)務(wù)檔案整體格式的三點(diǎn)來(lái)記錄數(shù)字時(shí)，每一項(xiàng)都需要用特定的形式進(jìn)行記錄，從中就可以看出財(cái)務(wù)檔案的特殊性。高校的財(cái)務(wù)檔案中的三點(diǎn)是相互關(guān)聯(lián)的，因?yàn)橥ㄟ^(guò)會(huì)計(jì)憑證得出會(huì)計(jì)賬簿，有了賬簿后才能提交出會(huì)計(jì)報(bào)表。它們之間產(chǎn)生的連續(xù)性是在活動(dòng)中最容易體現(xiàn)的，這些分析結(jié)果是很難在其他檔案中看見的。

2 高校財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 財(cái)務(wù)檔案管理的制度存在問(wèn)題

隨著我國(guó)改革開放以來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)也得到飛快的發(fā)展，高校對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理也有不同程度的認(rèn)知，對(duì)此管理水平也在不斷提高，但對(duì)市場(chǎng)整體的需求構(gòu)建出一套完整成熟的財(cái)務(wù)檔案管理體系時(shí)，就會(huì)有著不同程度的差距，也會(huì)在其中產(chǎn)生要去面對(duì)克服的問(wèn)題。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)是衡量一所高校經(jīng)濟(jì)利益得失的重要環(huán)節(jié)，很多高校都明白財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的重要性，然而卻因?yàn)樽⒅刎?cái)務(wù)會(huì)計(jì)，忽視了財(cái)務(wù)檔案管理，這很容易給高校帶來(lái)巨大的損失。

在財(cái)務(wù)檔案管理制度中會(huì)有很多漏洞的存在，例如：相關(guān)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)工作時(shí)，只能在使用會(huì)計(jì)憑證等資料時(shí)可以做到重點(diǎn)關(guān)注，而在使用后卻時(shí)常忘記進(jìn)行歸檔和備份，這種現(xiàn)象就能體現(xiàn)到財(cái)務(wù)檔案管理工作中缺乏連貫性，如果在財(cái)務(wù)檔案管理中持續(xù)出現(xiàn)這樣的問(wèn)題，那么對(duì)高校的發(fā)展能夠造成一定程度的影響。

2.2 不能長(zhǎng)期保存財(cái)務(wù)檔案

我國(guó)財(cái)務(wù)檔案大多都是用紙質(zhì)進(jìn)行保存，保存的期限分為兩種，第一種是定期保存，定期保存就是指檔案保存到一定時(shí)間后，相關(guān)部門要進(jìn)行銷毀和移交;第二種是永久保存，永久保存就是檔案要進(jìn)行永久性封存，相關(guān)部門不得進(jìn)行銷毀和移交。用紙質(zhì)管理檔案時(shí)，很多高校都設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案管理小組，進(jìn)行對(duì)檔案的保存工作。如果沒(méi)有保障部門來(lái)管理檔案，那就會(huì)造成檔案長(zhǎng)時(shí)間堆放，并且由于無(wú)人管理而導(dǎo)致混亂，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失或者缺少等嚴(yán)重現(xiàn)象，時(shí)間一長(zhǎng)，紙張也會(huì)出現(xiàn)腐爛，定期檔案也不能夠及時(shí)清理，多年后就會(huì)讓檔案堆積如山等等，這一系列的隱患會(huì)給高校帶來(lái)嚴(yán)重的損失。所以高校讓相關(guān)部門更好的進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理。

2.3 紙質(zhì)檔案改為電子化

紙質(zhì)檔案對(duì)于定期管理沒(méi)有過(guò)多的影響，但對(duì)長(zhǎng)期管理就會(huì)造成一定的負(fù)擔(dān)，因?yàn)榧堎|(zhì)長(zhǎng)時(shí)間的存放會(huì)出現(xiàn)腐化或者字跡不清晰等情況，這對(duì)今后高校發(fā)展是沒(méi)有好處的。于是很多高校開始讓紙質(zhì)檔案變得電子化，盡管這種方式相比紙質(zhì)更容易保存和統(tǒng)計(jì)，其操作方法也很簡(jiǎn)單，能夠省出很多人力，只需要相關(guān)部門用光盤和計(jì)算機(jī)等方式進(jìn)行輸入保存，簡(jiǎn)單的方法也可以保障檔案能安全的進(jìn)行保存，保障數(shù)據(jù)不容易丟失，但是這種方法并非萬(wàn)能，其中也是存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。

例如，光盤保存，如果光盤出現(xiàn)劃痕等意外情況就會(huì)讓里面的內(nèi)容出現(xiàn)卡頓，導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失?？萍疾粩嗟陌l(fā)展，黑客也逐漸增多，計(jì)算機(jī)保存檔案時(shí)還要提防黑客的入侵，防止黑客將數(shù)據(jù)泄露轉(zhuǎn)移。所以無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子化檔案都存著不同程度的風(fēng)險(xiǎn)。

3 改善高校財(cái)務(wù)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

3.1 提高管理層的財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)

思想可以改變一個(gè)人對(duì)工作的態(tài)度，所以想要提高財(cái)務(wù)檔案管理，就要從思想上對(duì)管理層的人員進(jìn)行教育，讓管理人員意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，并且在管理過(guò)程中給予認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，高校要成立單獨(dú)的檔案管理部門，更要聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，為檔案管理部門的工作進(jìn)行培訓(xùn)和改進(jìn)，從而提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的管理水平，教會(huì)管理人員正確的管理思想，讓管理人員在日常工作中能夠有條不紊的進(jìn)行，這對(duì)于高校的長(zhǎng)期發(fā)展來(lái)說(shuō)有保駕護(hù)航的作用。

3.2 完善財(cái)務(wù)檔案管理制度

在新時(shí)代的發(fā)展中，高校在不斷尋求工作上的突破，在財(cái)務(wù)檔案的管理上遇到了一些新的問(wèn)題。為了解決問(wèn)題，財(cái)務(wù)檔案管理制度需要進(jìn)一步完善，通過(guò)制定詳細(xì)的管理制度，結(jié)合實(shí)際，從工作本身出發(fā)，讓管理制度不僅能夠改善財(cái)務(wù)檔案管理的水平，還能減少高校在財(cái)務(wù)檔案管理上的風(fēng)險(xiǎn)。

高校財(cái)務(wù)檔案管理部門要對(duì)管理人員的工作進(jìn)行合理安排，每一個(gè)細(xì)節(jié)都不可以遺漏，更要嚴(yán)格要求管理人員認(rèn)清自己的本職工作，不能與其他人的工作混為一談，減少混亂和產(chǎn)生大量的工作盲區(qū)，徹底落實(shí)個(gè)體責(zé)任，另外，要制定賞罰制度，立功就要獎(jiǎng)賞，而出現(xiàn)錯(cuò)誤是誰(shuí)負(fù)責(zé)的部分就必須處罰，相關(guān)人員必須對(duì)此負(fù)責(zé)，這樣能夠大量的改善財(cái)務(wù)檔案管理的水平，為高校的發(fā)展起到巨大的幫助。

3.3 加強(qiáng)檔案的長(zhǎng)期保存

高校財(cái)務(wù)檔案的長(zhǎng)期保存尤為重要，管理人員一定要對(duì)此高度重視，而長(zhǎng)期的保存方法只有兩種。

第一種是儲(chǔ)存形式，根據(jù)紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行相結(jié)合，讓財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行紙質(zhì)分類，分類后將其歸檔，再將紙質(zhì)內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，進(jìn)行電子保存，而在電子保存的過(guò)程中一定要讓電腦進(jìn)行斷網(wǎng)，因?yàn)殒溄泳W(wǎng)絡(luò)會(huì)讓很多黑客趁虛而入，黑客的攻擊會(huì)讓檔案內(nèi)容存在丟失或者破壞等情況，

斷網(wǎng)之后，計(jì)算機(jī)能夠處于一種脫機(jī)狀態(tài)，此時(shí)再進(jìn)行存檔，可以確保數(shù)據(jù)的安全;在存檔后要定期度檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有異象，要及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并根據(jù)紙質(zhì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充，同時(shí)也要注意電腦有沒(méi)有出現(xiàn)問(wèn)題，硬件和軟件也要及時(shí)的更新和更換。

第二種就是存儲(chǔ)分類，在儲(chǔ)存的過(guò)程中可以將檔案進(jìn)行分類，根絕不同內(nèi)容、不同的類型和不同的實(shí)踐等有序的將檔案分好類，再進(jìn)行歸檔轉(zhuǎn)換，如果全部都堆積在一起對(duì)以后的查看也有一定的影響，有條理、有序的將檔案分好類，就能夠方便后期高校的查閱，這不但讓當(dāng)下的財(cái)務(wù)檔案保存工作更整齊，同時(shí)為以后高校的財(cái)務(wù)管理工作提供保障。

4 總結(jié)

財(cái)務(wù)檔案管理工作可以促進(jìn)高校在發(fā)展道路上走的更遠(yuǎn)，高校要結(jié)合自身的實(shí)際情況，不斷的改善財(cái)務(wù)檔案的管理制度，從而能夠提升財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，更好的為高校未來(lái)的發(fā)展保駕護(hù)航;高校管理層的人員要重視這項(xiàng)工作帶來(lái)的價(jià)值，要充分意識(shí)到只有提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理，才能真正迎接新時(shí)代的挑戰(zhàn)。

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作者簡(jiǎn)介

譚滿紅（1969-），女，漢族，廣西科技大學(xué)鹿山學(xué)院，學(xué)士，檔案館員，研究方向：會(huì)計(jì)學(xué)。